Việc đầu tiên là tách phế liệu, phế phẩm thành hai nhóm: nằm trong định mức đã thông báo và vượt định mức. Phần trong định mức là hệ quả bình thường của sản xuất, được xử lý theo quyết định của bên thuê gia công qua một trong ba hướng: tiêu huỷ, bán trong nước hoặc xuất trả, mỗi hướng có thủ tục và cách xử lý thuế riêng theo quy định hiện hành. Phần vượt định mức thì không còn là “phế liệu bình thường” nữa; nó đặt câu hỏi về nguyên liệu đã đi đâu, và thường phải giải trình, có thể phát sinh thuế.
Với ngành điện tử, còn một lớp nữa: nhiều loại phế liệu như bo mạch lỗi, xỉ hàn, dung môi rửa là chất thải nguy hại, chỉ được giao cho đơn vị có giấy phép xử lý. Bài này so ba hướng theo chi phí, thuế và thủ tục, và chỉ ra những chỗ xưởng gia công hay vướng khi quyết toán.
Nhận diện: phế liệu, phế phẩm, nguyên liệu dư
| Loại | Ví dụ trong lắp ráp điện tử | Ghi chú |
|---|---|---|
| Phế liệu | Xỉ hàn, băng dính mang linh kiện đã dùng, khay nhựa, bìa carton đóng gói nguyên liệu | Sinh ra tự nhiên; một phần có giá trị bán lại, một phần là chất thải |
| Phế phẩm | Bo mạch lắp lỗi không sửa được, linh kiện hỏng trong quá trình gắn | Chứa nguyên liệu nhập khẩu bên trong; thường là chất thải nguy hại |
| Nguyên liệu dư | Linh kiện còn nguyên cuộn chưa dùng khi kết thúc hợp đồng | Không phải phế liệu; xử lý theo quy định về nguyên liệu dư |
Nhầm nguyên liệu dư thành phế liệu là lỗi đắt: một cuộn linh kiện còn dùng được có giá trị cao hơn nhiều so với phế liệu, và bán nó dưới tên phế liệu là khai sai.
Ví dụ giả định: một quý gia công bo mạch
Giả sử một xưởng gia công lắp ráp 500.000 bo mạch trong quý cho một khách nước ngoài. Định mức cho phép tỷ lệ phế phẩm 2%. Thực tế phế phẩm 1,6%, tức 8.000 bo lỗi, cộng khoảng 3 tấn khay nhựa, băng dính, carton và 150 kg xỉ hàn.
| Hướng | Áp cho | Chi phí, thu nhập giả định | Việc phải làm |
|---|---|---|---|
| Tiêu huỷ | 8.000 bo lỗi | Chi phí thuê đơn vị xử lý chất thải nguy hại, giả sử 40 triệu đồng | Thủ tục tiêu huỷ theo quy định hải quan, biên bản có sự chứng kiến hoặc giám sát theo yêu cầu |
| Bán trong nước | Carton, khay nhựa sạch, xỉ hàn cho đơn vị thu gom có giấy phép | Thu về giả sử 25 triệu đồng | Khai báo, xử lý thuế theo quy định với phế liệu gia công tiêu thụ nội địa; xuất hoá đơn |
| Trả bên thuê | Nếu khách muốn thu hồi bo lỗi để phân tích lỗi | Cước gửi trả, giả sử 15 triệu đồng | Tờ khai xuất trả, khớp số lượng với báo cáo |
Trong ví dụ, phế phẩm dưới định mức nên không phát sinh câu hỏi thiếu nguyên liệu. Nếu thực tế là 2,5%, phần 0,5% vượt định mức tương đương 2.500 bo mạch: phải giải trình nguyên nhân, và nếu không chứng minh được, nguyên liệu tương ứng có thể bị coi là đã tiêu thụ trong nước và phải nộp thuế. Muốn biết con số đó lớn tới đâu, có thể tính trị giá linh kiện của phần vượt rồi đưa vào công cụ ước tính thuế nhập khẩu tại thuequan.com/uoc-tinh/thue-nhap-khau với thuế suất của các mã linh kiện chính.
Ba hướng xử lý, so từng tiêu chí
| Tiêu chí | Tiêu huỷ | Bán trong nước | Trả bên thuê |
|---|---|---|---|
| Ai quyết định | Bên thuê gia công, theo hợp đồng | Bên thuê gia công | Bên thuê gia công |
| Thủ tục hải quan | Theo quy định tiêu huỷ phế liệu, phế phẩm gia công | Khai báo theo quy định với phế liệu tiêu thụ nội địa | Tờ khai xuất trả |
| Thuế | Không phát sinh thuế nhập khẩu cho phần trong định mức đã tiêu huỷ đúng quy định | Có thể phát sinh thuế tuỳ loại phế liệu và quy định hiện hành | Không phát sinh thuế nhập khẩu |
| Môi trường | Bắt buộc đơn vị có giấy phép nếu là chất thải nguy hại | Chỉ bán cho đơn vị được phép thu gom, tái chế loại phế liệu đó | Tuân thủ quy định vận chuyển xuyên biên giới nếu có |
| Tiền | Tốn chi phí | Có thu | Tốn cước |
Nguyên tắc chọn: thứ có giá trị tái chế và không nguy hại thì bán; thứ nguy hại thì huỷ qua đơn vị có giấy phép; thứ khách cần thu hồi thì trả. Không nên bán bo mạch lỗi cho người thu gom không có giấy phép dù được trả giá cao — rủi ro môi trường và rủi ro linh kiện bị tháo ra bán lại dưới dạng hàng mới đều quay về xưởng.
Hợp đồng gia công nên nói gì về phế liệu
Phần lớn tranh cãi về phế liệu giữa xưởng và khách xảy ra vì hợp đồng im lặng. Những điều khoản đáng ghi từ đầu:
- Tỷ lệ phế phẩm, hao hụt theo từng mẫu sản phẩm, khớp với định mức thông báo cho hải quan.
- Hướng xử lý mặc định cho từng loại: bo lỗi tiêu huỷ hay gửi trả, carton và khay nhựa bán hay huỷ.
- Ai chịu chi phí xử lý chất thải nguy hại, và ai hưởng tiền bán phế liệu.
- Quyền kiểm tra của khách với số liệu phế phẩm, để khi có chênh lệch hai bên cùng một bộ số.
- Trách nhiệm khi vượt định mức do lỗi xưởng: bồi hoàn nguyên liệu và chịu phần thuế nếu phát sinh.
Khi khách không muốn ghi chi tiết, ít nhất cần một văn bản chỉ định hướng xử lý có chữ ký trước mỗi lần tiêu huỷ hay bán.
Ghi chép để quyết toán không vướng
- Cân, đếm phế liệu theo từng loại mỗi tuần hoặc mỗi tháng, có biên bản ký của bộ phận sản xuất và kho.
- Gắn phế phẩm với mã sản phẩm và hợp đồng: bo lỗi của mẫu nào, hợp đồng nào.
- Theo dõi tỷ lệ so với định mức theo tháng; vượt ngưỡng thì tìm nguyên nhân ngay, không chờ quyết toán.
- Giữ văn bản chỉ định hướng xử lý của bên thuê gia công cho từng loại phế liệu.
- Lưu chứng từ xử lý: biên bản tiêu huỷ, hợp đồng và chứng từ của đơn vị xử lý chất thải, hoá đơn bán phế liệu, tờ khai xuất trả.
Báo cáo quyết toán phải thể hiện được: nguyên liệu nhập vào, nằm trong thành phẩm bao nhiêu, thành phế phẩm bao nhiêu, đã xử lý ra sao. Thiếu một mắt xích, phần chênh sẽ bị hỏi.
Những sai lầm hay gặp
- Bán phế liệu mà không khai báo, coi như thu nhập vặt của xưởng. Phế liệu từ nguyên liệu gia công không phải tài sản tự do của bên nhận gia công.
- Để phế phẩm tồn đọng nhiều năm trong kho, đến khi quyết toán không còn chứng minh được số lượng.
- Dùng chung một đơn vị thu gom cho mọi loại phế liệu, trong đó có loại họ không được phép xử lý.
- Định mức không có tỷ lệ phế phẩm hoặc tỷ lệ quá thấp so với thực tế, khiến phế phẩm bình thường cũng thành vượt định mức.
Tự kiểm tra ở đâu
Quy định về xử lý phế liệu, phế phẩm, nguyên liệu dư của hợp đồng gia công và thủ tục tiêu huỷ tra trên cổng thông tin của cơ quan hải quan; định mức đã thông báo và báo cáo quyết toán xem trên hệ thống khai hải quan điện tử. Danh mục chất thải nguy hại và danh sách đơn vị được cấp phép xử lý tra trên trang của cơ quan quản lý môi trường. Hoá đơn bán phế liệu đã xuất tra trên cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế.
Câu hỏi thường gặp
Tiền bán phế liệu gia công thuộc về ai?
Phụ thuộc hợp đồng gia công. Thường bên thuê gia công quyết định và có thể thoả thuận để bên nhận gia công bán và giữ tiền, trừ vào phí gia công hoặc ghi nhận riêng. Dù thế nào, việc bán phải khai báo và có hoá đơn.
Phế phẩm có còn sửa được thì có được sửa rồi xuất trả không?
Có thể, nếu bên thuê đồng ý và việc sửa không làm thay đổi định mức đã thông báo. Bo sửa xong được xuất như thành phẩm, và phải loại khỏi số phế phẩm trong báo cáo.
Tiêu huỷ có cần hải quan chứng kiến không?
Tuỳ loại hàng và quy định hiện hành, việc tiêu huỷ phế liệu, phế phẩm gia công có thể do doanh nghiệp tự thực hiện, chịu trách nhiệm và thông báo, hoặc cần giám sát. Hỏi cơ quan hải quan quản lý trước khi thực hiện.
Doanh nghiệp chế xuất xử lý phế liệu có khác doanh nghiệp gia công không?
Doanh nghiệp chế xuất có quy định riêng về phế liệu, phế phẩm khi bán vào nội địa, khi đó giao dịch là nhập khẩu với bên mua trong nước. Không áp dụng nguyên cách làm của hợp đồng gia công.
Phế liệu phát sinh từ phụ liệu mua trong nước có phải báo cáo không?
Phần phát sinh từ vật tư mua trong nước không thuộc nguyên liệu nhập khẩu theo hợp đồng gia công nên không vào báo cáo quyết toán với hải quan, nhưng vẫn phải xử lý đúng quy định môi trường và ghi nhận doanh thu khi bán.
Bo mạch lỗi có được gỡ linh kiện ra để dùng lại cho sản xuất không?
Về kỹ thuật có thể, nếu bên thuê đồng ý và chất lượng linh kiện bảo đảm. Khi đó số linh kiện thu hồi phải được ghi lại để giảm tương ứng lượng nguyên liệu tiêu hao trong báo cáo, không thì định mức và thực tế sẽ lệch nhau.
Tỷ lệ phế phẩm thực tế thấp hơn định mức nhiều thì có vấn đề gì không?
Thấp hơn định mức nghĩa là nguyên liệu dư nhiều hơn dự kiến. Phần dư phải được thể hiện trong báo cáo và xử lý theo quy định về nguyên liệu dư. Nếu kéo dài, nên điều chỉnh định mức cho sát thực tế.
