Hàng mẫu gửi cho khách nước ngoài, dù không thu tiền, vẫn là hàng xuất khẩu và phải qua thủ tục hải quan theo cách gửi: qua doanh nghiệp chuyển phát nhanh thì doanh nghiệp chuyển phát khai theo thông tin người gửi cung cấp; mang theo người thì khai cùng hành lý; đi kèm lô hàng lớn thì khai trên tờ khai của lô đó. Trị giá vẫn phải khai theo giá trị thật của mẫu, không phải bằng không. Hàng mẫu nằm trong nhóm chịu thuế xuất khẩu hoặc thuộc diện quản lý thì vẫn theo đúng chính sách của mặt hàng.
Phần hay bị quên nằm ở kế toán: mẫu xuất kho không có doanh thu, không có hợp đồng, nhiều khi không có chứng từ gì ngoài tin nhắn của nhân viên bán hàng. Cuối năm, kho lệch sổ và không ai giải thích được. Bài này đi theo cả hai phía: hải quan và sổ sách.
Ba cách gửi mẫu và thủ tục của từng cách
| Cách gửi | Ai khai hải quan | Hợp với |
|---|---|---|
| Chuyển phát nhanh quốc tế | Doanh nghiệp chuyển phát khai theo thông tin người gửi; với hàng trị giá thấp có quy trình riêng, hàng trị giá cao hơn hoặc thuộc diện quản lý thì khai như tờ khai thông thường | Mẫu nhỏ, cần tới nhanh |
| Mang theo người khi đi gặp khách | Người mang khai với hải quan cửa khẩu khi xuất cảnh nếu vượt tiêu chuẩn hành lý hoặc là hàng hoá | Mẫu cần trình diễn trực tiếp |
| Đi kèm lô hàng thương mại | Người xuất khẩu khai trên tờ khai của lô, tách dòng hàng mẫu không thanh toán | Khách đã có đơn, cần thêm mẫu màu mới, mẫu phụ kiện |
Dù cách nào, doanh nghiệp cũng nên cung cấp cho người khai một bảng kê đơn giản: tên hàng mô tả rõ, số lượng, chất liệu, mã HS dự kiến, trị giá, mục đích “hàng mẫu không thanh toán”. Mô tả “sample” trơn trên phiếu gửi là nguyên nhân phổ biến nhất khiến gói mẫu bị giữ ở cả hai đầu.
Trị giá khai: không thu tiền không có nghĩa là bằng không
Hàng mẫu vẫn phải khai trị giá, vì trị giá dùng cho thống kê, cho việc xác định thuế nếu có, và cho hải quan nước nhập khẩu. Cách xác định hợp lý:
- Mẫu là sản phẩm đang bán: lấy giá bán cho khách nước ngoài tương đương, hoặc giá thành nếu chưa có giá bán.
- Mẫu thử làm riêng: lấy giá thành sản xuất mẫu (nguyên liệu, công), có bảng tính kèm theo.
- Mẫu đã cắt, đánh dấu “không bán”: trị giá có thể thấp hơn do không còn giá trị thương mại, nhưng cần mô tả rõ tình trạng.
Khai trị giá quá thấp để khách đỡ thuế ở nước nhập khẩu là việc không nên làm: mẫu khai thấp bất hợp lý có thể bị hải quan nước đến giữ lại, và thông tin trên chứng từ xuất đi cũng là chứng từ của doanh nghiệp Việt Nam.
Mẫu thuộc diện hạn chế hoặc chịu thuế xuất khẩu
Chính sách mặt hàng không đổi vì hàng là mẫu. Những nhóm hay kẹt:
- Nông sản, thực phẩm, hạt giống, cây giống: có thể cần kiểm dịch hoặc giấy tờ theo yêu cầu của nước nhập khẩu, kể cả với vài trăm gam mẫu.
- Gỗ, lâm sản, khoáng sản: có quy định về nguồn gốc, có mặt hàng thuộc diện chịu thuế xuất khẩu. Mẫu khoáng sản, mẫu gỗ thô gửi đi phân tích cần tra kỹ trước.
- Hàng có pin, chất lỏng, bình xịt, hoá chất: vướng quy định vận chuyển hàng nguy hiểm của hãng vận chuyển trước cả hải quan.
- Thiết bị có chức năng mã hoá, phát sóng, thiết bị lưỡng dụng: có thể thuộc diện kiểm soát.
Với mặt hàng có tên trong biểu thuế xuất khẩu, hàng mẫu không đương nhiên được miễn; cách xác định nghĩa vụ và trường hợp được miễn tra theo quy định hiện hành. Danh sách nhóm hàng chịu thuế xuất khẩu và lý do có ở bài những nhóm hàng phải nộp thuế xuất khẩu.
Mẫu mang đi trưng bày rồi mang về
Mẫu mang đi hội chợ, đi chào hàng rồi mang về không phải hàng xuất khẩu hẳn. Nên làm thủ tục tạm xuất ngay khi đi, để khi mang về được làm thủ tục tái nhập mà không bị coi là hàng nhập khẩu mới:
- Lập danh sách mẫu có số lượng, mô tả, ký hiệu nhận dạng (số serial, ảnh, dấu riêng).
- Khai tạm xuất tại cửa khẩu hoặc qua đơn vị vận chuyển.
- Khi mang về, khai tái nhập đúng số lượng; phần đã tặng, đã bán cho khách ở nước ngoài thì chuyển sang xuất khẩu hẳn.
Không làm tạm xuất mà mang mẫu về như hành lý thường là cách nhiều người vẫn làm với mẫu nhỏ, nhưng với mẫu giá trị cao như máy móc, trang sức, thiết bị điện tử, có thể bị hỏi nguồn gốc và phải nộp thuế nhập khẩu như hàng mới.
Kế toán: xuất kho mẫu cần chứng từ gì
Mỗi lần gửi mẫu nên có một bộ chứng từ tối thiểu:
| Chứng từ | Mục đích |
|---|---|
| Đề nghị gửi mẫu có người duyệt | Chứng minh mục đích kinh doanh, gắn với khách nào, đơn hàng dự kiến nào |
| Phiếu xuất kho | Giảm tồn kho đúng số lượng, giá vốn |
| Chứng từ gửi hàng, tờ khai hoặc thông tin khai của đơn vị chuyển phát | Chứng minh hàng thực sự ra nước ngoài |
| Hoá đơn hoặc chứng từ theo quy định về hoá đơn | Ghi nhận việc xuất hàng không thu tiền theo đúng quy định |
| Trao đổi với khách về mẫu | Bằng chứng mẫu phục vụ bán hàng |
Chi phí hàng mẫu phục vụ hoạt động kinh doanh có thể được tính vào chi phí được trừ nếu có đủ chứng từ; phần này được giải thích ở chuyên mục về quà tặng, quảng cáo của Khấu Trừ. Việc có phải lập hoá đơn khi xuất mẫu không thu tiền và cách ghi hoá đơn tra theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hoá đơn, chứng từ điện tử và văn bản hướng dẫn.
Thuế GTGT với mẫu không thu tiền
Đây là câu hỏi kế toán hay đặt nhất và không có câu trả lời một dòng. Các hướng xét:
- Hàng hoá xuất khẩu áp thuế suất 0% theo Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15 khi đáp ứng điều kiện về hợp đồng, thanh toán, tờ khai. Hàng mẫu không thu tiền thì không có thanh toán, nên không mặc nhiên thuộc trường hợp 0% như một lô hàng bán.
- Hàng biếu, tặng, hàng mẫu có quy định riêng về giá tính thuế và cách kê khai. Cách áp dụng cho mẫu gửi ra nước ngoài nên tra văn bản hướng dẫn hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý.
- Thuế GTGT đầu vào của nguyên liệu làm mẫu: vẫn là đầu vào của hoạt động kinh doanh chịu thuế, được xét khấu trừ theo điều kiện chung.
Với doanh nghiệp gửi mẫu thường xuyên, nên hỏi cơ quan thuế một lần bằng văn bản cho trường hợp cụ thể của mình và áp dụng thống nhất. Tổng giá trị mẫu mỗi năm thường nhỏ, nhưng làm mỗi lần một kiểu thì lúc kiểm tra rất khó giải thích.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng thông tin điện tử của cơ quan hải quan: chính sách quản lý và thuế xuất khẩu của mặt hàng theo mã HS.
- Doanh nghiệp chuyển phát: danh sách hàng không nhận chở, yêu cầu mô tả hàng, cách khai hàng trị giá thấp.
- Cổng hoá đơn điện tử: kiểm tra hoá đơn đã lập cho hàng mẫu nếu có.
- Sổ kho và sổ chi phí: đối chiếu hằng quý số mẫu đã xuất với các đề nghị gửi mẫu đã duyệt.
Câu hỏi thường gặp
Khách nước ngoài trả tiền cước gửi mẫu thì mẫu có còn là hàng không thanh toán không?
Mẫu vẫn không thanh toán nếu khách chỉ trả cước cho đơn vị vận chuyển. Nếu khách trả tiền cho chính món mẫu thì đó là hàng bán, khai như hàng xuất khẩu có thanh toán.
Có cần hợp đồng để gửi mẫu không?
Không bắt buộc hợp đồng mua bán, nhưng nên có văn bản trao đổi với khách thể hiện mục đích gửi mẫu. Đó là căn cứ cho cả hải quan lẫn kế toán khi cần giải thích.
Gửi mẫu vài lần một năm với trị giá nhỏ có cần làm kỹ vậy không?
Phần hải quan thường do đơn vị chuyển phát lo nếu thông tin gửi đầy đủ. Phần kế toán nên làm đủ phiếu xuất kho và đề nghị có duyệt, vì cộng cả năm hàng mẫu có thể thành con số đáng kể trên sổ kho.
Mẫu bị hải quan nước ngoài giữ lại, khách không nhận được thì xử lý sao?
Tuỳ thông báo của nước nhập khẩu: bổ sung giấy tờ, trả về hoặc tiêu huỷ. Nếu hàng được trả về Việt Nam, cần làm thủ tục nhập lại hàng đã xuất; nên giữ chứng từ gửi đi để chứng minh đây là hàng của mình quay về.
Mẫu gửi cho khách là sản phẩm chưa ra thị trường, có lo bị lộ thiết kế không?
Đây là câu hỏi sở hữu trí tuệ, không phải thuế. Tuy vậy, thông tin khai trên chứng từ hải quan chỉ cần mô tả đủ để phân loại, không phải bản vẽ kỹ thuật chi tiết.
Mẫu gửi đi thử nghiệm ở phòng thí nghiệm nước ngoài có khác mẫu cho khách không?
Về hải quan vẫn là hàng xuất khẩu không thanh toán. Về kế toán, chi phí thử nghiệm và mẫu gửi đi gắn với hoạt động nghiên cứu, chứng nhận sản phẩm; nên lưu hợp đồng thử nghiệm kèm theo.
