Kiểm tra chuyên ngành song song với thủ tục hải quan: đăng ký, lấy mẫu, đưa hàng về bảo quản

Kiểm tra chuyên ngành là việc các bộ, ngành quản lý kiểm tra hàng nhập khẩu về chất lượng, an toàn thực phẩm, kiểm dịch động vật, thực vật, hay tiêu chuẩn kỹ thuật khác, song song với thủ tục hải quan. Hàng thuộc diện này chỉ được thông quan khi có kết quả kiểm tra đạt hoặc văn bản miễn kiểm tra hợp lệ; có những trường hợp được đưa hàng về kho của doanh nghiệp bảo quản trong lúc chờ kết quả, nhưng chưa được sử dụng, bán.

Nhiều lô hàng nằm cảng lâu không phải vì thuế mà vì phần việc này đi chậm hơn thủ tục hải quan. Người nhập khẩu hiểu trình tự và đăng ký sớm sẽ rút được thời gian đáng kể, trong khi người để đến lúc hàng cập cảng mới hỏi thì gần như chắc chắn trả thêm phí lưu bãi.

Kiểm tra chuyên ngành khác kiểm tra hải quan ở đâu

Một lô hàng được phân luồng xanh ở phía hải quan vẫn có thể phải chờ kết quả kiểm tra chuyên ngành. Hai việc độc lập, cùng phải xong.

Biết trước mặt hàng thuộc diện nào

Mỗi bộ, ngành ban hành danh mục hàng hoá thuộc diện kiểm tra, thường có kèm mã HS. Cách tra:

1. Xác định đúng mã HS của mặt hàng. Sai mã là tra sai danh mục.
2. Tra cột chính sách quản lý theo mã HS trên cổng thông tin điện tử của hải quan, nơi tổng hợp các yêu cầu giấy phép, kiểm tra theo mã.
3. Đọc mô tả trong danh mục của bộ, ngành: nhiều danh mục kiểm tra theo mô tả hàng, không phải toàn bộ mã HS. Cùng một mã, loại dùng cho thực phẩm phải kiểm tra, loại công nghiệp có khi không.
4. Xem mặt hàng có chịu nhiều loại kiểm tra cùng lúc không, ví dụ vừa kiểm dịch vừa kiểm tra an toàn thực phẩm.

Làm việc này trước khi ký hợp đồng. Một số yêu cầu như công bố sản phẩm, chứng nhận hợp quy, đăng ký lưu hành cần làm từ trước khi hàng lên tàu, không thể làm bù khi hàng đã về.

Trình tự một lô hàng phải kiểm tra

1. Đăng ký kiểm tra với cơ quan kiểm tra, phần lớn qua Cổng thông tin một cửa quốc gia, kèm hồ sơ theo yêu cầu của từng loại kiểm tra.
2. Khai tờ khai hải quan, ghi số đăng ký kiểm tra chuyên ngành theo hướng dẫn.
3. Lấy mẫu hoặc kiểm tra tại chỗ: cơ quan kiểm tra lấy mẫu tại cảng, kho, hoặc tại kho doanh nghiệp nếu hàng được đưa về bảo quản.
4. Đưa hàng về bảo quản nếu thuộc diện được phép và được chấp thuận, trong lúc chờ kết quả.
5. Nhận kết quả: thông báo đạt, không đạt, hoặc yêu cầu bổ sung.
6. Nộp kết quả cho hải quan, phần lớn được truyền qua hệ thống, và nhận thông quan.

Bước 1 có thể làm trước khi hàng tới cảng khi đã có đủ chứng từ như hợp đồng, hoá đơn, vận đơn, phiếu đóng gói. Chờ hàng tới mới đăng ký là mất đúng số ngày hàng đi biển.

Đưa hàng về bảo quản: được gì, chịu gì

Với một số loại kiểm tra, doanh nghiệp được đưa hàng về kho của mình để bảo quản trong lúc chờ kết quả, giảm chi phí lưu bãi ở cảng. Đổi lại:

• Không được sử dụng, bán, tháo dỡ, thay đổi hiện trạng hàng cho tới khi có kết quả đạt và được thông quan.
• Kho bảo quản phải đúng địa chỉ đã đăng ký, đáp ứng điều kiện bảo quản của mặt hàng.
• Cơ quan hải quan và cơ quan kiểm tra có thể kiểm tra việc bảo quản bất kỳ lúc nào.
• Phải nộp kết quả kiểm tra trong thời hạn quy định; quá hạn mà không có kết quả là vi phạm.

Không phải mặt hàng nào cũng được đưa về bảo quản; một số hàng thuộc diện kiểm dịch hoặc có rủi ro cao phải kiểm tra tại cửa khẩu hoặc tại địa điểm được chỉ định. Hỏi cơ quan kiểm tra và hải quan trước.

Chỗ hay vi phạm nhất: phòng kinh doanh thấy hàng đã về kho, xuất bán luôn cho khách đang chờ. Nếu sau đó kết quả không đạt, doanh nghiệp vừa không thu hồi được hàng, vừa bị xử phạt nặng.

Miễn kiểm tra, kiểm tra giảm và các trường hợp đặc biệt

• Miễn kiểm tra theo lịch sử tuân thủ: một số ngành cho phép miễn hoặc giảm kiểm tra với mặt hàng đã nhiều lần đạt, của cùng nhà sản xuất, trong một thời hạn. Cần có văn bản xác nhận miễn, không tự áp dụng.
• Hàng không nhằm mục đích kinh doanh: hàng mẫu, hàng nghiên cứu, hàng tạm nhập trưng bày, quà biếu trong định mức có thể được miễn một số loại kiểm tra theo quy định từng ngành.
• Hàng nhập để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu: một số danh mục loại trừ, một số không.
• Kiểm tra sau thông quan theo cơ chế tự công bố: với một số mặt hàng, doanh nghiệp tự công bố hợp quy và chịu kiểm tra sau.

Mỗi ngành một quy định, và các quy định này thay đổi khá thường xuyên theo chủ trương cải cách kiểm tra chuyên ngành. Đừng dùng lại kinh nghiệm từ vài năm trước mà không tra lại.

Khi kết quả không đạt

Hàng không đạt kiểm tra chuyên ngành không được thông quan để lưu thông. Các hướng thường có, tuỳ loại kiểm tra và quyết định của cơ quan kiểm tra:

1. Tái xuất trả người bán hoặc sang nước khác.
2. Khắc phục nếu được phép: ghi nhãn lại, tái chế, xử lý lại rồi kiểm tra lại.
3. Chuyển mục đích sử dụng nếu được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận, ví dụ từ thực phẩm sang thức ăn chăn nuôi hay nguyên liệu công nghiệp, kèm đủ điều kiện.
4. Tiêu huỷ theo quy định, chi phí do chủ hàng chịu.

Ghi trong hợp đồng mua hàng trách nhiệm của người bán khi hàng không đạt kiểm tra ở Việt Nam: chịu chi phí tái xuất, thay hàng, hoàn tiền. Không có điều khoản này, người nhập khẩu thường gánh toàn bộ.

Với thuế đã nộp cho lô hàng không đạt mà phải tái xuất, có thể xem xét hoàn thuế theo điều kiện của hàng tái xuất, xem bài hàng nhập khẩu rồi tái xuất.

Lập kế hoạch thời gian và chi phí cho lô hàng phải kiểm tra

Thời gian kiểm tra chuyên ngành khác nhau nhiều giữa các loại kiểm tra và mặt hàng, và phụ thuộc cả vào lịch lấy mẫu, thời gian phân tích của phòng thử nghiệm. Thay vì trông vào một con số chung, hãy tự dựng kế hoạch cho từng mặt hàng thường nhập:

• Ghi lại thời gian thực tế từ lúc đăng ký tới lúc có kết quả của vài lô gần nhất; đó là căn cứ tốt nhất cho lô sau.
• Cộng chi phí chờ vào giá vốn dự kiến: phí lưu bãi, phí lưu container, phí kiểm nghiệm, chi phí vận chuyển về kho bảo quản nếu có.
• Chọn cảng, cửa khẩu có cơ quan kiểm tra hoặc điểm lấy mẫu thuận tiện với mặt hàng của mình.
• Báo khách hàng trong nước thời gian giao hàng có tính cả khâu kiểm tra, tránh hứa giao sát ngày hàng cập cảng.

Doanh nghiệp nhập đều đặn một mặt hàng nên tìm hiểu cơ chế miễn, giảm kiểm tra dựa trên lịch sử đạt của chính mình; lợi ích về thời gian qua nhiều lô là rất đáng kể.

Tự kiểm tra ở đâu

• Cổng thông tin một cửa quốc gia: đăng ký kiểm tra, theo dõi trạng thái hồ sơ, nhận kết quả của nhiều bộ, ngành.
• Cổng thông tin điện tử của hải quan: tra chính sách quản lý theo mã HS, danh mục hàng thuộc diện kiểm tra.
• Trang thông tin của cơ quan kiểm tra theo ngành: hồ sơ cần có, địa điểm lấy mẫu, điều kiện đưa hàng về bảo quản.
• Hệ thống khai hải quan điện tử: thông báo của hải quan liên quan đến kết quả kiểm tra chuyên ngành của tờ khai.