Xuất khẩu hàng hoá: thuế GTGT 0% và điều kiện hồ sơ

Hàng hoá xuất khẩu được áp thuế giá trị gia tăng 0% theo Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15 khi có đủ ba nhóm chứng từ: hợp đồng bán hoặc gia công hàng xuất khẩu (hoặc hợp đồng uỷ thác xuất khẩu), chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và các chứng từ khác theo quy định, và tờ khai hải quan. Thiếu một nhóm thì mức 0% có thể không được chấp nhận, kéo theo việc phải kê khai lại và mất quyền hoàn thuế đầu vào tương ứng.

Mức 0% không có nghĩa là “không có thuế”. Nó cho phép doanh nghiệp khấu trừ và có thể được hoàn thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng xuất khẩu — đây mới là giá trị thật của mức 0%, và cũng là lý do cơ quan thuế kiểm tra kỹ chứng từ.

0% khác “không chịu thuế” ở chỗ nào

Một số trường hợp xuất khẩu lại thuộc diện không chịu thuế chứ không phải 0%, điển hình là tài nguyên, khoáng sản khai thác chưa chế biến thành sản phẩm khác. Doanh nghiệp xuất nhóm này mà vẫn kê khai 0% và đề nghị hoàn thuế đầu vào là sai từ gốc.

Điều kiện thứ nhất: hợp đồng

Hợp đồng là căn cứ chứng minh có giao dịch bán cho người mua ở nước ngoài hoặc trong khu phi thuế quan. Những điểm nên có trong hợp đồng để hồ sơ gọn:

• Tên, địa chỉ bên mua ở nước ngoài hoặc trong khu phi thuế quan.
• Hàng hoá, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, đồng tiền thanh toán.
• Phương thức và thời hạn thanh toán, tài khoản nhận tiền của doanh nghiệp.
• Điều kiện giao hàng, nơi giao.

Với đơn hàng lặp lại, có thể ký hợp đồng khung rồi dùng đơn đặt hàng cho từng lô, miễn là đơn đặt hàng dẫn chiếu tới hợp đồng khung và thể hiện đủ các thông tin trên. Với uỷ thác xuất khẩu, bên uỷ thác cần hợp đồng uỷ thác và chứng từ bên nhận uỷ thác chuyển trả tiền.

Điều kiện thứ hai: thanh toán không dùng tiền mặt

Tiền bán hàng xuất khẩu phải đi qua ngân hàng, từ người mua ở nước ngoài vào tài khoản của doanh nghiệp xuất khẩu, theo các hình thức như chuyển khoản, thư tín dụng, nhờ thu. Những tình huống thực tế cần chú ý:

• Bên thứ ba thanh toán thay người mua: có thể được chấp nhận khi có thoả thuận bằng văn bản giữa các bên, thể hiện trong hợp đồng hoặc phụ lục, trước khi thanh toán.
• Bù trừ công nợ giữa hàng xuất và hàng nhập với cùng một đối tác: có thể được chấp nhận khi có hợp đồng, biên bản đối chiếu, xác nhận bù trừ theo hướng dẫn hiện hành.
• Chưa thanh toán tại thời điểm kê khai vì hợp đồng cho trả chậm: vẫn kê khai 0% theo hướng dẫn, nhưng phải có chứng từ khi đến hạn; quá hạn mà không có thì phải kê khai điều chỉnh.
• Tiền vào tài khoản cá nhân của giám đốc hay nhân viên: không đạt điều kiện, và còn là dòng tiền khó giải thích khi bị kiểm tra.

Nội dung chuyển tiền nên ghi rõ số hợp đồng hoặc số hoá đơn. Người mua trả gộp nhiều lô thì lập bảng phân bổ từng khoản tiền về từng tờ khai.

Điều kiện thứ ba: tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan xuất khẩu đã thông quan là bằng chứng hàng thật sự ra khỏi Việt Nam hoặc vào khu phi thuế quan. Với hàng vận chuyển qua cảng, cửa khẩu, hàng phải qua khu vực giám sát và được xác nhận theo quy trình. Các điểm cần khớp:

• Tên hàng, số lượng, trị giá trên tờ khai khớp với hoá đơn và hợp đồng.
• Người xuất khẩu trên tờ khai là doanh nghiệp kê khai 0% (hoặc bên nhận uỷ thác, với hàng uỷ thác).
• Tờ khai đã được thông quan, không bị huỷ, và hàng đã thực xuất.

Một số trường hợp đặc thù như xuất khẩu tại chỗ — bán cho người mua nước ngoài nhưng giao hàng cho một doanh nghiệp tại Việt Nam theo chỉ định — hay bán vào khu phi thuế quan, doanh nghiệp chế xuất, có thủ tục hải quan và điều kiện riêng. Đừng áp máy móc quy trình xuất khẩu thông thường cho các trường hợp này.

Hoá đơn và thời điểm ghi nhận doanh thu

Hàng xuất khẩu vẫn phải lập hoá đơn điện tử theo quy định về hoá đơn. Thời điểm lập hoá đơn với hàng xuất khẩu có quy định riêng, gắn với thời điểm hàng được thông quan; điều khoản cụ thể đọc trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi và bộ văn bản mới về hoá đơn, chứng từ điện tử có hiệu lực từ 1/7/2026 (Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC).

Tỷ giá quy đổi doanh thu ngoại tệ theo chế độ kế toán và quy định thuế áp dụng. Kế toán nên đối chiếu hằng tháng ba nguồn: hoá đơn đã lập, tờ khai đã thông quan, tiền đã về tài khoản. Lệch giữa ba nguồn này là chỗ cơ quan thuế sẽ hỏi đầu tiên khi xem hồ sơ hoàn thuế.

Bảng kiểm mỗi tháng trước khi kê khai 0%

Mỗi kỳ kê khai, kế toán nên đi qua một bảng kiểm ngắn cho từng lô xuất khẩu trong kỳ:

Lô nào có một ô trống thì đánh dấu để theo dõi, không để dồn tới lúc làm hồ sơ hoàn thuế mới đi tìm. Bảng kiểm này cũng là thứ người kiểm tra của cơ quan thuế sẽ tự dựng lại khi xem hồ sơ, nên có sẵn thì buổi làm việc ngắn hơn nhiều.

Hoàn thuế đầu vào và những lỗi làm mất mức 0%

Doanh nghiệp xuất khẩu có số thuế đầu vào chưa được khấu trừ hết có thể đề nghị hoàn khi đáp ứng điều kiện của Luật Thuế GTGT và Luật Quản lý thuế. Hồ sơ hoàn thuế được xem xét cùng lúc với ba nhóm chứng từ ở trên, cộng thêm việc kiểm tra hoá đơn đầu vào và việc thanh toán cho nhà cung cấp.

Những lỗi hay làm mất mức 0% hoặc bị từ chối hoàn:

• Tiền về qua tài khoản không phải của doanh nghiệp, hoặc từ người không có tên trong hợp đồng mà không có thoả thuận.
• Hợp đồng không ghi phương thức thanh toán, hoặc ghi thanh toán tiền mặt.
• Tờ khai không khớp hoá đơn về số lượng, trị giá.
• Hàng thuộc diện không chịu thuế nhưng kê khai 0%.
• Hoá đơn đầu vào có vấn đề: người bán không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, mua vào từ 5 triệu đồng trở lên không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chỗ tự kiểm tra: tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp (tờ khai thuế giá trị gia tăng, hồ sơ hoàn đã nộp, thông báo); cổng hoá đơn điện tử (hoá đơn đầu ra, đầu vào); phần tra cứu tờ khai trên cổng thông tin điện tử của hải quan. Về chứng từ thanh toán đủ điều kiện khấu trừ, có thể xem thêm phần chứng từ thanh toán trên Khấu Trừ.