Tự khai hải quan hay thuê đại lý làm thủ tục: phân vai, chữ ký số và trách nhiệm khi khai sai

Với doanh nghiệp xuất nhập khẩu nhỏ, câu trả lời hợp lý thường nằm ở giữa: thuê đại lý làm phần thao tác (khai trên hệ thống, làm việc tại cảng, theo luồng, lấy hàng) nhưng tự giữ phần quyết định — mã HS, trị giá, xuất xứ, chính sách mặt hàng — cùng toàn bộ hồ sơ gốc. Dù ai gõ tờ khai, tờ khai đứng tên doanh nghiệp thì doanh nghiệp là người chịu trách nhiệm về số thuế với cơ quan hải quan.

Tự khai hoàn toàn đáng làm khi doanh nghiệp có hàng đều đặn, ít mặt hàng, có người được đào tạo và có thời gian đi cảng. Thuê trọn gói đáng làm khi mỗi năm chỉ vài lô, nhiều loại hàng khác nhau. Cái sai hay gặp nhất không nằm ở chọn cách nào, mà ở chỗ giao hết mọi thứ cho đại lý rồi không còn biết tờ khai của mình đã khai gì.

Ba cách tổ chức và khi nào hợp

Giả sử một xưởng đồ gỗ nhỏ xuất mỗi tháng hai container và thỉnh thoảng nhập phụ kiện. Cách hợp lý thường là: đại lý khai và làm hiện trường, còn chủ xưởng hoặc kế toán duyệt bản nháp tờ khai trước khi truyền, giữ bảng mã HS nội bộ và lưu toàn bộ chứng từ. Khi số lô tăng và có người ổn định, chuyển dần phần khai sang tự làm.

Những việc không nên giao hết cho đại lý

• Quyết định mã HS. Đại lý có thể đề xuất, nhưng doanh nghiệp hiểu hàng của mình nhất. Nên có một bảng mã nội bộ cho từng mặt hàng, ghi lý do chọn mã và tài liệu kỹ thuật kèm theo, để lô nào, đại lý nào cũng khai giống nhau.
• Trị giá và các khoản phải cộng. Chỉ doanh nghiệp biết hợp đồng có phí bản quyền, hoa hồng, khoản điều chỉnh giá sau hay không. Đại lý chỉ thấy hoá đơn thương mại.
• Xuất xứ và C/O. Việc chọn hiệp định, kiểm tra chứng từ xuất xứ gắn với hợp đồng mua bán, không chỉ là thao tác nộp.
• Hồ sơ gốc. Hợp đồng, hoá đơn, phiếu đóng gói, chứng từ thanh toán phải nằm trong hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp, không chỉ trong thư mục của đại lý.

Không nên để đại lý đề xuất khai trị giá thấp hơn thực tế hoặc chọn mã “cho nhẹ thuế”. Những đề xuất như vậy nếu bị phát hiện thì tờ khai đứng tên doanh nghiệp, hậu quả thuế và rủi ro bị đưa vào diện kiểm tra nhiều hơn cũng rơi vào doanh nghiệp.

Chữ ký số và tài khoản khai: ai giữ, ai dùng

Khai hải quan điện tử cần chữ ký số đã đăng ký với hệ thống hải quan. Có hai cách phổ biến:

1. Đại lý khai bằng tư cách đại lý làm thủ tục hải quan, dùng chữ ký số của đại lý, trên tờ khai thể hiện đại lý khai thay cho doanh nghiệp theo hợp đồng.
2. Doanh nghiệp giao chữ ký số của mình cho người làm dịch vụ khai hộ. Cách này tiện nhưng rủi ro: chữ ký số của doanh nghiệp còn dùng cho thuế, hoá đơn, ngân hàng. Người giữ được khoá có thể ký những thứ doanh nghiệp không biết.

Nếu buộc phải giao chữ ký số, nên có văn bản giao nhận, giới hạn mục đích, đổi mã PIN sau khi kết thúc hợp tác và theo dõi nhật ký sử dụng trên các hệ thống. Cách an toàn hơn là làm với đại lý có đủ điều kiện hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan và để họ khai bằng tư cách của mình.

Hợp đồng với đại lý nên có gì

• Phạm vi công việc: khai tờ khai, làm việc tại cửa khẩu, kiểm tra chuyên ngành, khai bổ sung, lưu kho, vận chuyển — phần nào có, phần nào không.
• Quy trình duyệt: đại lý gửi bản nháp tờ khai, doanh nghiệp xác nhận bằng văn bản hoặc thư điện tử trước khi truyền.
• Nguồn thông tin: doanh nghiệp chịu trách nhiệm tính đúng của chứng từ cung cấp; đại lý chịu trách nhiệm khai đúng theo chứng từ đó.
• Xử lý khi khai sai: sai do đại lý nhập nhầm số liệu thì ai chịu chi phí khai bổ sung, tiền chậm nộp phát sinh; sai do doanh nghiệp cung cấp sai thì ngược lại.
• Bàn giao hồ sơ: sau mỗi lô, đại lý gửi lại toàn bộ tờ khai, phản hồi của hải quan, biên bản kiểm tra (nếu có) cho doanh nghiệp.

Điều khoản bồi hoàn giữa hai bên chỉ là chuyện dân sự. Với cơ quan hải quan, người khai và người nộp thuế vẫn được xác định theo quy định của Luật Hải quan và Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, không theo hợp đồng dịch vụ.

Khi tờ khai bị khai sai: trình tự xử lý

1. Xác định sai ở đâu: chứng từ gốc sai, doanh nghiệp cung cấp sai, hay đại lý nhập nhầm.
2. Khai bổ sung càng sớm càng tốt, do đại lý thực hiện theo uỷ quyền hoặc doanh nghiệp tự làm, kèm giải trình.
3. Nộp phần thuế thiếu và tiền chậm nộp nếu có, từ tài khoản của doanh nghiệp.
4. Điều chỉnh sổ sách: giá vốn, thuế giá trị gia tăng đầu vào, công nợ với đại lý nếu có bồi hoàn.
5. Sửa quy trình: cập nhật bảng mã nội bộ, mẫu bản nháp, bước duyệt để lô sau không lặp lại.

Đừng để sai sót kéo dài chỉ vì hai bên còn tranh cãi ai chịu. Tiền chậm nộp vẫn chạy theo ngày trong lúc hai bên đang bàn.

So chi phí thật, không chỉ phí dịch vụ

Khi so hai cách, nhiều doanh nghiệp chỉ đặt phí dịch vụ của đại lý cạnh lương một nhân viên. Phép so đó thiếu mấy khoản lớn:

• Thời gian của người phụ trách cho việc đi cảng, chờ kiểm hoá, làm việc với kiểm tra chuyên ngành — những việc đại lý làm hằng ngày nên nhanh hơn người thỉnh thoảng mới đi.
• Chi phí lưu container, lưu bãi khi hồ sơ chậm vì người mới chưa quen thủ tục. Một lô kẹt vài ngày có thể tốn hơn phí dịch vụ cả tháng.
• Chi phí sai sót: số thuế truy thu, tiền chậm nộp, công sức khai bổ sung. Sai do thiếu kinh nghiệm xảy ra ở cả hai cách, nhưng cách có bước duyệt nội bộ thường ít sai hơn.
• Chi phí mất dữ liệu: khi hồ sơ chỉ nằm ở đại lý hoặc ở máy của một nhân viên đã nghỉ, lần kiểm tra sau thông quan tiếp theo sẽ rất tốn công dựng lại.

Cộng đủ các khoản này, lựa chọn thường rõ hơn nhiều so với việc chỉ nhìn một dòng phí dịch vụ trên báo giá.

Chuyển từ thuê sang tự khai: chuẩn bị những gì

Khi doanh nghiệp muốn tự khai, nên chuẩn bị theo thứ tự:

• Đăng ký chữ ký số dùng cho hệ thống hải quan và tài khoản khai của doanh nghiệp.
• Cài đặt phần mềm khai hải quan kết nối với hệ thống thông quan điện tử.
• Tiếp nhận từ đại lý toàn bộ lịch sử tờ khai, bảng mã HS đã dùng, các lần khai bổ sung, các lô bị luồng đỏ và lý do.
• Cho người phụ trách làm vài lô song song với đại lý trước khi tự làm hoàn toàn.
• Giữ quan hệ với một đại lý cho những việc khó như kiểm tra chuyên ngành, lô hàng lạ, cửa khẩu ít làm.

Người khai hải quan của doanh nghiệp nên được đào tạo nghiệp vụ khai hải quan. Điều kiện chứng chỉ, đăng ký nhân viên đại lý thì tra ở quy định hiện hành về đại lý làm thủ tục hải quan.

Tự kiểm tra ở đâu

• Hệ thống thông quan điện tử của hải quan: đăng nhập bằng tài khoản của doanh nghiệp để xem mọi tờ khai đứng tên mình, kể cả tờ khai do đại lý khai.
• Cổng thông tin điện tử của cơ quan hải quan: danh sách đại lý làm thủ tục hải quan đủ điều kiện hoạt động, tra biểu thuế theo mã HS.
• Tài khoản thuế điện tử: đối chiếu chứng từ nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu với sổ sách.
• Hồ sơ nội bộ: mỗi tháng đối chiếu danh sách tờ khai trên hệ thống với danh sách lô hàng kế toán đang theo dõi; tờ khai lạ phải hỏi ngay.