Tự chứng nhận xuất xứ là việc người xuất khẩu, người sản xuất, hoặc ở một số hiệp định là người nhập khẩu, tự khai hàng đạt xuất xứ trên hoá đơn hoặc một chứng từ thương mại, thay vì xin C/O từ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Đổi lại cho sự tiện lợi đó, doanh nghiệp phải giữ đủ hồ sơ chứng minh hàng đạt quy tắc xuất xứ trong suốt thời hạn lưu trữ, và trả lời được khi nước nhập khẩu hỏi.
Tóm gọn: hồ sơ phải giữ là bộ tài liệu cho phép một người ngoài dựng lại được hàng được làm từ nguyên liệu gì, nguyên liệu đó từ đâu, qua những công đoạn nào và vì sao đạt tiêu chí. Thiếu mắt xích nào, ưu đãi của người mua có thể bị từ chối, và uy tín của người xuất khẩu đi theo.
Tự chứng nhận khác C/O do cơ quan cấp ở chỗ nào
| C/O do cơ quan, tổ chức cấp | Tự chứng nhận | |
|---|---|---|
| Ai xác nhận | Cơ quan, tổ chức cấp C/O kiểm tra hồ sơ rồi cấp | Doanh nghiệp tự khai, không ai kiểm trước |
| Thời gian | Phụ thuộc thủ tục cấp | Lập ngay trên chứng từ thương mại |
| Hình thức | Mẫu C/O theo hiệp định | Lời khai theo nội dung hoặc câu chữ hiệp định quy định |
| Rủi ro sai | Có một lớp kiểm tra trước | Doanh nghiệp chịu trọn; sai phát hiện muộn, khi đã có nhiều lô |
| Xác minh | Thường qua cơ quan cấp | Có hiệp định cho phép nước nhập khẩu hỏi thẳng doanh nghiệp, thậm chí đến kiểm tra cơ sở |
Không phải hiệp định nào cũng có tự chứng nhận, và không phải hiệp định nào có tự chứng nhận cũng áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Việc đầu tiên là đọc chương quy tắc xuất xứ của đúng hiệp định định dùng.
Ai được tự chứng nhận
Các hiệp định mà Việt Nam tham gia chia thành mấy kiểu:
- Cần được chấp thuận hoặc đăng ký trước: doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện, nộp hồ sơ và được cơ quan có thẩm quyền công nhận là nhà xuất khẩu đủ điều kiện, hoặc được cấp mã số đăng ký, mới được tự khai.
- Mở cho người xuất khẩu, người sản xuất mà không cần chấp thuận trước, miễn tuân thủ nội dung tối thiểu của lời khai và nghĩa vụ lưu hồ sơ.
- Cho phép cả người nhập khẩu tự chứng nhận dựa trên thông tin từ người xuất khẩu, người sản xuất, có khi theo lộ trình.
- Chỉ cho phép với lô hàng giá trị nhỏ hoặc trong một số trường hợp đặc biệt.
Cách phân loại trên là khái quát. Điều kiện chi tiết, đối tượng và lộ trình của từng hiệp định nằm trong văn bản hướng dẫn quy tắc xuất xứ do Bộ Công Thương ban hành và có thể thay đổi, nên tra trực tiếp trước khi làm.
Lời khai gồm những gì
Hiệp định thường quy định theo một trong hai cách: một câu khai mẫu phải chép đúng, hoặc một danh mục thông tin tối thiểu. Thông tin hay có:
- Người xuất khẩu, người sản xuất, người nhập khẩu và cách liên hệ.
- Mô tả hàng, mã HS ở cấp sáu số, đủ để nhận diện hàng trên chứng từ.
- Tiêu chí xuất xứ mà hàng đáp ứng.
- Mã số đăng ký hoặc mã số chấp thuận nếu hiệp định yêu cầu.
- Thời gian áp dụng nếu là lời khai cho nhiều lô hàng giống nhau.
- Chữ ký, tên người khai, ngày khai.
Lỗi hay gặp là dùng chung một câu khai cho mọi thị trường. Câu chữ của hiệp định này không dùng được cho hiệp định khác, và thiếu một thông tin bắt buộc là đủ để người mua bị từ chối ưu đãi.
Trước khi ký: tự chứng minh hàng đạt tiêu chí
Lời khai chỉ là câu kết luận. Phần việc thật nằm ở bảng chứng minh phía sau, làm cho từng mã sản phẩm:
- Định mức nguyên liệu: mỗi đơn vị sản phẩm dùng những nguyên liệu gì, bao nhiêu, mã HS của từng nguyên liệu.
- Nguồn gốc từng nguyên liệu: nhập từ nước nào, có xuất xứ từ nước thành viên hay không; nguyên liệu mua trong nước thì có bản khai báo của nhà cung cấp về xuất xứ.
- Tính toán theo tiêu chí: nếu tiêu chí là chuyển đổi mã HS, bảng so sánh mã nguyên liệu không có xuất xứ với mã sản phẩm; nếu là hàm lượng giá trị, bảng tính theo đúng công thức hiệp định, có giá mua nguyên liệu, chi phí, giá xuất xưởng.
- Công đoạn sản xuất: quy trình, xác nhận công đoạn không thuộc nhóm gia công đơn giản.
Bảng chứng minh phải cập nhật khi đổi nhà cung cấp nguyên liệu, đổi giá mua đáng kể hoặc đổi công thức sản phẩm. Hàm lượng giá trị có thể tụt dưới ngưỡng chỉ vì giá một nguyên liệu nhập tăng mạnh trong quý.
Bộ hồ sơ lưu trữ
| Nhóm hồ sơ | Gồm | Để trả lời câu hỏi |
|---|---|---|
| Chứng từ bán hàng | Hợp đồng, hoá đơn có lời khai, tờ khai xuất khẩu, vận đơn | Lô nào, bán cho ai, đi đường nào |
| Chứng từ nguyên liệu | Hoá đơn mua, tờ khai nhập khẩu, C/O của nguyên liệu nhập, khai báo xuất xứ của nhà cung cấp trong nước | Nguyên liệu từ đâu, có xuất xứ không |
| Chứng từ sản xuất | Định mức, lệnh sản xuất, phiếu xuất kho nguyên liệu, nhập kho thành phẩm | Đã sản xuất ở đâu, dùng nguyên liệu nào |
| Bảng tính xuất xứ | Bảng chuyển đổi mã HS hoặc bảng tính hàm lượng giá trị, có ngày lập, người lập | Vì sao đạt tiêu chí |
| Hồ sơ chi phí | Bảng giá thành, chi phí nhân công, chi phí chung phân bổ | Số liệu trong bảng tính lấy từ đâu |
Thời hạn lưu theo quy định của từng hiệp định và văn bản hướng dẫn; khi hai thời hạn khác nhau, theo thời hạn dài hơn và không ngắn hơn thời hạn lưu chứng từ kế toán theo Luật Kế toán.
Khi nước nhập khẩu gửi câu hỏi xác minh
Xác minh có thể đến dưới dạng bảng câu hỏi, yêu cầu cung cấp tài liệu, hoặc đề nghị đến kiểm tra cơ sở sản xuất. Cách xử lý:
- Ghi nhận hạn trả lời ngay và giao một đầu mối chịu trách nhiệm.
- Trả lời đúng câu hỏi, kèm tài liệu đánh số, có bảng dẫn chiếu. Không gửi dư tài liệu không liên quan.
- Giữ bản sao mọi thứ đã gửi và ngày gửi.
- Báo cho người nhập khẩu để họ biết tình trạng lô hàng của họ.
- Nếu phát hiện lời khai sai, chủ động thông báo cho người nhập khẩu và cơ quan có thẩm quyền theo quy định, điều chỉnh các lô đang lưu thông.
Không trả lời hoặc trả lời quá hạn thường dẫn tới việc nước nhập khẩu từ chối ưu đãi, không chỉ cho một lô mà có thể cho mọi lô cùng lời khai.
Những sai lầm hay gặp ở doanh nghiệp mới tự chứng nhận
- Khai theo cảm giác “hàng làm ở Việt Nam” mà không có bảng tính. Hàng sản xuất ở Việt Nam chưa chắc đạt xuất xứ theo hiệp định, nhất là khi nguyên liệu chính nhập từ nước ngoài khối.
- Dùng một bảng tính cho cả dòng sản phẩm. Hai mã sản phẩm khác màu, khác cỡ có thể dùng nguyên liệu khác nhau; mỗi mã cần kết luận riêng.
- Không cập nhật khi đổi nhà cung cấp. Nguyên liệu trước mua trong nước có khai báo xuất xứ, nay chuyển sang nhập khẩu từ nước ngoài khối mà lời khai vẫn giữ nguyên.
- Để hồ sơ rải rác ở phòng mua hàng, phòng kế toán, phòng sản xuất. Khi bị hỏi mới gom, thường thiếu và chậm.
- Giao việc khai cho nhân viên chứng từ mà không có người hiểu quy tắc xuất xứ duyệt lại. Người lập hoá đơn biết chép câu khai, không biết câu khai có đúng hay không.
Cách làm an toàn là coi mỗi lời khai như một kết luận có người ký chịu trách nhiệm, có bảng tính đính kèm, có ngày rà soát lại định kỳ.
Khi người nhập khẩu Việt Nam nhận lời khai tự chứng nhận
Chiều ngược lại cũng cần cẩn thận. Nhận hàng kèm lời khai tự chứng nhận của đối tác nước ngoài, người nhập khẩu nên soát:
- Hiệp định có cho phép hình thức này với đối tượng đó không, lời khai có đủ nội dung bắt buộc không.
- Mã số đăng ký hoặc mã số chấp thuận của người xuất khẩu, nếu hiệp định yêu cầu, có tra được không.
- Thông tin trên lời khai có khớp hoá đơn, vận đơn và hàng thật không.
Nên ghi vào hợp đồng nghĩa vụ của người bán phải hợp tác khi bị xác minh và chịu trách nhiệm nếu lời khai sai. Tự tra: cổng thông tin về hiệp định thương mại tự do của Bộ Công Thương cho văn bản quy tắc xuất xứ; cổng thông tin điện tử của hải quan cho hướng dẫn kiểm tra chứng từ chứng nhận xuất xứ khi nhập khẩu.
Câu hỏi thường gặp
Tự chứng nhận có rẻ và nhanh hơn C/O không?
Nhanh hơn ở khâu lập chứng từ, nhưng không hẳn rẻ hơn. Chi phí chuyển sang khâu dựng và lưu hồ sơ chứng minh, cùng rủi ro nếu khai sai mà không có lớp kiểm tra trước.
Doanh nghiệp thương mại, không tự sản xuất có tự chứng nhận được không?
Tuỳ hiệp định. Có hiệp định cho phép người xuất khẩu không phải nhà sản xuất tự khai dựa trên thông tin nhà sản xuất cung cấp, nhưng người khai vẫn phải có đủ căn cứ để chứng minh khi bị hỏi.
Một lời khai có dùng được cho nhiều lô hàng không?
Một số hiệp định cho phép lời khai cho nhiều lô hàng giống hệt nhau trong một khoảng thời gian nhất định. Nếu dùng hình thức này, bảng chứng minh phải còn đúng cho toàn bộ thời gian đó.
Nhà cung cấp nguyên liệu trong nước không chịu ký khai báo xuất xứ thì sao?
Khi đó nguyên liệu đó thường phải coi là không có xuất xứ trong bảng tính. Nên đưa yêu cầu cung cấp khai báo xuất xứ vào điều khoản mua hàng ngay từ đầu.
Tự khai sai do nhầm có bị xử lý không?
Hậu quả trực tiếp là người mua mất ưu đãi và có thể bị truy thu ở nước nhập khẩu; người khai có thể bị hạn chế quyền tự chứng nhận. Chủ động phát hiện và thông báo sớm luôn tốt hơn để nước nhập khẩu tự tìm ra.
