Nguyên tắc chung: thuế nhập khẩu tính trên hàng thực tế nhập khẩu. Nếu hàng thiếu được phát hiện trước khi thông quan và có chứng từ, doanh nghiệp khai theo số thực nhận. Nếu hàng bị hư hỏng, mất mát trong thời gian còn chịu sự giám sát của hải quan và được tổ chức có thẩm quyền giám định, Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu cho phép giảm thuế tương ứng với tỷ lệ tổn thất thực tế; tổn thất toàn bộ thì không phải nộp thuế. Hàng giao sai có thể được tái xuất trả người bán theo thủ tục riêng.
Nhưng thứ tự thời gian quyết định gần như mọi thứ. Phát hiện sau khi hàng đã thông quan và về kho thì phần lớn các cơ chế trên không còn áp dụng theo cách đơn giản, và việc xử lý chuyển sang câu chuyện đòi bồi thường với người bán, người vận chuyển. Bài này tách từng tình huống.
Mốc quan trọng nhất: hàng còn dưới giám sát hải quan hay đã thông quan
| Thời điểm phát hiện | Hướng xử lý thuế chính |
|---|---|
| Khi hàng còn ở cảng, kho bãi dưới giám sát, chưa đăng ký tờ khai | Khai theo thực tế hàng đến, kèm biên bản; hàng hư hỏng có thể xin giảm thuế khi có giám định |
| Đã đăng ký tờ khai, chưa thông quan | Khai bổ sung theo thực tế trong thời hạn cho phép; đề nghị giảm thuế nếu đủ điều kiện |
| Đã thông quan, đưa về kho | Thuế đã tính theo hàng khai; giảm thuế theo cơ chế tổn thất trong giám sát thường không còn áp dụng; xử lý qua thương lượng với người bán, người vận chuyển, bảo hiểm |
Vì vậy, với hàng dễ vỡ, hàng giá trị cao, nên kiểm tra tình trạng bên ngoài ngay tại cảng trước khi đăng ký tờ khai, và yêu cầu lập biên bản khi thấy dấu hiệu bất thường: container bị thủng, niêm phong khác số, kiện hàng ướt, móp.
Hàng giao thiếu: khai theo số thực nhận
Hàng thiếu có hai dạng: người bán giao thiếu so với hoá đơn, hoặc hàng bị mất trên đường vận chuyển. Cả hai đều cần chứng cứ:
- Biên bản kiểm đếm có xác nhận của đơn vị vận chuyển, cảng hoặc kho.
- Phiếu đóng gói của người bán để so số kiện, số lượng.
- Xác nhận của người bán về việc giao thiếu và cách xử lý (giao bù, giảm tiền).
Trị giá khai là trị giá của phần hàng thực nhập. Nếu người bán cam kết giảm tiền cho phần thiếu, chứng từ giảm tiền là căn cứ. Nếu người bán giữ nguyên số tiền và hứa giao bù ở lô sau, cần thể hiện rõ để lô giao bù không bị hiểu là hàng mới phải trả thêm tiền, và cũng không bị hiểu là hàng miễn phí không có trị giá. Tình huống này nên hỏi cơ quan hải quan cách khai trước khi lô bù về.
Hàng hư hỏng, đổ vỡ: điều kiện để được giảm thuế
Giảm thuế vì tổn thất cần đủ các yếu tố:
- Tổn thất xảy ra khi hàng còn chịu sự giám sát của hải quan: từ khi hàng tới cửa khẩu cho tới trước khi thông quan, theo định nghĩa trong quy định.
- Có giám định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác định tỷ lệ tổn thất. Ảnh chụp và biên bản nội bộ không thay được giám định.
- Có hồ sơ đề nghị giảm thuế nộp cho cơ quan hải quan theo thủ tục hiện hành, kèm chứng thư giám định, biên bản với cảng, người vận chuyển.
Mức giảm tương ứng tỷ lệ tổn thất thực tế. Ví dụ giả định: lô gạch trị giá tính thuế 500 triệu đồng, giám định xác định 20% số lượng vỡ không còn giá trị. Thuế nhập khẩu được xem xét giảm 20% so với số phải nộp của cả lô. Thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu tính lại theo trị giá tương ứng.
Hàng hư hỏng nhưng vẫn bán được với giá thấp hơn là trường hợp khó hơn: tỷ lệ tổn thất được giám định theo mức giảm giá trị thực tế, không phải theo giá doanh nghiệp định bán.
Hàng giao sai: tái xuất hay nhận luôn
Người bán gửi nhầm model, nhầm màu, nhầm quy cách. Doanh nghiệp có ba lựa chọn:
| Lựa chọn | Thủ tục và thuế | Lưu ý |
|---|---|---|
| Nhận luôn hàng giao sai | Khai đúng theo hàng thực tế (mã HS, trị giá có thể khác) | Không khai theo hàng trong hợp đồng; kiểm tra chính sách quản lý của hàng thực tế |
| Tái xuất trả người bán trước khi thông quan | Làm thủ tục tái xuất theo quy định, thường không phải nộp thuế nhập khẩu | Phải chứng minh đó là hàng giao sai, có văn bản của người bán |
| Đã thông quan rồi mới phát hiện, trả lại | Tái xuất và đề nghị hoàn thuế nhập khẩu đã nộp nếu đủ điều kiện | Hàng chưa qua sử dụng, nhận dạng được là cùng lô |
Điều kiện hoàn thuế khi tái xuất được trình bày ở bài hàng nhập khẩu rồi tái xuất: điều kiện hoàn thuế. Điểm hay bị bỏ quên: hàng giao sai có thể thuộc diện cần giấy phép, kiểm tra chuyên ngành mà hàng đúng thì không. Khi đó, “nhận luôn” không đơn giản là trả thêm tiền.
Ai chịu tổn thất: nhìn vào điều kiện giao hàng
Thuế là một chuyện, ai phải gánh phần hàng mất là chuyện khác, và nó quyết định doanh nghiệp đòi tiền ai. Điều kiện giao hàng trong hợp đồng xác định thời điểm rủi ro chuyển từ người bán sang người mua:
- Rủi ro chuyển khi giao cho người chuyên chở ở nước xuất khẩu (các điều kiện giao tại xưởng, giao cho người chuyên chở, giao lên tàu và nhóm có cước tới cảng đến): hàng hỏng trên biển là rủi ro của người mua, đòi người vận chuyển hoặc bảo hiểm.
- Rủi ro chuyển khi giao tại nơi đến: hàng hỏng trước khi giao là rủi ro của người bán, người bán phải giao bù hoặc hoàn tiền.
- Hàng thiếu từ lúc đóng hàng: dù điều kiện nào, đó là nghĩa vụ giao đủ của người bán.
Biết ai chịu rủi ro giúp chọn đúng người để yêu cầu lập biên bản, đúng thời hạn khiếu nại với người vận chuyển — thời hạn này thường ngắn và tính từ ngày nhận hàng. Chậm vài ngày có thể mất quyền đòi, dù phần thuế đã xử lý xong.
Hàng giao bù, hàng thay thế từ người bán
Sau khi xác nhận thiếu hoặc hỏng, người bán thường gửi hàng bù hoặc hàng thay thế. Về hải quan, đây là một lô nhập khẩu mới, có tờ khai riêng. Những câu hỏi cần trả lời trước khi hàng bù về:
- Hàng bù có thanh toán thêm không? Nếu không, trị giá khai xác định thế nào theo quy định về hàng không thanh toán.
- Có liên kết được với lô gốc không: số hợp đồng, số tờ khai gốc, biên bản thiếu, hỏng.
- Hàng hỏng ở lô gốc xử lý thế nào: tái xuất trả, tiêu huỷ có giám sát, hay bán thanh lý.
Cách khai cho hàng thay thế miễn phí có hướng dẫn riêng và có thể có cơ chế không thu thuế trong một số trường hợp theo quy định. Đừng tự khai trị giá bằng không vì “người bán gửi miễn phí”.
Phía kế toán và bồi thường
Tiền bồi thường từ người vận chuyển hoặc công ty bảo hiểm là một dòng riêng, không làm thay đổi trị giá hải quan đã khai cho hàng đã nhập. Trong sổ sách:
- Hàng hỏng ghi nhận tổn thất theo biên bản, xử lý theo quy định kế toán và thuế thu nhập doanh nghiệp về tổn thất được bồi thường, không được bồi thường.
- Tiền bồi thường nhận được ghi nhận theo bản chất, bù trừ với tổn thất.
- Thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu của phần hàng hỏng: nếu đã khấu trừ và hàng bị tổn thất, cần xem quy định về điều chỉnh thuế đầu vào của hàng mất mát, hư hỏng.
Chuẩn bị hồ sơ đòi bồi thường song song với hồ sơ thuế: cùng một bộ biên bản, chứng thư giám định dùng cho cả hai, nên lập một lần cho đầy đủ.
Tự kiểm tra ở đâu
- Hệ thống khai hải quan điện tử: trạng thái tờ khai, thông báo về hồ sơ giảm thuế, khai bổ sung.
- Chi cục hải quan nơi làm thủ tục: hỏi trình tự đề nghị giảm thuế, tổ chức giám định được chấp nhận, cách xử lý hàng hỏng.
- Cảng, kho bãi và đơn vị vận chuyển: xin biên bản, dữ liệu niêm phong, lịch sử container.
- Cổng thông tin điện tử của cơ quan hải quan: văn bản hướng dẫn về giảm thuế, hàng tái xuất.
Câu hỏi thường gặp
Container nguyên niêm phong nhưng mở ra thiếu hàng thì lỗi của ai?
Niêm phong nguyên vẹn thường cho thấy hàng thiếu từ khi đóng container, tức phía người bán. Biên bản ghi rõ số niêm phong và tình trạng container là chứng cứ quan trọng để đòi người bán và để khai theo số thực nhận.
Tự chụp ảnh hàng vỡ có đủ để xin giảm thuế không?
Không đủ. Cần chứng thư giám định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác định tỷ lệ tổn thất. Ảnh chụp và biên bản với cảng là tài liệu hỗ trợ.
Hàng vỡ phát hiện khi đã về kho thì còn giảm thuế được không?
Cơ chế giảm thuế vì tổn thất gắn với thời gian hàng còn chịu giám sát hải quan. Khi hàng đã thông quan và về kho, thường phải xử lý qua bồi thường thương mại và kế toán tổn thất.
Hàng hỏng không dùng được có phải tái xuất không, hay tiêu huỷ tại Việt Nam được?
Có thể tiêu huỷ theo thủ tục có giám sát và đúng quy định về môi trường, hoặc tái xuất trả người bán. Chọn cách nào tuỳ thoả thuận với người bán, chi phí và điều kiện hoàn thuế nếu có.
Người bán đồng ý giảm giá vì hàng lỗi sau khi đã thông quan, có khai bổ sung giảm trị giá không?
Khoản giảm giá sau khi đã nhập khẩu thường không được trừ vào trị giá đã khai, trừ trường hợp đáp ứng điều kiện giảm giá được trừ theo quy định về trị giá. Nên xem kỹ quy định và giữ chứng từ về lý do giảm giá.
Hàng thiếu một ít so với hoá đơn do hao hụt tự nhiên thì khai sao?
Với hàng rời, chất lỏng có hao hụt tự nhiên, khai theo số lượng thực tế giám định hoặc cân đo khi dỡ hàng, trong phạm vi hao hụt hợp lý. Hợp đồng mua bán nên có điều khoản dung sai để ba bên hiểu giống nhau.
