Khi việc mua hàng từ nước ngoài về để bán lại thường xuyên, hàng hoá không còn là hàng tiêu dùng cá nhân, và cách nhận từng bưu kiện theo tên người mua không còn phù hợp. Lúc đó người bán cần một chủ thể kinh doanh (hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp) và nhập hàng theo tờ khai hải quan thương mại, nộp đủ thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng khâu nhập và các thuế khác nếu có. Tờ khai đó cũng là giấy tờ chứng minh nguồn gốc cho hàng đang bày bán.
Không có một con số đơn hàng nào tự động biến việc order thành nhập khẩu kinh doanh. Dấu hiệu nằm ở cách làm: đăng bán trước khi hàng về, nhập lặp lại cùng một mặt hàng, dùng tên nhiều người nhận để chia nhỏ, trả tiền cho người bán nước ngoài theo lô. Bài này đi qua các dấu hiệu đó và các bước chuyển sang làm bài bản.
Ba giai đoạn thường gặp của một cửa hàng order
| Giai đoạn | Cách làm | Vấn đề |
|---|---|---|
| Order hộ vài đơn | Người mua đặt, người order mua giùm, hàng gửi thẳng về tên người mua | Người mua là người nhận hàng, chịu thuế khâu nhập; người order thu phí dịch vụ và phí này vẫn là thu nhập kinh doanh |
| Gom hàng bán sẵn | Người bán mua trước, hàng gửi về tên mình hoặc tên người nhà dưới dạng bưu kiện | Hàng không còn là tiêu dùng cá nhân; bưu kiện khai là quà biếu hay đồ dùng cá nhân là khai sai mục đích |
| Cửa hàng ổn định | Nhập theo lô, bán trên nhiều sàn và mạng xã hội | Cần tờ khai nhập khẩu thương mại, sổ sách, hoá đơn khi bán |
Khó khăn thường bắt đầu ở giai đoạn hai: người bán vẫn giữ cách làm của giai đoạn một, trong khi khối lượng đã là của giai đoạn ba.
Vì sao gom bưu kiện cá nhân không đứng được lâu
- Hải quan nhìn theo người nhận. Một người nhận liên tục nhiều gói cùng loại hàng sẽ bị nghi là hàng kinh doanh; gói hàng có thể bị giữ lại, yêu cầu khai như hàng thương mại.
- Chia tên người nhận không giải quyết được gì. Dùng tên người nhà, bạn bè để chia nhỏ là khai không đúng người mua thật và mục đích thật. Khi bị phát hiện, người đứng tên nhận hàng cũng dính vào.
- Không có chứng từ nguồn gốc. Hàng trên kệ hoặc trong kho mà không có tờ khai nhập khẩu, không có hoá đơn mua trong nước, khi cơ quan quản lý thị trường kiểm tra thì khó chứng minh là hàng hợp pháp.
- Sàn trong nước ngày càng hỏi giấy tờ. Nhiều ngành hàng như mỹ phẩm, thực phẩm, đồ cho trẻ em yêu cầu người bán tải lên giấy tờ nguồn gốc hoặc công bố sản phẩm.
- Không có đầu vào hợp lệ. Khi đã thành doanh nghiệp hoặc hộ kê khai, chi phí mua hàng không có chứng từ khó được ghi nhận.
Nhập khẩu chính ngạch gồm những bước gì
- Chọn chủ thể nhập khẩu. Hộ kinh doanh có đăng ký và mã số thuế, hoặc doanh nghiệp. Cả hai đều đứng tên được trên tờ khai; doanh nghiệp thuận tiện hơn khi khối lượng lớn, cần xuất hoá đơn cho khách mua sỉ.
- Kiểm tra chính sách mặt hàng theo mã HS: có thuộc diện cấm, cần giấy phép, cần kiểm tra chuyên ngành hay công bố sản phẩm trước khi bán không.
- Chuẩn bị chứng từ mua hàng: hoá đơn thương mại, danh sách đóng gói, vận đơn. Mua trên sàn nước ngoài thì dùng xác nhận đơn hàng và chứng từ thanh toán; nên xin người bán hoá đơn thương mại đúng nghĩa.
- Chọn cách vận chuyển: chuyển phát nhanh (doanh nghiệp chuyển phát khai theo thông tin của người nhập khẩu), hàng không hoặc đường biển theo lô.
- Khai hải quan và nộp thuế: tự khai bằng chữ ký số hoặc thuê đại lý làm thủ tục hải quan. Thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng khâu nhập nộp trước khi thông quan.
- Lưu bộ hồ sơ theo lô: tờ khai, chứng từ nộp thuế, hoá đơn, vận đơn, giấy tờ kiểm tra chuyên ngành. Đây là giấy tờ nguồn gốc cho mọi sản phẩm của lô.
Với người mới, thuê đại lý làm thủ tục hải quan cho vài lô đầu là cách học nhanh nhất. Tuy vậy, trách nhiệm về thông tin khai vẫn thuộc về người nhập khẩu, nên cần đọc lại tờ khai trước khi đại lý nộp.
Ví dụ giả định: một cửa hàng mỹ phẩm nhập lô đầu tiên
Giả sử một cửa hàng online bán mỹ phẩm mua từ một nước ngoài, trước giờ nhận hàng bằng bưu kiện về tên chủ cửa hàng. Chủ cửa hàng quyết định đăng ký hộ kinh doanh và nhập lô đầu tiên theo tờ khai.
- Trước khi đặt, kiểm tra từng sản phẩm đã được công bố lưu hành tại Việt Nam chưa, ai đứng tên công bố. Sản phẩm chưa công bố thì chưa nhập để bán được, dù thuế nộp đủ.
- Xin nhà cung cấp hoá đơn thương mại ghi rõ tên sản phẩm, dung tích, số lượng, đơn giá; danh sách đóng gói theo thùng.
- Thuê đại lý khai; khi có tờ khai, đối chiếu mã HS, số lượng, trị giá với hoá đơn trước khi nộp.
- Nộp thuế khâu nhập theo thông báo; hàng thông quan về kho.
- Lập sổ theo dõi hàng tồn theo lô, ghi số tờ khai; khi sàn hỏi giấy tờ nguồn gốc, tải tờ khai của lô tương ứng.
Chi phí khâu nhập (thuế nhập khẩu, phí đại lý, cước) cộng vào giá vốn. Thuế giá trị gia tăng khâu nhập được xử lý theo phương pháp tính thuế mà hộ hoặc doanh nghiệp đang áp dụng.
Bán ra sau khi nhập: phần thuế nội địa
Nhập đúng mới là một nửa. Khi bán ra, doanh thu phải được ghi nhận theo chủ thể kinh doanh:
- Hộ kinh doanh: khai và nộp thuế trên doanh thu theo nhóm ngành phân phối hàng hoá; từ năm 2026 phương pháp khoán chấm dứt theo Nghị quyết 198/2025/QH15, cách khai cụ thể tra hướng dẫn hiện hành.
- Doanh nghiệp: xuất hoá đơn cho từng đơn bán, kê khai thuế giá trị gia tăng và thu nhập doanh nghiệp như mọi hoạt động thương mại khác.
- Doanh thu qua sàn là tổng tiền khách trả, không phải số tiền sàn chuyển về sau khi trừ phí.
Nhận tiền bán hàng vào tài khoản cá nhân của người nhà để “tách” khỏi cửa hàng là cách làm rủi ro: dữ liệu ngân hàng, dữ liệu sàn và dữ liệu hải quan đều có thể được đối chiếu với nhau.
Những mặt hàng hay kẹt khi chuyển sang chính ngạch
- Mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, thực phẩm: cần công bố hoặc đăng ký trước khi lưu thông; nhiều lô phải kiểm tra an toàn thực phẩm khi nhập.
- Đồ chơi trẻ em, đồ điện gia dụng: thường thuộc diện kiểm tra chất lượng, cần chứng nhận hợp quy.
- Thiết bị có sóng vô tuyến: tai nghe không dây, thiết bị định vị, có thể cần chứng nhận riêng.
- Hàng có thương hiệu: cần chứng minh nguồn mua hợp pháp; hàng nghi giả, nhái bị giữ và xử lý theo quy định về sở hữu trí tuệ.
- Hàng đã qua sử dụng: nhiều nhóm hàng cũ không được nhập để kinh doanh.
Đây cũng là lý do một số mặt hàng bán rất chạy theo đường bưu kiện nhưng không nhập chính ngạch được: vướng chính sách mặt hàng chứ không phải vướng thuế.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng thông tin điện tử của cơ quan hải quan: tra mã HS, thuế nhập khẩu, chính sách quản lý mặt hàng; tra trạng thái tờ khai.
- Trang của các bộ quản lý chuyên ngành: danh sách sản phẩm đã công bố, yêu cầu kiểm tra với từng nhóm hàng.
- Tài khoản thuế điện tử của hộ hoặc doanh nghiệp: tờ khai thuế nội địa đã nộp, số thuế còn phải nộp.
- Ứng dụng thuế trên điện thoại: tra nhanh nghĩa vụ và thông báo từ cơ quan thuế quản lý.
Cách cơ quan hải quan nhìn một gói hàng mua lẻ, các khoản thuế của bưu kiện được giải thích ở bài hàng mua online giá trị nhỏ.
Câu hỏi thường gặp
Chỉ order hộ và thu phí dịch vụ, không ôm hàng, có phải đăng ký kinh doanh không?
Phí order là thu nhập từ hoạt động kinh doanh dịch vụ, nên vẫn thuộc diện phải khai thuế khi làm thường xuyên. Người nhận hàng và chịu thuế khâu nhập khi đó là người mua cuối, nên thông tin người nhận trên bưu kiện phải đúng là người mua đó.
Hộ kinh doanh có được đứng tên tờ khai nhập khẩu không?
Được. Hộ kinh doanh có mã số thuế có thể làm thủ tục nhập khẩu hàng hoá phục vụ kinh doanh. Cần chữ ký số để tự khai hoặc thuê đại lý làm thủ tục hải quan.
Hàng tồn cũ nhận qua bưu kiện trước đây giờ xử lý sao?
Hàng đã về trước đó theo đường cá nhân không có tờ khai thương mại, nên khó chứng minh nguồn gốc khi bán. Nên hỏi người hỗ trợ có chuyên môn về hướng xử lý phù hợp với số lượng tồn, thay vì tiếp tục trộn chung với hàng nhập chính ngạch.
Mua trên sàn nước ngoài không có hoá đơn thương mại thì khai trị giá thế nào?
Dùng xác nhận đơn hàng và chứng từ thanh toán thể hiện giá thực trả, cộng các khoản phải cộng theo quy định về trị giá hải quan như cước vận chuyển tới Việt Nam. Khi mua theo lô lớn, nên yêu cầu người bán phát hành hoá đơn thương mại.
Nhập chính ngạch có làm giá bán cao hơn đối thủ bán hàng bưu kiện không?
Có thể cao hơn ở vài mặt hàng, nhưng đổi lại có giấy tờ nguồn gốc, bán được trên sàn yêu cầu giấy tờ, bán sỉ được cho cửa hàng khác. Tính cả rủi ro hàng bị giữ, bị tịch thu khi đi đường bưu kiện thì chênh lệch thường nhỏ hơn cảm giác ban đầu.
Tờ khai nhập khẩu có dùng thay hoá đơn đầu vào không?
Tờ khai và chứng từ nộp thuế khâu nhập là chứng từ của hàng nhập khẩu, dùng làm căn cứ ghi nhận giá vốn và thuế giá trị gia tăng khâu nhập theo quy định. Hàng mua lại từ người nhập khẩu khác trong nước thì cần hoá đơn của người bán.
