Hàng đã nộp thuế nhập khẩu, sau đó tái xuất ra nước ngoài hoặc vào khu phi thuế quan, được hoàn lại thuế nhập khẩu đã nộp khi đáp ứng hai điều cốt lõi: chứng minh được hàng tái xuất đúng là hàng đã nhập, và hàng chưa qua gia công, chế biến tại Việt Nam. Với máy móc, thiết bị đã được đưa vào sử dụng tại Việt Nam rồi mới tái xuất, số hoàn thường gắn với phần giá trị còn lại chứ không phải toàn bộ số đã nộp. Đây là quy định của Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và văn bản hướng dẫn.
Nghe thì rõ ràng, nhưng hồ sơ hoàn thuế hay bị trả lại vì những chi tiết rất nhỏ: số sê-ri không khớp, tái xuất không đủ số lượng, tờ khai tái xuất không dẫn chiếu tờ khai nhập. Làm đúng từ lúc hàng còn trong kho thì việc hoàn đơn giản hơn nhiều so với đi gom chứng từ sau khi hàng đã đi.
Các tình huống tái xuất thường gặp
| Tình huống | Ví dụ | Điểm cần chú ý |
|---|---|---|
| Trả lại người bán nước ngoài | Hàng sai quy cách, sai chủng loại, lỗi kỹ thuật phát hiện khi mở kiện | Cần biên bản, kết quả giám định hoặc thư xác nhận của người bán về lý do trả |
| Xuất sang nước thứ ba | Nhập về để bán trong nước nhưng khách ở nước khác mua lại | Hàng phải nguyên trạng; có hợp đồng bán và chứng từ thanh toán |
| Bán vào khu phi thuế quan | Bán cho doanh nghiệp chế xuất để sản xuất | Được coi là tái xuất khi làm đúng thủ tục hải quan tương ứng |
| Máy móc đưa vào dùng rồi tái xuất | Thiết bị thi công nhập về dùng cho dự án, xong dự án thì chuyển ra nước ngoài | Số hoàn gắn với giá trị còn lại; cần hồ sơ theo dõi thời gian sử dụng |
Cần phân biệt với hàng tạm nhập tái xuất ngay từ đầu (hàng hội chợ, máy móc thuê theo hợp đồng có thời hạn, hàng sửa chữa): loại này khai theo loại hình tạm nhập và được xử lý thuế theo cơ chế riêng, không phải nộp thuế rồi đi xin hoàn. Chọn đúng loại hình ngay từ tờ khai nhập giúp tránh cả một vòng hồ sơ.
Điều kiện cốt lõi: nhận dạng được hàng
Cơ quan hải quan phải xác định được lô hàng đang tái xuất chính là lô hàng đã nhập trên tờ khai cũ. Những thứ giúp nhận dạng:
- Số sê-ri, số khung, số máy với máy móc, thiết bị, phương tiện.
- Ký mã hiệu, nhãn của nhà sản xuất trên kiện hàng, số lô sản xuất.
- Hình ảnh, mẫu lưu chụp hoặc lấy khi nhập khẩu.
- Phiếu nhập, phiếu xuất kho thể hiện hàng nằm yên trong kho từ khi nhập tới khi xuất.
Với hàng rời, hàng đồng nhất như nguyên liệu, hoá chất, việc nhận dạng khó hơn. Khi nhập về, nếu đã có khả năng phải tái xuất, nên đề nghị hải quan ghi nhận đặc điểm nhận dạng, và lưu kho tách riêng lô đó.
Hàng đã bị gia công, chế biến, lắp vào sản phẩm khác, hoặc đã thay đổi hình dạng thì không còn là hàng đã nhập theo nghĩa của quy định hoàn thuế này. Khi đó áp dụng quy định khác, ví dụ nguyên liệu nhập để sản xuất hàng xuất khẩu.
Hàng đã qua sử dụng tại Việt Nam
Máy móc, thiết bị, dụng cụ nhập về đã được đưa vào sử dụng rồi mới tái xuất thì hàng không còn nguyên trạng về giá trị. Theo nguyên tắc của quy định, số thuế được hoàn tính trên phần giá trị còn lại của hàng khi tái xuất, dựa trên thời gian đã sử dụng và lưu lại tại Việt Nam. Cách tính cụ thể và mốc thời gian nên tra văn bản hướng dẫn hiện hành.
Để hồ sơ gọn, doanh nghiệp nên có:
- Tờ khai nhập ban đầu và chứng từ nộp thuế.
- Sổ theo dõi tài sản, thời điểm đưa vào sử dụng.
- Hồ sơ sửa chữa, thay thế bộ phận nếu có — thay nhiều bộ phận có thể ảnh hưởng đến việc nhận dạng.
- Hợp đồng hoặc văn bản chuyển máy ra nước ngoài.
Hồ sơ đề nghị hoàn thuế
Bộ hồ sơ hoàn thuế nhập khẩu cho hàng tái xuất thường gồm các nhóm giấy tờ sau (danh mục chính xác theo văn bản hướng dẫn đang hiệu lực):
- Văn bản đề nghị hoàn thuế theo mẫu, nêu rõ tờ khai nhập, tờ khai tái xuất, số thuế đề nghị hoàn.
- Tờ khai hải quan nhập khẩu đã nộp thuế và tờ khai tái xuất có dẫn chiếu tờ khai nhập.
- Hợp đồng bán hàng tái xuất hoặc văn bản thoả thuận trả lại hàng với người bán nước ngoài.
- Chứng từ thanh toán với hàng bán cho nước thứ ba; với hàng trả lại người bán, chứng từ người bán hoàn tiền hoặc bù trừ theo thoả thuận.
- Chứng từ nhận dạng: biên bản kiểm tra, hình ảnh, danh sách số sê-ri.
Điểm hay quên: tờ khai tái xuất phải thể hiện rõ số tờ khai nhập ban đầu và dòng hàng tương ứng. Thiếu dẫn chiếu thì hải quan phải đối chiếu tay, dễ phát sinh yêu cầu giải trình.
Quy trình xử lý và tiền hoàn đi đâu
Hồ sơ nộp tại cơ quan hải quan nơi đã làm thủ tục nhập khẩu. Về nguyên tắc, hồ sơ được phân thành hai nhóm:
- Hoàn trước, kiểm tra sau: hồ sơ đầy đủ, doanh nghiệp tuân thủ tốt, rủi ro thấp.
- Kiểm tra trước, hoàn sau: doanh nghiệp đề nghị hoàn lần đầu, có dấu hiệu rủi ro, hoặc thuộc trường hợp phải kiểm tra theo quy định. Cơ quan hải quan có thể kiểm tra tại trụ sở doanh nghiệp.
Thời hạn giải quyết theo Luật Quản lý thuế và văn bản hướng dẫn hiện hành. Khi có quyết định hoàn, nếu doanh nghiệp còn nợ thuế, tiền chậm nộp hoặc tiền phạt với hải quan, số hoàn có thể được bù trừ vào các khoản nợ trước khi chuyển phần còn lại. Doanh nghiệp cũng có thể đề nghị bù trừ số được hoàn vào số phải nộp của tờ khai sau.
Về kế toán, số thuế nhập khẩu được hoàn làm giảm giá vốn hoặc chi phí đã ghi nhận trước đó. Thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu của lô hàng xử lý theo pháp luật thuế giá trị gia tăng, thường thông qua khấu trừ; nên hỏi kế toán thuế cách điều chỉnh cho đúng.
Lỗi hay gặp và chỗ tự kiểm tra
- Tái xuất thiếu số lượng so với tờ khai nhập mà không nêu rõ phần còn lại xử lý ra sao. Chỉ phần thực tái xuất mới được xét hoàn.
- Đã khai nhập theo loại hình kinh doanh trong khi biết trước sẽ tái xuất; lẽ ra có thể khai tạm nhập để tránh nộp rồi xin hoàn.
- Hàng đã tháo kiện, sử dụng thử mà không có biên bản ghi nhận tình trạng.
- Để quá lâu mới nộp hồ sơ: quyền đề nghị hoàn có thời hạn theo Luật Quản lý thuế.
- Tiền hoàn về tài khoản không phải của người nộp thuế hoặc thông tin tài khoản sai.
Chỗ tự kiểm tra: phần tra cứu tờ khai và tình trạng nộp thuế trên cổng thông tin điện tử của hải quan (số đã nộp, số còn nợ, hồ sơ hoàn); hệ thống khai hải quan điện tử để xem lại tờ khai nhập, tờ khai tái xuất đã dẫn chiếu đúng chưa; sổ kho và sổ theo dõi tài sản của chính doanh nghiệp. Khi chưa chắc hàng có đủ điều kiện, hỏi chi cục hải quan nơi đã nhập trước khi làm thủ tục tái xuất, không phải sau.
Câu hỏi thường gặp
Hàng nhập về chưa bán được, muốn trả lại người bán thì có được hoàn thuế không?
Có thể được hoàn nếu hàng tái xuất nguyên trạng, nhận dạng được là hàng đã nhập và có văn bản thoả thuận trả hàng với người bán. Chỉ vì không bán được mà trả lại vẫn là tái xuất hợp lệ nếu đủ điều kiện, nhưng hồ sơ cần thể hiện rõ giao dịch trả hàng.
Một phần lô hàng bị lỗi, tái xuất phần đó thôi có được không?
Được. Số thuế hoàn tính cho phần hàng thực tái xuất. Tờ khai tái xuất cần ghi rõ dòng hàng và số lượng tương ứng trên tờ khai nhập ban đầu.
Tái xuất cho người mua khác ở nước ngoài có cần chứng từ thanh toán không?
Nên có. Hợp đồng bán và chứng từ thanh toán qua ngân hàng giúp chứng minh giao dịch tái xuất là thật và khớp với số lượng trên tờ khai.
Tiền hoàn thuế có tính vào thu nhập chịu thuế không?
Số thuế nhập khẩu được hoàn làm giảm chi phí hoặc giá vốn mà doanh nghiệp đã ghi nhận khi nộp thuế. Cách hạch toán cụ thể theo chế độ kế toán áp dụng; ảnh hưởng tới thuế thu nhập doanh nghiệp đi theo đó.
Hàng tạm nhập tái xuất có phải làm hồ sơ hoàn thuế không?
Tuỳ loại hình. Hàng khai tạm nhập tái xuất đúng thời hạn thường thuộc cơ chế miễn thuế hoặc không phải nộp thuế trước, nên không phát sinh hồ sơ hoàn theo cách này. Nếu đã nộp thuế khi tạm nhập thì mới xét hoàn khi tái xuất.
Hải quan kiểm tra trước khi hoàn thì cần chuẩn bị gì?
Chuẩn bị bản gốc chứng từ, sổ kho, hình ảnh, biên bản tình trạng hàng, hợp đồng và chứng từ thanh toán. Người làm việc với đoàn kiểm tra nên nắm rõ đường đi của lô hàng từ khi nhập tới khi tái xuất.
