Giá khai của máy móc cũ hay bị tham vấn vì hai lý do: không có giá chuẩn để so, và giá mua máy cũ dao động rất mạnh theo tình trạng, năm sản xuất, hoàn cảnh bán. Khi giá khai lệch xa so với dữ liệu hải quan có được về máy tương tự, hệ thống đánh dấu nghi vấn và hải quan yêu cầu doanh nghiệp chứng minh giá thực tế đã trả. Chứng minh được thì trị giá khai được chấp nhận; không chứng minh được thì hải quan xác định trị giá theo các phương pháp tiếp theo và có thể ấn định thuế.
Tin tốt là máy cũ vẫn theo đúng nguyên tắc chung: trị giá giao dịch, tức giá thực trả hoặc sẽ phải trả cộng các khoản điều chỉnh, luôn là phương pháp được xét đầu tiên. Một thương vụ mua máy thanh lý với giá rất thấp vẫn có thể được chấp nhận nếu hồ sơ cho thấy đó là giá thật, trả thật, giữa hai bên độc lập.
Hải quan nhìn giá máy cũ bằng gì
Khi tờ khai được đăng ký, trị giá khai được đặt cạnh nhiều nguồn:
- Cơ sở dữ liệu giá của hải quan về các lô máy cùng loại, cùng hãng, cùng dải công suất đã nhập trước đó.
- Giá máy mới cùng model, để ước mức khấu hao hợp lý theo năm sản xuất.
- Thông tin từ chính bộ hồ sơ: năm sản xuất, số giờ chạy, tình trạng trong chứng thư giám định nếu có.
- Quan hệ giữa người mua và người bán: có liên kết không, có điều khoản thanh toán bất thường không.
Giá thấp hơn nhiều so với dữ liệu là lý do phổ biến nhất bị tham vấn. Nhưng giá cao bất thường cũng có thể bị hỏi, vì nó có thể che một khoản chuyển tiền không phải tiền hàng.
Các khoản phải cộng hay bị quên với máy cũ
| Khoản | Vì sao hay bị quên | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Chi phí tháo dỡ, đóng thùng, gia cố | Người mua trả riêng cho người bán hoặc cho đơn vị do người bán chỉ định | Nếu là một phần để hoàn tất việc giao hàng theo hợp đồng, thường phải xét cộng; tách rõ trong hợp đồng |
| Cước vận chuyển, bảo hiểm tới cửa khẩu nhập đầu tiên | Mua theo điều kiện giao tại xưởng người bán, người mua tự thuê vận tải | Cộng theo chứng từ thực tế |
| Phụ tùng, khuôn, dụng cụ đi kèm | Được “tặng kèm” hoặc liệt kê chung | Khai đủ, phân loại và định giá cho từng nhóm |
| Phí phần mềm, bản quyền vận hành | Thanh toán cho hãng thay vì người bán máy | Xét theo ba điều kiện cộng phí bản quyền |
Ngược lại, chi phí lắp đặt, chạy thử tại Việt Nam nếu tách riêng trên chứng từ thì được trừ, không tính vào trị giá hàng nhập khẩu. Gộp chung trong một giá trọn gói là tự làm mất khoản trừ này.
Bộ hồ sơ chứng minh giá thực trả
Khi bị tham vấn, câu hỏi cốt lõi là: giá khai có phải là toàn bộ số tiền người mua đã trả và sẽ trả cho máy này không. Hồ sơ nên có:
- Hợp đồng mua bán ghi rõ model, số máy, năm sản xuất, tình trạng, điều kiện giao hàng, những gì bao gồm trong giá.
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng khớp số tiền, người nhận, thời điểm.
- Quá trình đàm phán: thư chào giá, email trao đổi, biên bản khảo sát máy tại nơi bán. Hồ sơ cho thấy giá được hình thành thế nào là bằng chứng mạnh.
- Chứng cứ về tình trạng máy: ảnh chụp, video chạy thử, chứng thư giám định chất lượng, năm sản xuất, số giờ vận hành nếu có.
- Hoàn cảnh bán: máy từ nhà máy đóng cửa, thanh lý tài sản, đấu giá; biên bản hoặc thông báo thanh lý, đấu giá.
- Sổ sách kế toán ghi nhận tài sản đúng bằng giá khai cộng chi phí liên quan.
Thiếu hồ sơ đàm phán và chỉ có hợp đồng một trang là tình huống dễ bị bác nhất. Hải quan không nghi ngờ con số trên hợp đồng; họ nghi ngờ con số đó có phải toàn bộ tiền đã trả hay không.
Mua cả dây chuyền, tháo rời, đi nhiều chuyến
Dây chuyền cũ thường được mua trọn gói một giá, rồi tháo rời, đóng nhiều thùng, đi nhiều chuyến và có khi qua nhiều cửa khẩu. Ba việc phải làm từ đầu:
- Danh mục máy chi tiết kèm giá phân bổ cho từng máy, do người bán xác nhận hoặc ít nhất là ghi trong phụ lục hợp đồng.
- Nguyên tắc phân bổ: theo giá máy mới, theo khối lượng, theo đánh giá của đơn vị giám định. Chọn một cách, giữ căn cứ, áp dụng nhất quán cho mọi chuyến.
- Theo dõi chuyến: chuyến nào chở máy nào, tờ khai nào, để cuối cùng tổng trị giá các tờ khai khớp với giá hợp đồng.
Việc phân loại mã HS cho dây chuyền tháo rời còn có những lựa chọn thủ tục riêng, như đăng ký danh mục máy móc thiết bị để khai theo tổ hợp. Nên hỏi đơn vị hải quan về cách khai trước khi chuyến đầu tiên về tới cảng.
Khi người bán là công ty mẹ hoặc tiền đi qua bên thứ ba
Hai hoàn cảnh làm hải quan xem kỹ hơn bình thường: máy chuyển từ công ty mẹ, công ty cùng tập đoàn sang; và tiền không trả thẳng cho người bán ghi trên hợp đồng.
- Máy điều chuyển trong tập đoàn. Giá thường được tính theo giá trị còn lại trên sổ sách của bên bán, có khi rất thấp hoặc bằng không nếu máy đã khấu hao hết. Quan hệ đặc biệt không tự làm mất trị giá giao dịch, nhưng doanh nghiệp phải chứng minh quan hệ đó không ảnh hưởng đến giá, ví dụ bằng cách cho thấy giá tương đương giá bán cho bên độc lập hoặc phù hợp với trị giá kiểm tra theo quy định.
- Máy “cho mượn”, “cho không” để sản xuất hàng cho công ty mẹ. Nếu gắn với hợp đồng gia công thì đi theo thủ tục tạm nhập máy móc của hợp đồng gia công; nếu nhập hẳn thì vẫn phải xác định trị giá, không khai bằng không.
- Tiền trả qua bên thứ ba, qua một công ty thương mại khác nước, hoặc trả một phần bằng hàng đổi hàng, bù trừ công nợ. Những khoản này đều là một phần giá thực trả; hồ sơ phải cho thấy toàn bộ dòng tiền và lý do đi đường vòng.
Ghi chú rõ các tình huống này ngay trong hợp đồng và thư giải trình gửi kèm tờ khai thường giúp buổi tham vấn ngắn hơn nhiều.
Ví dụ giả định: máy ép mua lại từ nhà máy đóng cửa
Giả sử một xưởng nhựa mua lại một máy ép từ nhà máy ở nước ngoài đang đóng cửa. Máy mới cùng model đắt gấp nhiều lần, dữ liệu hải quan về máy cũ cùng loại cũng cao hơn khá nhiều so với giá mua. Tờ khai bị tham vấn.
Hồ sơ xưởng nộp gồm: thông báo thanh lý tài sản của nhà máy bán, danh sách các máy được thanh lý cùng đợt với giá, email chào giá và trả giá, chứng từ chuyển tiền đúng một lần qua ngân hàng, ảnh và video máy trước khi tháo, chứng thư giám định tình trạng. Hai bên không có quan hệ gì ngoài thương vụ này.
Với bộ hồ sơ như vậy, lập luận rằng giá thấp là do hoàn cảnh bán thanh lý, không phải do khai thiếu, có cơ sở vững. Ngược lại, nếu chỉ có hợp đồng và một lệnh chuyển tiền, còn người bán là công ty đã từng giao dịch nhiều lần với người mua, khả năng bị bác trị giá giao dịch cao hơn hẳn.
Khi trị giá khai bị bác và chỗ tự kiểm tra
Nếu hải quan không chấp nhận trị giá giao dịch, trị giá được xác định lần lượt theo các phương pháp tiếp theo: hàng giống hệt, hàng tương tự, khấu trừ, tính toán, suy luận. Doanh nghiệp được thông báo lý do và căn cứ. Việc nên làm:
- Đọc kỹ lý do bác bỏ; nếu vì thiếu một tài liệu cụ thể thì bổ sung, không tranh luận chung chung.
- Kiểm tra lô hàng hải quan dùng để so sánh có thật sự giống hoặc tương tự về model, năm sản xuất, tình trạng không.
- Nộp thuế theo quyết định nếu cần giải phóng máy để sản xuất, đồng thời thực hiện quyền khiếu nại nếu có căn cứ.
Tự tra: hệ thống khai hải quan điện tử cho thông báo tham vấn, kết quả xác định trị giá; cổng thông tin điện tử của hải quan cho văn bản hướng dẫn trị giá và điều kiện nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng; đơn vị giám định được chỉ định nếu máy thuộc diện phải giám định trước khi thông quan. Các khoản cộng, trừ chung vào giá hoá đơn có ở bài trị giá tính thuế nhập khẩu cộng những khoản nào.
Câu hỏi thường gặp
Máy cũ có bắt buộc phải giám định không?
Máy móc, thiết bị đã qua sử dụng thuộc diện quản lý riêng về điều kiện nhập khẩu, và nhiều trường hợp phải có chứng thư giám định hoặc hồ sơ thay thế theo quy định hiện hành. Chứng thư đó chủ yếu phục vụ việc đáp ứng điều kiện nhập khẩu, nhưng cũng là tài liệu hữu ích khi chứng minh giá.
Mua máy cũ qua công ty môi giới nước ngoài thì trị giá tính theo giá nào?
Theo giá người nhập khẩu thực trả cho người bán trên hợp đồng. Hoa hồng trả cho môi giới đại diện người bán thường nằm trong giá; phí trả cho đại lý mua hàng đại diện người mua thì thường không cộng nếu tách riêng và có chứng từ.
Chứng thư giám định ghi giá cao hơn giá mua thì sao?
Giá trong chứng thư giám định không tự động thay thế giá giao dịch. Nếu chứng minh được giá mua thật là giá thấp hơn và thanh toán đúng như vậy, trị giá giao dịch vẫn là căn cứ. Nhưng khoảng chênh sẽ là điểm hải quan hỏi kỹ.
Máy cũ tặng kèm khi mua máy mới có phải khai trị giá không?
Có. Hàng không thanh toán vẫn phải khai và xác định trị giá theo các phương pháp phù hợp. Không khai hoặc khai bằng không là lỗi hay bị phát hiện khi kiểm tra thực tế.
Tham vấn có phải lúc nào cũng làm chậm thông quan không?
Không hẳn. Trong nhiều trường hợp doanh nghiệp có thể nộp thuế theo trị giá khai hoặc có bảo lãnh để giải phóng hàng trong lúc tham vấn, tuỳ quy định và đánh giá của hải quan. Hỏi đơn vị hải quan nơi mở tờ khai để chọn cách phù hợp.
