Doanh nghiệp gia công hoặc sản xuất xuất khẩu được phép thuê một xưởng khác làm lại một phần công đoạn, và nguyên liệu nhập miễn thuế vẫn giữ nguyên diện miễn — với điều kiện có hợp đồng gia công lại, có chứng từ giao nhận cho từng lần đưa nguyên liệu, bán thành phẩm ra và nhận về, và toàn bộ số liệu đó nằm trong báo cáo quyết toán của doanh nghiệp đứng tên tờ khai nhập. Trách nhiệm với hải quan vẫn thuộc về bên thuê, nhưng xưởng nhận gia công lại có thể bị kiểm tra như một cơ sở sản xuất liên quan.
Tình huống hay gặp: một công ty may xuất khẩu thuê một xưởng thêu gia đình thêu logo trên thân áo, một công ty cơ khí thuê xưởng mạ bên ngoài mạ chi tiết, một công ty đồ gỗ thuê hộ sơn hoàn thiện. Việc kỹ thuật chạy trơn tru bằng điện thoại và xe tải, còn giấy tờ thì mỗi lần một kiểu. Tới khi thanh khoản hoặc kiểm tra, không ai trả lời được số thân áo gửi đi, nhận về, hỏng bao nhiêu.
Vì sao nguyên liệu miễn thuế rời nhà máy là chuyện hải quan quan tâm
Nguyên liệu nhập để gia công hoặc sản xuất xuất khẩu được miễn thuế theo Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu vì cuối cùng nó phải nằm trong hàng xuất đi. Khi một phần rời khỏi cơ sở sản xuất đã thông báo, hải quan cần thấy nó đi đâu và quay về thế nào. Thiếu dấu vết, phần đó có thể bị coi là đã tiêu thụ trong nước và phải tính thuế.
Với xưởng nhận gia công lại, nguyên liệu nằm trong xưởng là tài sản của bên thuê, không phải hàng mua vào. Xưởng không được tự dùng, tự bán, hay đổi sang đơn hàng khác, kể cả khi dư.
Hợp đồng gia công lại nên có những gì
| Nội dung | Vì sao cần |
|---|---|
| Công đoạn cụ thể, mã sản phẩm, số lượng | Khớp với lệnh sản xuất và định mức của bên thuê |
| Danh mục nguyên liệu, bán thành phẩm giao đi | Căn cứ đối chiếu khi nhận về |
| Tỷ lệ hao hụt được chấp nhận ở công đoạn này | Để phần hỏng, phần hao nằm trong định mức, không thành “thiếu không lý do” |
| Cách xử lý phế liệu, phế phẩm, hàng hỏng | Phế liệu từ nguyên liệu miễn thuế không được xưởng tự bán |
| Địa chỉ nơi thực hiện gia công | Hải quan có thể kiểm tra đúng chỗ đó |
| Nghĩa vụ cung cấp sổ sách khi có kiểm tra | Bên thuê cần số liệu của xưởng để giải trình |
Với việc nhận gia công lại liên tục, nên có hợp đồng khung cả năm và phụ lục cho từng đơn hàng, thay vì mỗi đơn một tin nhắn.
Giao nhận từng lần: phiếu hai chiều và số đếm thật
- Bên thuê xuất kho kèm phiếu xuất kho ghi mã nguyên liệu hoặc bán thành phẩm, số lượng, đơn hàng, và chứng từ vận chuyển nội bộ theo quy định về hoá đơn, chứng từ.
- Xưởng nhận kiểm đếm ngay, ký biên bản giao nhận; thiếu, hỏng từ lúc nhận thì ghi luôn, không để tới khi trả hàng.
- Xưởng trả hàng có phiếu giao ghi số thành phẩm đạt, số hỏng, số phế liệu, số nguyên liệu dư trả lại.
- Bên thuê nhập kho và đối chiếu với số đã giao; chênh lệch ngoài tỷ lệ hao hụt thì lập biên bản giải trình ngay trong tháng.
Bốn bước này nghe hiển nhiên, nhưng chỗ vỡ thường là bước 2: xưởng nhỏ nhận hàng lúc đêm, không ai đếm, và bên thuê ghi sổ theo số trên phiếu xuất. Khi hàng về thiếu, không có bằng chứng thiếu từ đầu hay mất ở xưởng.
Ví dụ giả định: năm nghìn thân áo đi thêu
Giả sử một công ty may xuất khẩu giao năm nghìn thân áo cho một xưởng thêu. Hợp đồng chấp nhận một tỷ lệ hỏng nhỏ ở công đoạn thêu.
- Xưởng trả về số thân áo đã thêu đạt, số thân áo thêu lỗi, và toàn bộ vải vụn cắt ra quanh hình thêu.
- Số thân áo lỗi nằm trong tỷ lệ hợp đồng: bên thuê ghi nhận hao hụt trong định mức, xử lý phế phẩm theo quy định.
- Số lỗi vượt tỷ lệ: phải có biên bản nguyên nhân, và bên thuê cân nhắc điều chỉnh định mức trước khi quyết toán nếu đó là hao hụt thật của công đoạn, chứ không phải điều chỉnh sau khi bị hỏi.
- Thiếu hẳn một số thân áo không có trong phiếu trả: phần này không thể “nằm trong định mức”; hai bên phải làm rõ và bên thuê chịu trách nhiệm kê khai với hải quan theo quy định.
Chỉ riêng bảng đối chiếu đơn giản giữa phiếu giao và phiếu nhận cho mỗi đợt, lưu theo đơn hàng, đã đủ trả lời phần lớn câu hỏi khi thanh khoản.
Phía xưởng nhận gia công lại: thuế và sổ sách của chính mình
Tiền công gia công là doanh thu dịch vụ của xưởng. Xưởng là doanh nghiệp thì xuất hoá đơn tiền công theo quy định về hoá đơn điện tử; xưởng là hộ kinh doanh thì kê khai doanh thu theo cách của hộ. Một số điểm hay nhầm:
- Doanh thu là tiền công, không phải giá trị nguyên liệu nhận về, vì nguyên liệu không phải của xưởng.
- Thuế GTGT của dịch vụ gia công lại cho doanh nghiệp trong nước theo quy định của Luật 48/2024/QH15 về từng trường hợp; không mặc nhiên là 0% chỉ vì hàng cuối cùng được xuất khẩu. Tra kỹ hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý.
- Nhận tiền công qua tài khoản cá nhân của chủ xưởng thay vì tài khoản đăng ký kinh doanh là cách làm rủi ro: bên thuê khó chứng minh chi phí, còn xưởng thì doanh thu không khớp khi đối chiếu.
- Vật tư phụ xưởng tự bỏ ra (chỉ thêu, hoá chất mạ) là chi phí của xưởng, cần hoá đơn mua vào.
Khi hải quan kiểm tra cơ sở gia công lại
Hải quan có thể kiểm tra năng lực của cả xưởng nhận gia công lại, nhất là khi sản lượng khai lớn so với quy mô bên thuê. Xưởng nên sẵn sàng trả lời:
- Máy móc gì, bao nhiêu, công suất ước tính mỗi ngày.
- Bao nhiêu người làm, có hợp đồng lao động hoặc bảng công.
- Hàng của bên thuê đang nằm ở khu vực nào trong xưởng, có tách với hàng của khách khác không.
- Sổ giao nhận, biên bản, phiếu trả của các đợt trước.
Xưởng nhận hàng của nhiều khách nên có khu để riêng, nhãn phân biệt theo khách và đơn hàng. Trộn lẫn hàng miễn thuế của khách xuất khẩu với hàng nội địa của khách khác là nguồn chênh lệch khó giải thích nhất.
Những việc không nên làm, dù đang gấp đơn
- Không để xưởng gia công lại “mượn tạm” nguyên liệu miễn thuế cho đơn hàng nội địa của khách khác rồi bù sau. Trên giấy, đó là nguyên liệu miễn thuế đã bị tiêu thụ trong nước.
- Không ghi phiếu giao nhận theo số tròn cho nhanh. Số tròn trên mọi phiếu là dấu hiệu dễ thấy nhất rằng không ai đếm thật.
- Không để phế liệu ở xưởng tự bán cho người thu mua ve chai. Vải vụn, phoi kim loại từ nguyên liệu miễn thuế là phế liệu của hợp đồng, xử lý qua bên đứng tên tờ khai theo quy định.
- Không chuyển hàng sang một xưởng thứ ba khi xưởng đã nhận làm không kịp mà không báo bên thuê. Địa điểm không có trong hợp đồng là địa điểm không ai giải trình được.
- Không lập hoá đơn tiền công gộp cả quý không kèm bảng kê đợt. Gộp thì khó đối chiếu với từng đợt giao nhận và từng đơn hàng.
Những việc này đều tiết kiệm được vài giờ lúc làm, nhưng mỗi việc là một dòng chênh lệch không giải thích được khi báo cáo quyết toán đem ra đối chiếu. Với bên thuê, chênh lệch đó có thể dẫn tới truy thu thuế trên phần nguyên liệu bị coi là đã tiêu thụ trong nước.
Tự kiểm tra ở đâu
- Hệ thống khai hải quan điện tử của bên thuê: thông tin cơ sở sản xuất, hợp đồng gia công lại đã thông báo nếu thuộc diện phải thông báo, báo cáo quyết toán đã nộp.
- Cổng thông tin điện tử của cơ quan hải quan: thủ tục với hàng gia công, sản xuất xuất khẩu khi thuê gia công lại.
- Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn tiền công xưởng đã lập cho bên thuê, khớp với từng đợt giao nhận.
- Sổ giao nhận hai bên: đối chiếu hằng tháng, ký xác nhận số liệu, không đợi cuối năm.
Câu hỏi thường gặp
Xưởng gia công lại là hộ kinh doanh thì có được nhận không?
Có thể, miễn có hợp đồng, chứng từ giao nhận và năng lực thật. Bên thuê cần chứng từ chi phí hợp lệ cho tiền công, nên hộ phải kê khai doanh thu và cung cấp chứng từ theo quy định.
Nguyên liệu dư ở xưởng gia công lại xử lý thế nào?
Trả lại bên thuê có phiếu giao. Nguyên liệu dư của hợp đồng gia công hoặc sản xuất xuất khẩu chỉ được xử lý theo các hướng pháp luật cho phép qua bên đứng tên tờ khai, xưởng không tự bán hay dùng.
Xưởng gia công lại có thuê tiếp một xưởng khác được không?
Mỗi tầng thuê thêm là một mắt xích phải chứng minh. Nếu bên thuê không biết và không có hợp đồng, chứng từ tới tầng cuối, số liệu quyết toán rất khó giải trình; nên thoả thuận rõ trong hợp đồng.
Hàng hỏng ở xưởng gia công lại do lỗi xưởng thì ai chịu thuế?
Với hải quan, bên đứng tên tờ khai nhập chịu trách nhiệm kê khai. Việc bồi hoàn giữa hai bên là chuyện dân sự, nên ghi trong hợp đồng.
Có cần thông báo cho hải quan mỗi lần giao hàng đi gia công lại không?
Thủ tục thông báo hợp đồng gia công lại và cơ sở gia công lại theo quy định hiện hành về hải quan; không phải thông báo từng chuyến xe, nhưng từng chuyến phải có chứng từ lưu. Tra văn bản đang hiệu lực hoặc hỏi chi cục quản lý.
Xưởng không có máy móc riêng, dùng máy do bên thuê cho mượn thì sao?
Được, nhưng nên có biên bản cho mượn máy. Máy móc tạm nhập hoặc nhập miễn thuế của bên thuê đặt tại xưởng khác cũng cần theo dõi địa điểm như nguyên liệu.
