Khi hải quan không chấp nhận C/O, lô hàng vẫn được thông quan nhưng không được hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt theo hiệp định; doanh nghiệp nộp thuế theo mức ưu đãi thông thường hoặc mức thông thường tuỳ nước xuất xứ. Nếu sau đó sửa được chứng từ, nộp được C/O hợp lệ thay thế trong thời hạn quy định hoặc kết quả xác minh từ nước xuất khẩu khẳng định C/O đúng, phần thuế chênh lệch trở thành tiền thuế nộp thừa và được xử lý hoàn hoặc bù trừ.
Nói cách khác, bị từ chối C/O là chuyện của thời điểm hơn là chuyện mất hẳn. Việc cần làm là xác định ngay đó là lỗi có thể sửa, lỗi cần xác minh hay lỗi khiến hàng thật sự không đạt xuất xứ, vì ba loại này đi ba đường khác nhau.
Từ chối và xác minh: hai việc khác nhau
| Từ chối C/O | Xác minh C/O | |
|---|---|---|
| Khi nào | Hải quan có căn cứ rõ ràng C/O không hợp lệ hoặc không khớp với hàng | Hải quan nghi ngờ tính xác thực hoặc tính chính xác nhưng chưa đủ kết luận |
| Làm gì tiếp | Thông báo lý do từ chối cho người nhập khẩu | Gửi đề nghị xác minh tới cơ quan, tổ chức cấp C/O hoặc người xuất khẩu ở nước xuất khẩu |
| Hàng hoá | Thông quan theo thuế suất không ưu đãi đặc biệt | Thường được thông quan, nộp thuế theo mức không ưu đãi đặc biệt trong lúc chờ kết quả |
| Cửa lấy lại ưu đãi | Nộp C/O thay thế, C/O đã sửa đúng cách trong thời hạn cho phép | Kết quả xác minh khẳng định C/O hợp lệ |
Đọc kỹ văn bản của hải quan để biết đang ở trường hợp nào. Nhiều người nhận thông báo xác minh lại tưởng bị từ chối, vội xin một C/O khác, làm hồ sơ rối hơn.
Những lý do hay gặp khiến C/O không được chấp nhận
- Thông tin không khớp chứng từ khác: số hoá đơn, ngày hoá đơn, tên người xuất khẩu, người nhận hàng, số lượng, trọng lượng lệch với hoá đơn và vận đơn.
- Mô tả hàng không khớp hàng thật hoặc không đủ để nhận diện hàng trên tờ khai.
- Tiêu chí xuất xứ ghi sai hoặc không phù hợp với mã HS và quy tắc cụ thể mặt hàng của hiệp định.
- Hình thức không đúng mẫu: thiếu ô bắt buộc, tẩy xoá không đúng cách, không đánh dấu khi C/O cấp sau ngày giao hàng.
- Con dấu, chữ ký không khớp với mẫu mà nước xuất khẩu đã thông báo.
- Vận chuyển không đáp ứng: hàng đi qua nước thứ ba mà không chứng minh được vẫn nằm dưới giám sát hải quan, không qua công đoạn nào ngoài những gì hiệp định cho phép.
- Nộp muộn quá thời hạn cho phép nộp bổ sung mà không có lý do chính đáng.
Nhóm đầu và nhóm hình thức thường sửa được. Nhóm tiêu chí xuất xứ và vận chuyển mới là nhóm có thể làm mất ưu đãi thật sự.
Sai sót nhỏ không đương nhiên làm mất ưu đãi
Nhiều hiệp định có điều khoản về sai sót nhỏ: khác biệt nhỏ giữa C/O và chứng từ khác, lỗi đánh máy, khác biệt về mã HS giữa nước xuất khẩu và nước nhập khẩu mà không làm thay đổi xuất xứ của hàng, thì không phải lý do để từ chối nếu hàng thật sự khớp với C/O. Phạm vi “sai sót nhỏ” mỗi hiệp định diễn đạt khác nhau, nên cần đọc đúng chương quy tắc xuất xứ của hiệp định đang áp dụng.
Khi cho rằng lỗi thuộc loại này, nên giải trình bằng văn bản, kèm:
- Bảng đối chiếu từng ô trên C/O với hoá đơn, vận đơn, phiếu đóng gói.
- Chỉ rõ chỗ khác biệt và vì sao khác biệt đó không làm thay đổi việc nhận diện hàng.
- Trích dẫn điều khoản về sai sót nhỏ trong hiệp định hoặc văn bản hướng dẫn.
Giải trình gọn, có bảng đối chiếu thường thuyết phục hơn nhiều so với một đoạn văn dài khẳng định “hàng đúng xuất xứ”.
Giải phóng hàng trong lúc chờ và giữ quyền lấy lại chênh lệch
Hàng nằm cảng tốn tiền lưu bãi mỗi ngày, nên thường nên thông quan trước theo mức thuế không ưu đãi đặc biệt, rồi xử lý C/O song song. Việc cần nhớ:
- Khai trên tờ khai đúng tình trạng: có C/O đang xử lý, hoặc sẽ nộp bổ sung sau, theo hướng dẫn trên hệ thống khai hải quan điện tử. Khai thiếu bước này có thể làm mất quyền nộp bổ sung.
- Theo dõi thời hạn nộp bổ sung C/O theo quy định hiện hành; đặt nhắc việc ngay từ ngày đăng ký tờ khai.
- Khi đã có C/O hợp lệ hoặc kết quả xác minh thuận lợi, khai bổ sung để áp lại thuế suất ưu đãi đặc biệt, rồi đề nghị xử lý phần thuế nộp thừa theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14.
- Phần thuế giá trị gia tăng khâu nhập cũng thay đổi theo trị giá tính thuế mới, nhớ báo kế toán điều chỉnh.
Nếu hàng thuộc diện được giải phóng hàng khi chưa hoàn tất nộp thuế, hoặc có bảo lãnh, cũng có thể tận dụng để giảm áp lực dòng tiền. Hỏi đơn vị hải quan nơi mở tờ khai để làm đúng thủ tục.
Ví dụ giả định: lô hàng có hoá đơn do bên thứ ba phát hành
Giả sử một doanh nghiệp nhập vải từ một nhà máy ở nước thành viên hiệp định, nhưng hợp đồng ký và hoá đơn phát hành bởi một công ty thương mại đặt ở nước khác. C/O do nước sản xuất cấp, ghi đúng hàng, đúng hành trình, nhưng ô ghi chú về hoá đơn bên thứ ba bị bỏ trống và số hoá đơn trên C/O là số hoá đơn của nhà máy chứ không phải hoá đơn người nhập khẩu nhận được.
Hải quan không chấp nhận C/O vì thông tin hoá đơn không khớp. Hướng xử lý hợp lý:
- Thông quan trước, nộp thuế theo mức không ưu đãi đặc biệt, khai rõ C/O đang được xử lý.
- Đọc quy định về hoá đơn bên thứ ba của hiệp định: hiệp định đó có cho phép không, C/O phải thể hiện điều gì.
- Đề nghị công ty thương mại và nhà máy phối hợp xin cơ quan cấp phát hành C/O thay thế hoặc sửa đúng cách, thể hiện việc hoá đơn do bên thứ ba phát hành.
- Nộp C/O thay thế trong thời hạn cho phép, khai bổ sung và đề nghị xử lý phần thuế chênh lệch.
Điểm rút ra: với mọi đơn hàng đi qua công ty thương mại trung gian, ghi chú về hoá đơn bên thứ ba phải là mục soát bắt buộc trước khi hàng lên tàu, không phải khi hàng đã tới cảng.
Việc cần làm ngay khi nhận thông báo
- Xác định loại vấn đề: từ chối hay xác minh, lỗi hình thức hay lỗi tiêu chí.
- Gửi ngay cho người xuất khẩu bản chụp C/O kèm lý do hải quan nêu, đề nghị họ liên hệ cơ quan cấp để sửa hoặc cấp thay thế nếu là lỗi hình thức.
- Thu thập chứng từ vận tải nếu vấn đề liên quan đến hành trình: vận đơn chở suốt, chứng từ của hải quan nơi hàng quá cảnh hoặc chuyển tải.
- Đối chiếu tiêu chí xuất xứ với quy tắc cụ thể mặt hàng; nếu nghi hàng không đạt, hỏi thẳng người xuất khẩu về nguyên liệu và công đoạn sản xuất.
- Tính số thuế chênh lệch để quyết định có đáng theo đuổi hay không, và báo bộ phận bán hàng nếu giá vốn thay đổi.
Nhiều doanh nghiệp mất ưu đãi không phải vì hàng không đạt xuất xứ, mà vì để người xuất khẩu trả lời chậm quá thời hạn. Đặt hạn nội bộ ngắn hơn hạn của hải quan.
Phòng ngừa: soát C/O trước khi hàng cập cảng
Với nhà cung cấp mới hoặc mặt hàng mới, đề nghị họ gửi bản nháp C/O hoặc bản chụp trước khi gửi bản chính. Soát theo bảng dưới:
| Ô cần soát | Đối chiếu với |
|---|---|
| Người xuất khẩu, người nhận hàng | Hợp đồng, hoá đơn |
| Phương tiện, hành trình | Vận đơn, lịch tàu, cảng chuyển tải nếu có |
| Mô tả hàng, số lượng, trọng lượng | Hoá đơn, phiếu đóng gói |
| Mã HS | Mã dự kiến khai tại Việt Nam, ít nhất sáu số đầu |
| Tiêu chí xuất xứ | Quy tắc cụ thể mặt hàng của hiệp định định áp dụng |
| Số, ngày hoá đơn | Hoá đơn thương mại; nếu hoá đơn do bên thứ ba phát hành thì ô ghi chú tương ứng |
Soát trước năm phút tiết kiệm được cả tuần chờ sửa C/O. Nguyên tắc chọn mẫu C/O theo hiệp định có ở bài C/O khi nào cần, loại nào cho hiệp định nào.
Tự kiểm tra ở đâu
- Hệ thống khai hải quan điện tử: thông báo về C/O, kết quả kiểm tra, trạng thái tờ khai, thời điểm đăng ký tờ khai để tính hạn.
- Cổng thông tin điện tử của hải quan: văn bản hướng dẫn kiểm tra xuất xứ, mẫu con dấu và chữ ký đã được thông báo với một số hiệp định.
- Cổng thông tin về hiệp định thương mại tự do của Bộ Công Thương: văn bản quy tắc xuất xứ từng hiệp định, quy tắc cụ thể mặt hàng.
- Tài khoản nộp thuế điện tử với hải quan: số thuế đã nộp theo từng tờ khai, để làm căn cứ khi đề nghị xử lý tiền nộp thừa.
Câu hỏi thường gặp
Hải quan từ chối C/O thì lô hàng có bị giữ lại không?
Thông thường không. Lô hàng vẫn thông quan được nếu đáp ứng các điều kiện khác, chỉ là tính thuế theo mức không ưu đãi đặc biệt. Hàng chỉ bị giữ nếu có vấn đề khác như chính sách quản lý, kiểm tra chuyên ngành hoặc nghi vấn khai sai.
Người xuất khẩu nói C/O cấp sau vẫn dùng được, có đúng không?
Nhiều hiệp định cho phép cấp C/O sau ngày giao hàng, nhưng C/O đó phải được đánh dấu hoặc ghi chú đúng theo quy định của hiệp định. Thiếu dấu hiệu này là lý do từ chối phổ biến.
Xác minh C/O mất bao lâu?
Tuỳ hiệp định và tốc độ trả lời của nước xuất khẩu. Doanh nghiệp không kiểm soát được thời gian này, nên nên thông quan trước và theo dõi kết quả thay vì để hàng nằm cảng chờ.
Mã HS trên C/O khác mã khai ở Việt Nam có bị từ chối không?
Không đương nhiên. Khác biệt ở cấp tám số giữa hai danh mục là chuyện bình thường. Điều quan trọng là hàng trên C/O đúng là hàng trên tờ khai và tiêu chí xuất xứ phù hợp với quy tắc áp dụng cho mặt hàng đó.
Đã nộp thuế không ưu đãi rồi, bao lâu sau vẫn còn đòi lại được chênh lệch?
Quyền đề nghị xử lý tiền thuế nộp thừa có thời hạn theo Luật Quản lý thuế, nhưng quyền nộp bổ sung C/O để hưởng ưu đãi có thời hạn riêng, thường ngắn hơn. Hạn nào đến trước thì lo hạn đó.
Nếu kết quả xác minh bất lợi thì sao?
Lô hàng không được hưởng ưu đãi đặc biệt và các lô khác dùng C/O cùng nguồn cũng có thể bị xem lại. Cần làm việc với nhà cung cấp về trách nhiệm theo hợp đồng và rà lại nguồn hàng cho các đơn sau.
