Phí bản quyền, phí giấy phép phải cộng vào trị giá tính thuế nhập khẩu khi hội đủ ba điều kiện: khoản phí liên quan đến chính hàng hoá nhập khẩu; người mua phải trả nó như một điều kiện của việc mua bán hàng hoá đó; và khoản phí chưa nằm trong giá thực tế đã thanh toán. Thiếu một điều kiện thì không cộng. Đây là nguyên tắc chung của Hiệp định trị giá hải quan trong khuôn khổ WTO, được Việt Nam áp dụng trong quy định về trị giá hải quan.
Nguyên tắc ngắn, nhưng áp vào hợp đồng thật thì rất nhiều chỗ phải cân: phí trả cho công ty mẹ chứ không phải người bán, phí tính theo doanh thu bán ra ở Việt Nam, phí cho phần mềm cài sẵn trong máy, phí cho quyền sản xuất tại Việt Nam. Đây cũng là khoản hay bị truy thu nhất khi kiểm tra sau thông quan doanh nghiệp có vốn nước ngoài.
Ba điều kiện, đọc cho đúng từng chữ
| Điều kiện | Câu hỏi cần trả lời | Ví dụ đạt |
|---|---|---|
| Liên quan đến hàng nhập khẩu | Quyền được trả phí có gắn trong chính món hàng qua cửa khẩu không? | Hàng mang nhãn hiệu được cấp phép; linh kiện chế tạo theo sáng chế được cấp phép |
| Là điều kiện mua bán | Nếu không trả phí, người mua có mua được hàng đó không? | Hợp đồng quy định người bán chỉ giao hàng cho bên đã ký hợp đồng li xăng và trả phí |
| Chưa có trong giá | Giá trên hoá đơn đã bao gồm phí này chưa? | Phí thanh toán riêng theo hợp đồng li xăng, không nằm trong đơn giá hàng |
Điều kiện thứ hai là chỗ tranh luận nhiều nhất. “Điều kiện mua bán” không chỉ là câu chữ trong hợp đồng mua hàng; nó được xét qua toàn bộ quan hệ giữa các bên. Khi người nhận phí là bên liên kết với người bán, hoặc người bán có quyền kiểm soát chuỗi sản xuất, phân phối, thì dù hai hợp đồng tách riêng, khoản phí vẫn có thể bị coi là điều kiện mua bán.
Loại phí nào thường phải cộng, loại nào không
- Phí sử dụng nhãn hiệu gắn trên hàng nhập khẩu, trả cho chủ nhãn hiệu có quan hệ với người bán: thường phải xét cộng.
- Phí sáng chế, kiểu dáng, bí quyết kỹ thuật thể hiện trong hàng nhập khẩu: thường phải xét cộng.
- Phí phần mềm cài sẵn để máy vận hành, trả riêng cho bên cấp phép mà không có nó thì không mua được máy: thường phải xét cộng.
- Phí cho quyền sao chép, sản xuất lại hàng nhập khẩu tại Việt Nam: nguyên tắc chung là không cộng, vì nó trả cho hoạt động sau nhập khẩu chứ không cho hàng nhập khẩu.
- Phí quyền phân phối, bán lại hàng nhập khẩu, nếu không phải là điều kiện của việc mua bán: không cộng.
- Phí dịch vụ quản lý, hỗ trợ kỹ thuật chung không gắn với hàng cụ thể: không phải phí bản quyền, nhưng cần hợp đồng và chứng từ chứng minh bản chất dịch vụ.
Cách phân chia này là khái quát. Một hợp đồng thực tế thường gộp nhiều quyền trong một khoản phí; khi đó phải phân bổ phần liên quan đến hàng nhập khẩu và giữ căn cứ phân bổ.
Nguyên liệu nhập để sản xuất sản phẩm mang nhãn hiệu
Tình huống hay gặp ở doanh nghiệp sản xuất: nhập nguyên liệu, linh kiện từ tập đoàn, rồi trả phí nhãn hiệu tính trên doanh thu thành phẩm bán ra tại Việt Nam. Câu hỏi là phí đó có liên quan đến nguyên liệu nhập khẩu không.
Hướng xét thường là:
- Nguyên liệu nhập khẩu có mang nhãn hiệu hay thể hiện quyền được cấp phép không, hay chỉ thành phẩm sản xuất trong nước mới mang?
- Phí trả cho quyền gì: quyền dùng nhãn hiệu trên thành phẩm, hay quyền mua nguyên liệu?
- Nếu không trả phí, doanh nghiệp có còn mua được nguyên liệu từ tập đoàn không?
Nếu phí chỉ gắn với thành phẩm sản xuất trong nước và việc mua nguyên liệu không phụ thuộc vào phí, lập luận không cộng có cơ sở. Nếu tập đoàn chỉ bán nguyên liệu cho bên đã ký li xăng, hoặc nguyên liệu mang sẵn nhãn hiệu, khả năng phải cộng một phần là đáng kể. Mỗi trường hợp phải xét theo hợp đồng thật, nên ghi lại lập luận bằng văn bản ngay khi ký.
Phí tính theo doanh thu, chưa biết số khi nhập hàng
Phí bản quyền thường tính theo phần trăm doanh thu hoặc theo số lượng bán, nên tại thời điểm đăng ký tờ khai chưa biết số tiền. Nguyên tắc chung là khai phần đã xác định được và khai bổ sung khi số tiền được xác định, theo cách thức và thời hạn trong quy định hiện hành về trị giá hải quan.
Để làm được việc này, cần:
- Một bảng theo dõi phí bản quyền theo kỳ thanh toán, ghi rõ phần phí phân bổ cho hàng nhập khẩu.
- Căn cứ phân bổ: theo số lượng, theo trị giá hàng nhập khẩu trong kỳ, hoặc theo tỷ lệ trong hợp đồng.
- Danh sách tờ khai của các lô hàng liên quan trong kỳ.
- Người chịu trách nhiệm nối dữ liệu giữa kế toán, nơi thanh toán phí, và bộ phận xuất nhập khẩu, nơi khai tờ khai.
Chỗ đứt gãy phổ biến nhất là kế toán trả phí đều đặn mà bộ phận xuất nhập khẩu không hề biết. Vài năm sau, kiểm tra sau thông quan đối chiếu sổ chi trả với tờ khai và tính lại cho toàn bộ giai đoạn.
Ví dụ giả định: một hợp đồng, ba khoản phí
Giả sử một công ty nhập thiết bị từ công ty mẹ ở nước ngoài, đồng thời ký với công ty mẹ một hợp đồng gồm ba khoản phí hằng năm:
| Khoản phí | Nội dung | Hướng xét |
|---|---|---|
| Phí phần mềm điều khiển | Phần mềm cài trong thiết bị, thiết bị không chạy nếu thiếu | Liên quan đến hàng, gần như là điều kiện mua bán: thường phải cộng |
| Phí nhãn hiệu | Quyền dùng tên thương mại của tập đoàn trên dịch vụ công ty cung cấp tại Việt Nam | Gắn với dịch vụ trong nước, không gắn với thiết bị: thường không cộng, cần chứng minh |
| Phí hỗ trợ quản lý | Dịch vụ tư vấn quản trị, đào tạo | Không phải phí bản quyền với hàng nhập: không cộng, nhưng phải có bằng chứng dịch vụ thật |
Ví dụ chỉ để minh hoạ cách tách. Kết quả thật phụ thuộc câu chữ hợp đồng và cách các bên thực hiện. Khi phí lớn và quan hệ phức tạp, nên cân nhắc đề nghị xác định trước trị giá hải quan với cơ quan hải quan.
Phí bản quyền còn kéo theo nghĩa vụ thuế khác
Cộng hay không cộng vào trị giá hải quan là một câu hỏi; thuế khi trả tiền ra nước ngoài là câu hỏi khác. Khoản phí bản quyền trả cho bên nước ngoài thường thuộc diện thuế nhà thầu và phải khấu trừ, nộp thay khi thanh toán, dù có cộng vào trị giá hải quan hay không. Hai nghĩa vụ không loại trừ nhau.
Ngoài ra, với bên liên kết, khoản phí còn nằm trong phạm vi quản lý thuế giao dịch liên kết, hiện được hướng dẫn tại Nghị định 255/2026/NĐ-CP về quản lý thuế đối với giao dịch liên kết. Cách tính chi phí được trừ khi trả phí cho bên nước ngoài được giải thích ở chuyên mục chi phí trả cho nước ngoài của Khấu Trừ.
Điều cần tránh là ba bộ phận ba cách hiểu: phòng hải quan nói phí không liên quan hàng hoá, phòng thuế lại hạch toán phí như chi phí gắn với sản phẩm nhập khẩu, còn hồ sơ giao dịch liên kết mô tả theo cách thứ ba. Kiểm tra chéo sẽ thấy ngay.
Hồ sơ cần sẵn và chỗ tự kiểm tra
- Hợp đồng mua bán hàng hoá và mọi hợp đồng li xăng, chuyển giao công nghệ, nhượng quyền với người bán hoặc bên liên kết.
- Bảng phân tích từng khoản phí theo ba điều kiện, có người lập, ngày lập.
- Sổ chi tiết thanh toán phí, chứng từ ngân hàng, chứng từ khấu trừ thuế nhà thầu.
- Bảng phân bổ phí cho hàng nhập khẩu theo kỳ và danh sách tờ khai đã khai bổ sung.
Tự tra: hệ thống khai hải quan điện tử để lọc tờ khai theo nhà cung cấp và kỳ; cổng thông tin điện tử của hải quan cho văn bản hướng dẫn về trị giá, kết quả xác định trước trị giá đã công bố; đơn vị hải quan quản lý khi cần hướng dẫn cách khai bổ sung cho phí phát sinh sau nhập khẩu. Nguyên tắc chung về các khoản cộng vào giá hoá đơn có ở bài trị giá tính thuế nhập khẩu cộng những khoản nào.
Câu hỏi thường gặp
Phí bản quyền trả cho bên thứ ba, không phải người bán, có phải cộng không?
Có thể có. Điều quyết định là khoản phí có phải điều kiện để mua hàng hay không. Nếu người bán yêu cầu người mua trả phí cho bên thứ ba thì mới được bán hàng, khoản phí vẫn có thể phải cộng.
Phí trả một lần khi ký hợp đồng li xăng thì phân bổ thế nào?
Cần một căn cứ phân bổ hợp lý cho các lô hàng liên quan, ví dụ theo số lượng dự kiến trong thời hạn hợp đồng, và giữ căn cứ đó. Cách phân bổ nên được thống nhất trước với cơ quan hải quan nếu số tiền đáng kể.
Hàng nhập khẩu theo loại hình gia công có phải lo chuyện này không?
Nguyên liệu gia công thường được miễn thuế, nhưng trị giá vẫn phải khai đúng vì nó ảnh hưởng đến thống kê, quyết toán và thuế khi chuyển mục đích sử dụng. Đừng coi trị giá hàng miễn thuế là không quan trọng.
Đã cộng phí bản quyền vào trị giá thì có phải khấu trừ thuế nhà thầu nữa không?
Có. Thuế nhập khẩu tính trên hàng hoá, còn thuế nhà thầu tính trên thu nhập bên nước ngoài nhận được từ Việt Nam. Hai nghĩa vụ độc lập với nhau.
Phần mềm mua riêng rồi tự cài vào máy nhập khẩu có phải cộng không?
Nếu máy nhập khẩu mua được mà không phụ thuộc vào việc mua phần mềm, và phần mềm mua theo giao dịch riêng, khả năng cao là không cộng vào trị giá máy. Nếu người bán máy bắt buộc mua phần mềm của mình thì phải xét lại.
Bao lâu thì hải quan còn kiểm tra lại được khoản phí đã trả?
Theo thời hạn kiểm tra sau thông quan và thời hạn ấn định thuế trong quy định hiện hành. Thời hạn này tính theo năm, nên hồ sơ phí bản quyền cần lưu tối thiểu tương ứng, cùng với thời hạn lưu chứng từ kế toán.
