Hàng gửi sang kho ở nước ngoài để bán dần vẫn là hàng xuất khẩu và phải mở tờ khai xuất khi rời Việt Nam, dù lúc đó chưa có người mua cụ thể. Người bán vẫn là chủ hàng cho tới khi từng đơn được bán; doanh thu ghi nhận theo đơn bán cho khách cuối, không ghi cả lô ngay khi xuất kho. Thuế suất giá trị gia tăng 0% áp cho hàng xuất khẩu theo Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15 khi đáp ứng điều kiện về hợp đồng, thanh toán và tờ khai; với mô hình bán qua kho nước ngoài, cách chứng minh các điều kiện đó cần làm kỹ ngay từ đầu.
Phần khó không nằm ở thủ tục hải quan lúc xuất, mà ở việc theo dõi lô hàng sau khi nó đã ra khỏi Việt Nam: bán được bao nhiêu, còn bao nhiêu, hỏng bao nhiêu, bị trả lại bao nhiêu. Thiếu phần theo dõi này, cuối năm sổ kho lệch và không giải thích được với cơ quan thuế.
Mô hình này khác lô xuất khẩu thông thường ở đâu
| Điểm | Lô xuất theo hợp đồng | Gửi kho nước ngoài bán dần |
|---|---|---|
| Người mua lúc xuất | Đã có, ghi trên hợp đồng | Chưa có; hàng vẫn của người bán |
| Người nhận hàng ở nước đến | Người mua | Kho dịch vụ hoặc chính người bán với tư cách người nhập khẩu |
| Thuế ở nước đến | Người mua lo | Người bán phải lo, thường qua đơn vị làm thủ tục ở nước đó |
| Doanh thu | Ghi theo lô | Ghi theo từng đơn bán lẻ |
| Tiền về | Người mua chuyển theo hợp đồng | Sàn chuyển theo kỳ đối soát, đã trừ phí |
Điểm quan trọng nhất ở hàng thứ ba: khi đưa hàng vào kho ở nước ngoài, người bán Việt Nam thường trở thành người nhập khẩu ở nước đó, có nghĩa vụ thuế và thủ tục theo luật nước đó. Phần này nằm ngoài phạm vi thuế Việt Nam, nhưng phải tính vào giá vốn.
Khai tờ khai xuất cho lô hàng chưa có người mua
Tờ khai xuất vẫn cần đủ thông tin: tên hàng, mã HS, số lượng, trị giá, nước đến. Một số điểm đặc thù:
- Người nhận là kho dịch vụ hoặc pháp nhân của chính người bán ở nước đến, không phải khách lẻ.
- Trị giá khai nên dựa trên giá dự kiến bán cho kho hoặc giá thành cộng chi phí, có bảng tính lưu lại. Khai thấp để giảm thuế ở nước đến là rủi ro cả ở hai đầu: chứng từ xuất đi là chứng từ của doanh nghiệp Việt Nam.
- Chọn loại hình theo hướng dẫn của cơ quan hải quan cho hàng xuất không kèm hợp đồng mua bán với người nhận. Nếu chưa chắc, hỏi chi cục hải quan nơi mở tờ khai trước lô đầu.
- Chính sách mặt hàng vẫn áp đầy đủ: hàng có thuế xuất khẩu, hàng cần giấy phép không vì “chưa bán” mà được bỏ qua.
Thuế suất GTGT 0%: chứng minh hợp đồng và thanh toán thế nào
Luật 48/2024/QH15 cho hàng xuất khẩu hưởng 0% khi có hợp đồng với bên nước ngoài, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và tờ khai hải quan, theo hướng dẫn chi tiết của văn bản dưới luật. Với mô hình kho nước ngoài, ba thứ này thường có dạng:
- Hợp đồng: điều khoản dịch vụ ký với sàn, hợp đồng với kho, và dữ liệu đơn hàng thể hiện người mua ở nước ngoài.
- Thanh toán: tiền sàn chuyển về tài khoản của doanh nghiệp tại ngân hàng, kèm báo cáo đối soát liệt kê từng đơn.
- Tờ khai: tờ khai xuất của lô đã gửi đi, nối được với các đơn bán bằng mã hàng và số lượng.
Cách nối ba thứ này để đủ điều kiện 0% cho doanh thu bán qua kho nước ngoài chưa được mô tả đơn giản trong mọi văn bản. Doanh nghiệp làm mô hình này thường xuyên nên hỏi cơ quan thuế quản lý bằng văn bản cho trường hợp của mình và áp dụng thống nhất. Nếu không đủ căn cứ cho 0%, hệ quả là phải tính lại thuế đầu ra cho phần doanh thu đó.
Theo dõi hàng sau khi đã ra khỏi Việt Nam
Hàng ở kho nước ngoài vẫn là hàng tồn kho của doanh nghiệp. Nên có một bảng theo dõi đơn giản cho từng lô:
| Cột | Nguồn số liệu |
|---|---|
| Số lượng xuất theo tờ khai | Tờ khai xuất |
| Số lượng kho nhận | Báo cáo nhập kho của kho dịch vụ |
| Số lượng đã bán | Báo cáo đơn hàng của sàn |
| Số lượng khách trả lại | Báo cáo trả hàng của sàn và kho |
| Số lượng hỏng, mất, tiêu huỷ | Biên bản hoặc xác nhận của kho |
| Tồn cuối kỳ | Báo cáo tồn của kho, đối chiếu với tính toán |
Chênh lệch giữa “xuất theo tờ khai” và “kho nhận” thường do vỡ, thiếu trong vận chuyển; cần xác nhận của đơn vị vận chuyển. Hàng hỏng, tiêu huỷ ở nước ngoài cần chứng từ của kho để ghi giảm tồn kho và xét chi phí.
Ví dụ giả định: một lô giỏ mây sau sáu tháng
Giả sử một xưởng mây tre nhỏ gửi một lô N chiếc giỏ sang kho ở nước ngoài. Sau sáu tháng, báo cáo cho thấy: kho nhận N − 20 do vỡ khi vận chuyển, đã bán B chiếc, khách trả lại R chiếc trong đó một nửa còn bán lại được, tồn T chiếc.
- Doanh thu ghi theo B đơn đã bán, theo giá khách trả; phí sàn, phí kho ghi là chi phí, không trừ vào doanh thu.
- 20 chiếc vỡ khi vận chuyển: xử lý theo chứng từ của đơn vị vận chuyển, đòi bồi thường nếu có.
- Nửa số hàng trả lại không bán được: có xác nhận tiêu huỷ của kho mới ghi giảm tồn.
- T chiếc còn tồn: vẫn nằm trong hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính.
Không có bảng theo dõi, cuối năm xưởng chỉ thấy “đã xuất N, tiền về một khoản” và không giải thích được phần chênh.
Giá vốn một đơn hàng: cộng đủ chi phí hai đầu
Người mới làm mô hình kho nước ngoài hay tính giá vốn bằng giá xuất xưởng cộng cước biển, rồi thấy bán chạy mà vẫn lỗ. Một đơn bán lẻ qua kho nước ngoài thường gánh các lớp chi phí sau:
- Giá thành sản phẩm và chi phí đóng gói xuất khẩu.
- Chi phí thủ tục và vận chuyển ở Việt Nam tới cảng đi.
- Cước quốc tế và bảo hiểm cho cả lô, phân bổ theo số sản phẩm.
- Thuế nhập khẩu và thuế tiêu dùng ở nước đến, phí làm thủ tục ở nước đó.
- Phí lưu kho theo tháng, phí lấy hàng, đóng gói và giao từng đơn.
- Phí sàn, phí thanh toán, phí quảng cáo trên sàn.
- Tỷ lệ hàng trả lại, hàng hỏng tính bình quân.
Phí lưu kho tính theo thời gian nên hàng bán chậm càng nằm lâu càng đắt. Đó là lý do nên gửi lô nhỏ cho lần đầu, đo tốc độ bán, rồi mới gửi lô lớn.
Hàng không bán được: mang về hay xử lý tại chỗ
Khi một mặt hàng bán chậm, có ba hướng: giảm giá bán thanh lý tại nước đó, tiêu huỷ tại kho, hoặc chở về Việt Nam. Chở về là tái nhập hàng đã xuất khẩu; muốn không phải nộp thuế nhập khẩu thì phải chứng minh đó là chính hàng đã xuất, còn nguyên trạng. Điều kiện và thủ tục có ở bài hàng xuất khẩu bị trả lại.
Trước khi chọn, so chi phí vận chuyển về, thủ tục hai đầu, với giá trị còn lại của hàng. Với hàng giá trị thấp, thanh lý tại chỗ thường hợp lý hơn; chỉ cần giữ chứng từ đầy đủ để ghi giảm tồn kho.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng thông tin điện tử của cơ quan hải quan: trạng thái tờ khai xuất, thông tin đã khai của từng lô.
- Tài khoản thuế điện tử: tờ khai thuế giá trị gia tăng các kỳ, doanh thu đã khai ở dòng 0%.
- Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn đã lập cho doanh thu bán qua sàn nước ngoài nếu có.
- Báo cáo của sàn và kho: tải hằng tháng, lưu cùng sao kê ngân hàng để đối chiếu.
Câu hỏi thường gặp
Có phải lập hoá đơn cho từng đơn bán lẻ qua kho nước ngoài không?
Việc lập hoá đơn cho hàng xuất khẩu và thời điểm lập theo quy định về hoá đơn, chứng từ điện tử hiện hành, trong đó có Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Với mô hình bán lẻ qua sàn, nên hỏi cơ quan thuế quản lý cách lập tổng hợp theo kỳ hay theo từng đơn.
Tiền sàn chuyển về đã trừ phí thì ghi doanh thu theo số nào?
Doanh thu ghi theo tổng giá khách trả; phí sàn, phí kho, phí quảng cáo ghi riêng là chi phí. Ghi theo số tiền ròng làm doanh thu thấp hơn thực tế và lệch với báo cáo của sàn.
Phí trả cho sàn và kho ở nước ngoài có liên quan thuế ở Việt Nam không?
Có thể phát sinh nghĩa vụ thuế nhà thầu hoặc thuế liên quan tới dịch vụ mua từ nước ngoài, tuỳ nhà cung cấp đã đăng ký nộp thuế tại Việt Nam hay chưa. Cần tra từng khoản phí theo quy định hiện hành.
Hàng gửi đi bị kho nước ngoài làm mất thì xử lý thế nào?
Lấy xác nhận mất hàng và khoản bồi thường của kho hoặc sàn. Giá trị hàng mất ghi giảm tồn kho; tiền bồi thường ghi nhận là thu nhập khác. Thiếu xác nhận thì rất khó giải thích phần hàng biến mất trong sổ.
Hộ kinh doanh có làm được mô hình này không?
Hộ kinh doanh có thể xuất khẩu hàng hoá, nhưng mô hình gửi kho nước ngoài thường cần tài khoản ngân hàng nhận tiền quốc tế, chứng từ đối soát và đăng ký làm người nhập khẩu ở nước đến. Nhiều người bán chuyển sang doanh nghiệp khi bắt đầu dùng kho nước ngoài vì thủ tục hai đầu thuận hơn.
Một lô gửi đi có thể bán qua nhiều sàn ở nước đó không?
Được, nếu kho phục vụ nhiều kênh. Khi đó bảng theo dõi phải cộng dữ liệu bán từ mọi kênh để tồn kho khớp; doanh thu từng kênh ghi riêng để dễ đối chiếu tiền về.
