Muốn nhập nguyên liệu theo loại hình sản xuất xuất khẩu để được miễn thuế nhập khẩu, doanh nghiệp phải thông báo cơ sở sản xuất với cơ quan hải quan trước khi nhập lô đầu tiên, và cơ sở đó phải có năng lực thật: nhà xưởng, máy móc, người lao động phù hợp với sản phẩm và sản lượng. Với doanh nghiệp lần đầu làm loại hình này, hải quan có thể kiểm tra cơ sở sản xuất trước khi chấp nhận. Thứ tự hợp lý là chuẩn bị xưởng và hồ sơ trước, rồi mới hẹn lô nguyên liệu.
Tình huống hay gặp: một doanh nghiệp làm hàng nội địa vài năm, vừa ký đơn xuất khẩu đầu tiên, hợp đồng cần nguyên liệu nhập. Bộ phận mua hàng đặt nguyên liệu ngay, hàng về tới cảng mới hỏi cách khai. Lúc đó hoặc phải nộp thuế theo loại hình kinh doanh, hoặc để hàng nằm cảng chờ làm thủ tục cơ sở sản xuất. Cả hai đều tốn tiền và thời gian.
Ba loại hình và vì sao chọn sản xuất xuất khẩu
| Loại hình | Nguyên liệu thuộc về ai | Hợp với |
|---|---|---|
| Gia công cho nước ngoài | Bên đặt gia công nước ngoài | Khách cung cấp nguyên liệu, doanh nghiệp nhận tiền công |
| Sản xuất xuất khẩu | Doanh nghiệp tự mua | Doanh nghiệp tự mua nguyên liệu, bán thành phẩm cho khách nước ngoài |
| Nhập kinh doanh rồi xin hoàn | Doanh nghiệp tự mua | Đơn xuất khẩu lẻ tẻ, không biết trước |
Doanh nghiệp tự mua nguyên liệu và có đơn xuất khẩu đều đặn thường hợp với sản xuất xuất khẩu: không nộp thuế nhập khẩu lúc nhập, đổi lại phải theo dõi định mức và nộp báo cáo quyết toán. Loại hình gia công và doanh nghiệp chế xuất đã được giải thích ở bài về gia công cho nước ngoài.
Thông báo cơ sở sản xuất: khai những gì
Thông tin thông báo được nộp qua hệ thống hải quan điện tử theo mẫu tại văn bản hướng dẫn thủ tục hải quan hiện hành. Nội dung thường xoay quanh:
- Địa chỉ cơ sở sản xuất, diện tích nhà xưởng, kho nguyên liệu, kho thành phẩm.
- Quyền sử dụng mặt bằng: sở hữu hay đi thuê, hợp đồng thuê còn thời hạn bao lâu.
- Máy móc, thiết bị: loại, số lượng, sở hữu hay thuê.
- Số lao động và cách bố trí sản xuất.
- Sản phẩm dự kiến và năng lực sản xuất.
- Nếu thuê gia công một phần: thông tin cơ sở nhận gia công lại.
Số liệu trong thông báo nên là số thật tại thời điểm khai. Khai năng lực cao hơn thực tế để “dư chỗ” cho đơn sau là sai lầm, vì chính số đó sẽ được mang ra so khi kiểm tra.
Kiểm tra năng lực: hải quan xem gì khi tới xưởng
Với doanh nghiệp lần đầu thực hiện loại hình, hoặc thuộc diện rủi ro theo đánh giá của hải quan, đoàn kiểm tra có thể tới tận nơi. Họ thường đối chiếu:
- Nhà xưởng có tồn tại đúng địa chỉ, đang dùng cho sản xuất, không phải kho trống hay văn phòng.
- Máy móc có thật và chạy được, phù hợp với sản phẩm khai báo.
- Lao động: bảng lương, hợp đồng lao động, hoặc hợp đồng thuê gia công nếu thuê ngoài.
- Năng lực so với hợp đồng xuất khẩu: sản lượng hợp đồng có sản xuất kịp bằng số máy, số người đó không.
- Kho nguyên liệu có khu để hàng nhập khẩu tách với hàng mua trong nước không.
Không cần chuẩn bị “trình diễn”. Cần là giấy tờ nằm sẵn trong một cặp hồ sơ, một người nắm được cả sản xuất lẫn số liệu đi cùng đoàn, và xưởng đang làm việc bình thường.
Định mức: lập trước lô đầu, không lập sau
Định mức sử dụng nguyên liệu và tỷ lệ hao hụt cho từng mã sản phẩm là xương sống của cả loại hình sản xuất xuất khẩu. Doanh nghiệp lần đầu nên:
- Làm thử một mẻ nhỏ, cân đo thật lượng nguyên liệu vào và thành phẩm ra, ghi biên bản.
- Lập định mức từ số liệu thử, có người kỹ thuật ký, lưu cùng bản vẽ hoặc mô tả sản phẩm.
- Thống nhất mã nguyên liệu giữa bộ phận mua hàng, kho và người khai hải quan, để tờ khai nhập và định mức dùng chung một tên.
- Khi đổi mẫu, đổi quy cách, cập nhật định mức trước khi sản xuất.
Định mức lấy nguyên từ khách hàng hoặc từ doanh nghiệp khác cùng ngành thường không khớp thực tế của xưởng mình. Chênh lệch đó sẽ hiện ra ở báo cáo quyết toán cuối năm.
Ví dụ giả định: một xưởng thực phẩm đóng gói
Giả sử một doanh nghiệp nhỏ sản xuất bánh đóng gói bán nội địa, nay ký hợp đồng bán cho khách nước ngoài và cần nhập màng bao bì in sẵn theo yêu cầu khách.
- Doanh nghiệp thông báo cơ sở sản xuất: xưởng đang dùng, dây chuyền đóng gói, số công nhân theo bảng lương.
- Kho có kệ riêng cho màng bao bì nhập theo loại hình sản xuất xuất khẩu, dán nhãn theo tờ khai.
- Định mức: bao nhiêu mét màng cho mỗi thùng thành phẩm, cộng tỷ lệ hỏng khi chỉnh máy — lập từ mẻ chạy thử.
- Bột, đường mua trong nước: không nằm trong theo dõi miễn thuế, nhưng vẫn ghi trong định mức để thấy toàn bộ sản phẩm.
- Màng bao bì dư sau khi hết hợp đồng: xử lý theo các hướng pháp luật cho phép, không dùng sang đóng hàng nội địa khi chưa làm thủ tục chuyển mục đích.
Sau lô đầu: những việc lặp lại hằng năm
- Báo cáo quyết toán nhập – xuất – tồn nguyên liệu theo năm tài chính, đúng hạn quy định.
- Thông báo thay đổi khi chuyển xưởng, thêm xưởng, thuê gia công lại.
- Theo dõi thời hạn đưa nguyên liệu vào sản xuất và xuất sản phẩm theo quy định để giữ diện miễn.
- Chuyển mục đích khi bán nguyên liệu, thành phẩm vào nội địa: làm thủ tục và nộp thuế trước khi bán.
- Lưu hồ sơ để sẵn sàng cho kiểm tra sau thông quan.
Sai lầm hay gặp trong năm đầu
Doanh nghiệp làm sản xuất xuất khẩu năm đầu thường vấp vào cùng một nhóm lỗi, phần lớn không phải vì cố ý mà vì chưa quen cách hải quan nhìn số liệu:
- Dùng lẫn nguyên liệu nhập miễn thuế cho hàng nội địa vì cùng chủng loại, cùng kệ. Cuối năm, lượng nguyên liệu miễn thuế đã dùng lớn hơn lượng nằm trong hàng xuất, và phần chênh bị tính thuế.
- Không cập nhật định mức khi khách đổi mẫu. Mẫu mới tốn nguyên liệu hơn, định mức vẫn là của mẫu cũ, báo cáo quyết toán cho thấy tồn kho âm trên giấy.
- Người khai hải quan và kế toán kho không nói chuyện với nhau. Tờ khai ghi một mã, sổ kho ghi mã khác, định mức ghi tên thứ ba.
- Bán thanh lý thành phẩm lỗi ra chợ mà không làm thủ tục chuyển mục đích. Hàng lỗi vẫn chứa nguyên liệu miễn thuế.
- Để hồ sơ kiểm tra cơ sở sản xuất ở một người; người đó nghỉ việc, lần kiểm tra sau không ai biết đã khai gì.
Cách phòng đơn giản nhất là một cuộc đối chiếu nhỏ mỗi tháng giữa ba người: người mua hàng, thủ kho và người khai hải quan, trên cùng một bảng nguyên liệu nhập, đã dùng và còn tồn. Mất một buổi mỗi tháng, đỡ nhiều tuần giải trình cuối năm.
Tự kiểm tra ở đâu
- Hệ thống khai hải quan điện tử: thông tin cơ sở sản xuất đã thông báo, trạng thái tiếp nhận, kết quả kiểm tra nếu có.
- Cổng thông tin điện tử của cơ quan hải quan: thủ tục thông báo cơ sở sản xuất, kiểm tra năng lực, báo cáo quyết toán đang áp dụng.
- Chi cục hải quan quản lý: hỏi trước lịch kiểm tra và giấy tờ cần có tại xưởng.
- Hồ sơ nội bộ: hợp đồng thuê xưởng, danh sách máy, bảng lương, định mức đã ký — kiểm lại một lượt trước khi khai.
Câu hỏi thường gặp
Xưởng đi thuê có được đăng ký làm cơ sở sản xuất xuất khẩu không?
Được, nếu có hợp đồng thuê hợp pháp và còn thời hạn phù hợp với hoạt động sản xuất. Hợp đồng thuê sắp hết hạn là điểm nên gia hạn trước khi thông báo.
Nguyên liệu đã về cảng trước khi thông báo cơ sở sản xuất thì làm sao?
Có thể phải hoàn tất thủ tục cơ sở sản xuất trước khi khai theo loại hình sản xuất xuất khẩu, hoặc khai nhập kinh doanh, nộp thuế rồi xin hoàn sau khi xuất sản phẩm. Nên hỏi chi cục hải quan ngay để chọn hướng ít tốn kém.
Doanh nghiệp không có máy, thuê toàn bộ bên ngoài gia công thì có làm sản xuất xuất khẩu được không?
Có thể, nếu có hợp đồng thuê gia công với cơ sở có năng lực thật và thông báo thông tin cơ sở đó. Hải quan xét năng lực của cơ sở thực hiện.
Kiểm tra cơ sở sản xuất có phải là kiểm tra thuế không?
Không. Đây là kiểm tra của hải quan về điều kiện thực hiện loại hình, tập trung vào nhà xưởng, máy móc, lao động và năng lực. Việc kê khai thuế nội địa vẫn do cơ quan thuế quản lý.
Lần đầu chỉ có một đơn nhỏ, có nên làm sản xuất xuất khẩu không?
Tuỳ khoản thuế tiết kiệm được so với công theo dõi định mức và báo cáo. Nếu đơn nhỏ, không chắc lặp lại, nhập kinh doanh rồi xin hoàn có thể hợp lý hơn.
Nguyên liệu miễn thuế có thể dùng cho đơn xuất khẩu của khách khác không?
Được nếu vẫn là sản xuất hàng xuất khẩu và được theo dõi đúng trong định mức, báo cáo của doanh nghiệp. Điều cần tránh là dùng cho hàng tiêu thụ trong nước khi chưa làm thủ tục chuyển mục đích và nộp thuế.
Chuyển xưởng sang địa chỉ khác giữa năm thì sao?
Thông báo thay đổi cơ sở sản xuất trước khi chuyển nguyên liệu sang xưởng mới, và ghi nhận việc di chuyển trong sổ kho để báo cáo quyết toán không bị hụt.
