Gửi hàng vào kho ngoại quan: khi nào nên dùng, thủ tục và lúc nào nộp thuế

Kho ngoại quan là khu vực kho được hải quan giám sát, nơi hàng từ nước ngoài được gửi chờ đưa vào thị trường Việt Nam hoặc chuyển đi nước khác, và hàng Việt Nam chờ xuất khẩu. Hàng nước ngoài nằm trong kho ngoại quan chưa phải nộp thuế nhập khẩu; thuế chỉ phát sinh khi hàng được rút ra đưa vào nội địa, với tờ khai nhập khẩu tại thời điểm đó. Hàng đưa tiếp ra nước ngoài thì không phải nộp thuế nhập khẩu Việt Nam.

Nhờ vậy, kho ngoại quan hợp với những ai muốn để hàng gần thị trường mà chưa phải bỏ tiền thuế: chủ hàng nước ngoài chưa có người mua, nhà phân phối muốn rút hàng theo đơn, hàng quá cảnh chờ gom lô đi nước thứ ba. Nhưng nó không phải chỗ “để tạm cho qua”: có thời hạn lưu giữ, có giới hạn dịch vụ được làm, và chính sách quản lý vẫn áp dụng khi hàng vào nội địa.

Khi nào kho ngoại quan đáng dùng

Ngược lại, với lô hàng nhỏ, bán ngay, chi phí thuê kho ngoại quan và làm thêm thủ tục thường không đáng. Tính tổng chi phí so với lợi ích dòng tiền trước khi chọn.

Thuế tính vào lúc nào

• Khi đưa hàng từ nước ngoài vào kho: khai tờ khai đưa vào kho ngoại quan, chưa phải nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng khâu nhập.
• Khi rút hàng vào nội địa: người nhập khẩu khai tờ khai nhập khẩu cho phần hàng rút, nộp thuế theo mã HS, trị giá, thuế suất và quy định tại thời điểm đăng ký tờ khai nhập khẩu đó.
• Khi đưa hàng từ kho ra nước ngoài: làm thủ tục đưa ra, không phát sinh thuế nhập khẩu Việt Nam.

Hệ quả đáng chú ý: nếu thuế suất thay đổi trong thời gian hàng nằm kho, phần rút sau chịu thuế suất mới. Tương tự, C/O để hưởng ưu đãi hiệp định phải còn giá trị và đáp ứng quy tắc vận chuyển khi hàng rút vào nội địa; lưu kho ngoại quan tại Việt Nam dưới giám sát hải quan không tự làm mất ưu đãi, nhưng chứng từ phải liên kết được từ C/O gốc đến từng lần rút.

Dịch vụ được làm trong kho và giới hạn

Trong kho ngoại quan, chủ hàng có thể thuê các dịch vụ nhằm bảo quản và chuẩn bị giao hàng, thường gồm:

• Gia cố, chia gói, đóng gói bao bì, đóng gói lại.
• Phân loại, lấy mẫu, kiểm tra chất lượng.
• Gắn nhãn, dán ký hiệu, kể cả nhãn phụ phục vụ thị trường nhập khẩu.
• Bảo quản, bảo dưỡng hàng.

Không được làm những việc làm thay đổi bản chất hàng như gia công, lắp ráp, pha trộn thành sản phẩm khác. Danh mục dịch vụ được phép theo quy định hiện hành về kho ngoại quan, và chủ kho phải thông báo, được hải quan giám sát. Muốn biết một thao tác cụ thể có được làm không, hỏi chủ kho trước; họ là bên chịu trách nhiệm với hải quan về hoạt động trong kho.

Thủ tục đưa vào, rút ra

1. Hợp đồng thuê kho giữa chủ hàng và doanh nghiệp kinh doanh kho ngoại quan. Chủ hàng nước ngoài có thể thuê trực tiếp hoặc qua đại diện tại Việt Nam.
2. Tờ khai đưa hàng vào kho, kèm chứng từ vận tải, hoá đơn, phiếu đóng gói. Hàng thuộc diện kiểm dịch có thể phải kiểm dịch ngay khi vào kho.
3. Theo dõi hàng trong kho: chủ kho quản lý nhập, xuất, tồn theo từng chủ hàng, từng tờ khai.
4. Rút hàng vào nội địa: người mua tại Việt Nam, hoặc đại diện của chủ hàng, khai tờ khai nhập khẩu, đáp ứng chính sách quản lý, kiểm tra chuyên ngành, nộp thuế, rồi mới đưa hàng ra.
5. Đưa hàng ra nước ngoài: làm thủ tục đưa hàng ra khỏi kho, xuất đi.

Điểm hay bị hiểu nhầm: giấy phép, kiểm tra chuyên ngành không được miễn chỉ vì hàng đã nằm trong kho ngoại quan. Khi rút vào nội địa, hàng phải đáp ứng đủ như hàng nhập thẳng.

Thời hạn lưu giữ và hàng quá hạn

Hàng trong kho ngoại quan được lưu giữ trong thời hạn theo quy định, có thể được gia hạn khi có lý do. Quá thời hạn mà chủ hàng không đưa hàng ra khỏi kho, hàng sẽ bị xử lý theo quy định về hàng tồn đọng: thanh lý, tiêu huỷ tuỳ trường hợp.

Những việc nên làm để không rơi vào tình huống này:

• Theo dõi hạn lưu giữ của từng tờ khai đưa vào kho, không chỉ của cả lô lớn.
• Đề nghị gia hạn trước khi hết hạn nếu có lý do.
• Với hàng chậm luân chuyển, quyết định sớm: giảm giá bán, chuyển sang thị trường khác, hoặc tái xuất.
• Thoả thuận trong hợp đồng thuê kho trách nhiệm của chủ kho trong việc nhắc hạn.

Ví dụ giả định: nhà phân phối linh kiện rút hàng theo đơn

Giả sử một nhà phân phối linh kiện điện tử ký với hãng nước ngoài để được giá tốt khi đặt cả container, trong khi khách trong nước đặt hàng lẻ theo tuần. Nhà phân phối thuê kho ngoại quan gần khu công nghiệp.

• Container về, hàng được đưa vào kho ngoại quan với tờ khai đưa vào kho, chưa nộp thuế.
• Mỗi tuần, khi có đơn, nhà phân phối khai tờ khai nhập khẩu cho đúng lượng cần bán, nộp thuế cho phần đó, rút hàng về kho nội địa rồi giao khách.
• Một phần hàng được khách ở nước láng giềng đặt; phần này làm thủ tục đưa thẳng từ kho ngoại quan ra nước ngoài, không nộp thuế nhập khẩu Việt Nam.
• Sổ theo dõi nối từ tờ khai đưa vào kho, C/O gốc, tới từng tờ khai rút và từng tờ khai đưa ra nước ngoài.

Lợi ích là tiền thuế đi theo nhịp bán hàng, không ứng trước cả container. Chi phí là phí thuê kho, phí làm nhiều tờ khai nhỏ và công quản lý sổ sách. Mã HS đúng cho linh kiện vẫn phải xác định ngay từ đầu; xem bài phân loại hàng bộ, hàng đồng bộ và linh kiện rời.

Những bẫy hay gặp khi dùng kho ngoại quan

• Nghĩ rằng hàng trong kho ngoại quan đã là hàng “đã nhập”. Chưa. Muốn bán trong nước phải có tờ khai nhập khẩu cho từng lần rút; giao hàng thẳng từ kho cho khách nội địa mà không khai là vi phạm.
• Khai trị giá lần rút thấp hơn giá mua thực tế vì hàng đã nằm kho lâu. Trị giá tính thuế vẫn theo giao dịch mua bán thật tại thời điểm rút, hoặc theo phương pháp xác định trị giá phù hợp nếu hàng giảm giá trị có căn cứ.
• Để mất liên kết chứng từ: rút nhiều lần mà không ghi rõ từng lần ứng với tờ khai đưa vào kho nào, C/O nào. Khi hải quan kiểm tra hoặc khi muốn hưởng ưu đãi, không chứng minh được.
• Làm dịch vụ vượt phạm vi: lắp thêm phụ kiện, lắp ráp nhẹ trong kho để hàng “sẵn sàng bán”. Việc này có thể làm thay đổi bản chất hàng và vi phạm quy định về hoạt động trong kho.
• Quên hàng: lô nhỏ lẻ nằm góc kho tới quá hạn lưu giữ, bị xử lý như hàng tồn đọng.

Hầu hết bẫy trên đều tránh được bằng một sổ theo dõi chung giữa chủ hàng và chủ kho, cập nhật mỗi lần hàng vào, ra.

Phân biệt với các loại kho, địa điểm khác và chỗ tự kiểm tra

• Kho bảo thuế: dành cho doanh nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu, lưu nguyên liệu nhập khẩu chưa nộp thuế để phục vụ sản xuất. Khác mục đích với kho ngoại quan.
• Địa điểm thu gom hàng lẻ: nơi gom, chia hàng lẻ xuất nhập khẩu trong thời gian ngắn, không phải chỗ lưu dài ngày chờ bán.
• Kho, bãi tại cảng: hàng chờ làm thủ tục, chịu phí lưu bãi, không có chức năng như kho ngoại quan.

Tự tra: cổng thông tin điện tử của hải quan cho danh sách kho ngoại quan đã được công nhận và quy định hiện hành về kho ngoại quan; hệ thống khai hải quan điện tử cho tờ khai đưa vào, rút ra; chủ kho ngoại quan cho sổ theo dõi hàng tồn theo tờ khai và hạn lưu giữ.