Chênh lệch nhập, xuất, tồn khi thanh khoản hợp đồng gia công: tìm nguyên nhân trước khi hải quan hỏi

Chênh lệch giữa số liệu nhập, xuất, tồn trên báo cáo quyết toán và tồn kho thực tế là chuyện gần như doanh nghiệp gia công nào cũng gặp. Nguồn phổ biến nhất không phải là thất thoát, mà là định mức không sát thực tế, đơn vị tính quy đổi không thống nhất, mã nguyên liệu trong kho không khớp mã trên tờ khai, và những nghiệp vụ như xuất trả, chuyển hợp đồng, phế liệu chưa được ghi đủ. Tìm ra trước khi hải quan hỏi thì còn giải trình, điều chỉnh được; để hải quan tìm ra thì phần thiếu không giải thích được thường bị coi là đã tiêu thụ nội địa và phải nộp thuế.

Việc cần làm là dò chênh lệch theo từng mã nguyên liệu, bắt đầu từ những mã chênh lớn nhất, đi ngược từ tờ khai xuống sổ kho, lệnh sản xuất và tờ khai xuất sản phẩm. Làm đều đặn theo quý thì cuối năm quyết toán chỉ còn là tổng hợp.

Vì sao hải quan quan tâm tới từng mét vải, từng con ốc

Nguyên liệu nhập theo hợp đồng gia công được miễn thuế nhập khẩu vì nó sẽ đi ra khỏi Việt Nam dưới dạng sản phẩm. Báo cáo quyết toán là bức tranh để hải quan kiểm tra lời hứa đó:

• Tồn trên báo cáo lớn hơn tồn thực tế: phần thiếu có thể đã bị đưa ra thị trường trong nước mà không nộp thuế.
• Tồn trên báo cáo nhỏ hơn tồn thực tế: có thể định mức khai cao hơn thực tế, sản phẩm xuất khẩu đã “kéo” quá nhiều nguyên liệu, tạo dư ảo.
• Xuất sản phẩm nhiều nhưng tiêu hao nguyên liệu ít: nghi vấn về định mức, hoặc nguyên liệu mua ngoài không qua sổ.

Cả chênh dương lẫn chênh âm đều cần giải thích. Không phải cứ tồn thực tế nhiều hơn là an toàn.

Các nguồn chênh lệch hay gặp

Trình tự dò chênh lệch cho một mã nguyên liệu

1. Chọn mã chênh lớn nhất theo trị giá, không theo số lượng. Mười mã đầu thường chiếm phần lớn giá trị chênh lệch.
2. Tổng hợp nhập theo tờ khai của mã đó trong kỳ, kể cả nhập từ hợp đồng khác chuyển sang, nhập tại chỗ.
3. Đối chiếu với phiếu nhập kho: số lượng, đơn vị, mã kho. Lệch ở bước này thường là quy đổi hoặc ánh xạ mã.
4. Đối chiếu phiếu xuất kho cho sản xuất với lệnh sản xuất và sản lượng từng đơn hàng.
5. Tính tiêu hao theo định mức dựa trên số sản phẩm đã xuất khẩu, so với tiêu hao thực tế theo phiếu xuất kho.
6. Kiểm kê thực tế mã đó, cả nguyên liệu, bán thành phẩm, sản phẩm chưa xuất, phế liệu.
7. Ghi nguyên nhân và chứng từ chứng minh cho từng phần chênh.

Bán thành phẩm và sản phẩm đã sản xuất xong nhưng chưa xuất là hai chỗ hay bị bỏ quên khi kiểm kê: nguyên liệu đã rời kho nguyên liệu, nhưng chưa ra khỏi nhà máy.

Định mức: sửa trước, đừng sửa sau

Định mức là cầu nối giữa sản phẩm xuất và nguyên liệu nhập. Ba nguyên tắc giúp tránh phần lớn chênh lệch:

• Xây từ thực tế: định mức lấy từ sơ đồ cắt, bảng tiêu hao của phòng kỹ thuật, có tỷ lệ hao hụt hợp lý theo loại nguyên liệu.
• Cập nhật khi mẫu mã đổi: đổi cỡ, đổi kiểu, đổi nguyên liệu thay thế thì định mức phải đổi theo, trước khi sản xuất.
• Không đặt rộng “cho an toàn”: định mức cao hơn thực tế tạo ra nguyên liệu dư ảo trên giấy, trong khi kho không có, và đó lại là một kiểu chênh lệch khác.

Việc điều chỉnh định mức phải theo thủ tục và thời điểm được phép theo quy định hiện hành; sửa định mức sau khi đã bị kiểm tra thường không được chấp nhận làm căn cứ giải trình.

Nguyên liệu dư và phần thiếu: mỗi loại một đường

Nguyên liệu dư sau khi kết thúc hợp đồng có thể:

• Chuyển sang hợp đồng gia công khác với cùng bên thuê, theo thoả thuận và thủ tục quy định.
• Tái xuất trả bên thuê.
• Bán hoặc tặng vào thị trường trong nước: khai tờ khai, nộp thuế và đáp ứng chính sách quản lý như hàng nhập khẩu.
• Tiêu huỷ theo quy định, có giám sát, nếu không còn giá trị sử dụng.

Phần thiếu không giải trình được là tình huống bất lợi nhất: thường phải nộp thuế nhập khẩu, thuế khâu nhập cho phần đó, cộng tiền chậm nộp, và có thể bị xử phạt. Nếu thiếu do mất mát, hư hỏng có lý do khách quan, cần biên bản, xác nhận ngay tại thời điểm xảy ra; dựng lại sau nhiều tháng rất khó thuyết phục.

Phần máy móc tạm nhập theo hợp đồng gia công cũng phải được xử lý khi kết thúc: tái xuất, chuyển hợp đồng, hoặc chuyển mục đích và nộp thuế. Nguyên tắc chung về loại hình gia công có ở bài gia công cho nước ngoài: nguyên liệu nhập được miễn thuế ra sao.

Ví dụ giả định: vải thiếu, cúc dư

Giả sử một xưởng may gia công áo khoác cho khách nước ngoài. Cuối năm, báo cáo quyết toán cho thấy vải chính thiếu khoảng vài phần trăm so với tồn sổ sách, trong khi cúc dư đáng kể.

Dò theo trình tự:

• Vải: tờ khai nhập ghi yard, kho ghi mét, bảng quy đổi của kho dùng số làm tròn. Tính lại theo quy đổi chính xác, phần thiếu giảm một nửa. Phần còn lại tập trung ở hai đơn hàng đổi mẫu giữa chừng, định mức chưa cập nhật; có sơ đồ cắt mới và biên bản hao hụt của phòng kỹ thuật.
• Cúc: khách gửi dư theo thông lệ để bù hỏng, cộng thêm một lô cúc gửi nhầm màu chưa được trả lại. Phần dư là thật, nằm trong kho.

Kết quả: phần thiếu vải có chứng từ giải thích; phần cúc dư được tái xuất trả khách cùng lô hàng cuối. Nếu để hải quan tự tìm, phần vải thiếu dễ bị tính thuế trước khi doanh nghiệp kịp giải trình.

Khi hải quan kiểm tra báo cáo quyết toán và chỗ tự kiểm tra

Kiểm tra báo cáo quyết toán, kiểm tra cơ sở sản xuất có thể diễn ra tại trụ sở hải quan hoặc tại nhà máy. Chuẩn bị sẵn:

• Bảng đối chiếu nhập, xuất, tồn theo từng mã nguyên liệu, có cột nguyên nhân chênh lệch.
• Bảng định mức hiện hành và lịch sử điều chỉnh.
• Sổ kho, phiếu nhập, phiếu xuất, lệnh sản xuất, biên bản hao hụt, biên bản kiểm kê.
• Danh sách tờ khai nhập, xuất, chuyển hợp đồng, xuất trả, tiêu huỷ trong kỳ.
• Người hiểu số liệu có mặt: thủ kho, kế toán kho, người phụ trách định mức.

Tự tra: hệ thống khai hải quan điện tử cho danh sách tờ khai theo hợp đồng, tình trạng báo cáo quyết toán đã nộp; cổng thông tin điện tử của hải quan cho quy định hiện hành về định mức, báo cáo quyết toán, xử lý nguyên liệu dư; đơn vị hải quan quản lý hợp đồng gia công khi cần hướng dẫn thủ tục chuyển nguyên liệu, tiêu huỷ.