Gom hàng mây tre, gốm từ nhiều hộ làng nghề để xuất khẩu: hoá đơn đầu vào và tờ khai

Doanh nghiệp gom hàng từ nhiều hộ làng nghề vẫn làm một tờ khai xuất cho cả lô, đứng tên mình, với từng dòng hàng theo mã HS. Phần khó không nằm ở tờ khai mà ở chứng từ đầu vào: hộ kinh doanh có đăng ký xuất hoá đơn được, còn người thợ tự làm tại nhà, không kinh doanh thì không. Với nhóm sau, quy định về chi phí được trừ lâu nay cho phép doanh nghiệp lập bảng kê thu mua đối với sản phẩm thủ công làm từ mây, tre, cói, lá… của người sản xuất trực tiếp bán ra, kèm điều kiện đi theo.

Chia nguồn hàng thành từng nhóm ngay từ đầu, chọn đúng chứng từ cho mỗi nhóm, và giữ dòng tiền qua ngân hàng là ba việc quyết định giá vốn có được ghi nhận đủ hay không. Bài này đi qua ba nhóm người bán, tờ khai, xuất xứ và những yêu cầu kỹ thuật riêng của hàng thủ công.

Ba nhóm người bán, ba loại chứng từ

Ranh giới giữa nhóm hai và nhóm ba là chỗ hay bị hỏi. Một hộ có xưởng, thuê thợ, bán đều cho nhiều người mua là đang kinh doanh; dùng bảng kê cho hộ đó là rủi ro bị loại chi phí. Bảng kê dành cho người trực tiếp làm ra sản phẩm và tự bán, không qua buôn đi bán lại.

Ví dụ giả định: một lô giỏ mây và chậu gốm

Giả sử một doanh nghiệp xuất một container gồm 3.000 giỏ mây và 1.200 chậu gốm, giá FOB 36.000 USD. Nguồn hàng:

• Chậu gốm: mua của một hợp tác xã gốm, có hoá đơn giá trị gia tăng, 240 triệu đồng chưa thuế.
• Giỏ mây loại lớn: mua của hai hộ kinh doanh có đăng ký, có hoá đơn, tổng 180 triệu đồng.
• Giỏ mây loại nhỏ: mua của 25 người thợ đan tại nhà, tổng 150 triệu đồng, lập bảng kê thu mua.

Giá vốn hàng mua 570 triệu đồng có đủ chứng từ để ghi nhận. Thuế giá trị gia tăng đầu vào chỉ có ở phần hoá đơn của hợp tác xã và, nếu có, của hộ; phần bảng kê không có thuế đầu vào. Doanh thu xuất khẩu 36.000 USD áp thuế suất 0% khi đủ điều kiện, nên phần thuế đầu vào được khấu trừ, và nếu lớn có thể đề nghị hoàn theo quy định hiện hành.

Điểm dễ sai: trả tiền cho 25 người thợ bằng tiền mặt do người thu mua cầm đi. Dù pháp luật thuế giá trị gia tăng không đặt điều kiện thanh toán cho phần không có hoá đơn, việc chuyển khoản vào tài khoản của từng người vẫn là bằng chứng mạnh nhất cho bảng kê khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Một tờ khai cho hàng gom nhiều nguồn

Tờ khai xuất không ghi tên từng hộ. Nó ghi hàng hoá: mỗi dòng một mã HS, mô tả, số lượng, đơn vị, trị giá. Với lô trên, ít nhất có hai dòng: sản phẩm mây đan và sản phẩm gốm; nếu gốm có loại tráng men dùng làm đồ gia dụng và loại trang trí, có thể phải tách tiếp.

1. Chốt mã HS từng loại sản phẩm: sản phẩm từ vật liệu tết bện thuộc nhóm riêng; đồ gốm phân biệt theo chất liệu (sứ, sành, đất nung) và công dụng.
2. Danh sách đóng gói chi tiết theo kiện, khớp với hoá đơn thương mại.
3. Trị giá khai là giá bán tính tới cửa khẩu xuất, phân bổ theo từng dòng hàng theo hoá đơn.
4. Kiểm tra thuế xuất khẩu: hàng thủ công mỹ nghệ thành phẩm thường không chịu thuế xuất khẩu, nhưng nguyên liệu thô như mây, tre chưa chế biến thì phải tra riêng nếu có lúc xuất cả nguyên liệu.

Trong sổ kế toán, doanh nghiệp vẫn nên theo dõi giá vốn theo nguồn, để khi cơ quan thuế hỏi về một bảng kê cụ thể, có thể chỉ ra hàng của bảng kê đó đi trên tờ khai nào.

Trả tiền cho hộ và người thợ: làm sao để chứng từ đứng vững

Ở làng nghề, thói quen ứng tiền trước, trả dần bằng tiền mặt qua người thu mua là rất phổ biến. Với doanh nghiệp xuất khẩu, thói quen này làm yếu toàn bộ chuỗi chứng từ. Những việc nên làm:

• Chuyển khoản vào tài khoản đứng tên người bán, không qua tài khoản cá nhân của nhân viên thu mua hay trưởng nhóm thợ.
• Tiền ứng trước cũng chuyển khoản và có giấy xác nhận, sau đó cấn trừ khi giao hàng.
• Bảng kê ghi đủ họ tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người bán, số lượng, đơn giá, ngày mua, và có chữ ký người bán.
• Không gộp hàng của nhiều người vào một dòng bảng kê đứng tên một người.

Nhận tiền bán hàng xuất khẩu vào tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp, hay trả tiền mua hàng từ đó, là cách làm vừa mất điều kiện thuế suất 0%, vừa làm mất căn cứ chi phí — không nên làm dù chỉ “tạm thời”.

Hàng thực vật và gốm: yêu cầu kỹ thuật đi kèm

• Hun trùng, xử lý mối mọt: nhiều nước nhập khẩu yêu cầu hàng mây, tre, gỗ được xử lý và có giấy chứng nhận hun trùng; một số trường hợp cần kiểm dịch thực vật. Hỏi người mua từ đầu vì đây là chi phí và thời gian.
• Độ ẩm và nấm mốc: hàng mây tre gom từ nhiều hộ có độ khô khác nhau; mốc trong container là lý do bị khiếu nại hay gặp nhất. Cần sấy, kiểm độ ẩm tại kho gom trước khi đóng.
• Chì, cadimi trong men gốm: gốm dùng đựng thực phẩm ở một số thị trường phải thử nghiệm kim loại nặng. Chậu trồng cây thì không, nhưng mô tả trên chứng từ phải thể hiện đúng công dụng.

Xuất xứ: lợi thế của hàng làm từ nguyên liệu trong nước

Sản phẩm mây tre đan từ nguyên liệu khai thác, trồng tại Việt Nam và làm hoàn toàn tại Việt Nam thường có thể chứng minh xuất xứ thuần tuý, là điều kiện thuận lợi để người mua hưởng ưu đãi hiệp định. Nhưng một số làng nghề dùng mây, song nhập khẩu, hoặc sợi nhựa giả mây. Khi đó phải tính theo quy tắc cụ thể mặt hàng.

Với hàng gom nhiều nguồn, cần hỏi từng hộ về nguồn nguyên liệu và ghi lại, vì khi xin C/O hoặc tự chứng nhận, người xuất khẩu phải chứng minh cho cả lô chứ không chỉ cho phần mình tự làm. Nếu xưởng nhập mây, song nguyên liệu về phân phối lại cho các hộ, phần thuế nhập khẩu nguyên liệu cũng là giá vốn; có thể ước bằng công cụ ước tính thuế nhập khẩu tại thuequan.com/uoc-tinh/thue-nhap-khau.

Tự kiểm tra ở đâu

Tình trạng đăng ký thuế của hộ kinh doanh, hợp tác xã bán hàng tra trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế; hoá đơn họ xuất cho doanh nghiệp tra trên cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế. Mẫu bảng kê thu mua và điều kiện áp dụng tra ở văn bản hướng dẫn thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành, hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý. Tờ khai xuất, mã HS đã khai xem trên hệ thống khai hải quan điện tử; biểu thuế xuất khẩu tra trên cổng thông tin của cơ quan hải quan. Yêu cầu hun trùng, kiểm dịch của từng thị trường hỏi người mua và cơ quan kiểm dịch thực vật.