Tiền thuế nhập khẩu nộp thừa được xử lý theo hai cách: hoàn trả về tài khoản của người nộp thuế, hoặc bù trừ vào khoản thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt còn nợ hay phải nộp tiếp theo. Cơ sở là Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14, áp dụng chung cho cả thuế do cơ quan hải quan quản lý. Nhưng trước khi chọn cách nào, phải có căn cứ để hệ thống ghi nhận là thừa: tờ khai đã được khai bổ sung giảm số thuế, hoặc chứng từ nộp tiền đã được điều chỉnh đúng.
Nhiều doanh nghiệp để số tiền thừa nằm đó nhiều năm vì không biết nó thừa, hoặc biết nhưng nghĩ thủ tục rườm rà. Với doanh nghiệp nhập khẩu đều đặn, chọn bù trừ vào các lô sau thường là cách nhanh nhất để lấy lại tiền.
Tiền thừa đến từ đâu
| Nguồn | Ví dụ | Căn cứ cần sửa trước |
|---|---|---|
| Khai số thuế cao hơn phải nộp | Khai nhầm mã HS có thuế suất cao hơn, khai trị giá cao hơn thực tế | Khai bổ sung tờ khai theo quy định |
| Nộp bổ sung C/O sau khi thông quan | Nộp thuế theo mức không ưu đãi đặc biệt, sau đó nộp C/O hợp lệ trong thời hạn | Khai bổ sung áp thuế suất ưu đãi đặc biệt |
| Nộp trùng | Một tờ khai nộp hai lần qua hai kênh | Không cần sửa tờ khai; đối chiếu chứng từ nộp tiền |
| Nộp nhầm thông tin | Sai số tờ khai, sai mã số thuế, sai tài khoản thu | Đề nghị điều chỉnh thông tin nộp tiền |
| Kết quả khiếu nại, kiểm tra có lợi | Quyết định ấn định thuế được huỷ hoặc sửa giảm sau khiếu nại | Quyết định giải quyết khiếu nại |
Cần tách nhóm này khỏi các trường hợp hoàn thuế theo pháp luật thuế xuất nhập khẩu, như hàng nhập rồi tái xuất, nguyên liệu nhập kinh doanh dùng sản xuất hàng xuất khẩu, hàng thực nhập ít hơn khai. Những trường hợp đó có hồ sơ và điều kiện riêng, không đơn thuần là “nộp thừa”.
Nộp nhầm thông tin: điều chỉnh, đừng đòi hoàn
Nếu tiền đã nộp đúng số nhưng ghi sai số tờ khai, sai mã số thuế, sai tài khoản thu, thì tiền không thừa, chỉ nằm sai chỗ. Hệ quả là tờ khai đúng vẫn hiện còn nợ, tiền chậm nộp vẫn chạy, trong khi ở chỗ khác lại hiện thừa.
Cách xử lý đúng là đề nghị điều chỉnh thông tin nộp tiền để khoản đã nộp được hạch toán vào đúng tờ khai, thay vì xin hoàn khoản sai rồi nộp lại khoản đúng. Làm ngay khi phát hiện, kèm:
- Chứng từ nộp tiền, sao kê ngân hàng thể hiện giao dịch.
- Thông tin tờ khai đúng và thông tin đã ghi sai.
- Văn bản đề nghị điều chỉnh theo hướng dẫn của cơ quan hải quan.
Nếu tiền chậm nộp đã phát sinh trên tờ khai đúng chỉ vì nộp nhầm thông tin, hỏi cơ quan hải quan về việc điều chỉnh tương ứng khi thông tin nộp tiền được sửa.
Hoàn hay bù trừ: chọn theo dòng tiền
| Hoàn trả | Bù trừ | |
|---|---|---|
| Tiền đi đâu | Về tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp | Trừ vào khoản đang nợ hoặc khoản phải nộp của các tờ khai sau |
| Hợp với ai | Doanh nghiệp không còn nhập khẩu, hoặc số thừa lớn cần tiền mặt | Doanh nghiệp nhập đều đặn, có khoản phải nộp liên tục |
| Thủ tục | Hồ sơ đề nghị hoàn, có thể qua kiểm tra trước hoặc sau khi hoàn | Hồ sơ đề nghị bù trừ, thường gọn hơn |
| Lưu ý | Nếu đang nợ thuế, khoản thừa sẽ được bù trừ vào nợ trước khi hoàn phần còn lại | Chỉ bù trừ trong phạm vi quy định cho phép |
Lưu ý thêm: nợ thuế ở cơ quan hải quan và nợ thuế ở cơ quan thuế nội địa là hai sổ khác nhau, nhưng quy định về bù trừ giữa các khoản thu ngân sách có thể cho phép xử lý chéo trong một số trường hợp. Nếu doanh nghiệp vừa thừa ở bên này vừa nợ ở bên kia, hỏi cả hai cơ quan trước khi nộp thêm tiền.
Trình tự làm hồ sơ
- Xác định số thừa: đối chiếu tài khoản nộp thuế với hải quan, liệt kê từng tờ khai có số đã nộp lớn hơn số phải nộp.
- Sửa căn cứ: khai bổ sung tờ khai, nộp C/O bổ sung, hoặc đề nghị điều chỉnh thông tin nộp tiền, tuỳ nguồn gốc khoản thừa.
- Chờ hệ thống ghi nhận số thừa sau khi căn cứ được chấp nhận.
- Lập văn bản đề nghị hoàn hoặc bù trừ theo mẫu tại văn bản hướng dẫn hiện hành, ghi rõ tờ khai, số tiền, hình thức xử lý, tài khoản nhận nếu hoàn.
- Nộp hồ sơ qua hệ thống điện tử hoặc tại cơ quan hải quan nơi quản lý khoản thu, theo hướng dẫn.
- Theo dõi kết quả: quyết định hoàn hoặc bù trừ, và kiểm tra lại tài khoản nộp thuế.
Quyền đề nghị xử lý tiền thuế nộp thừa có thời hạn theo Luật Quản lý thuế. Số tiền nhỏ để lâu thường bị quên hẳn, nên rà định kỳ mỗi quý.
Ví dụ giả định: C/O về muộn và một lệnh nộp trùng
Giả sử trong một quý, một doanh nghiệp nhập khẩu gặp hai chuyện:
- Lô thứ nhất: C/O về sau hàng, doanh nghiệp đã khai trên tờ khai là sẽ nộp bổ sung, nộp thuế theo mức không ưu đãi đặc biệt để lấy hàng. Hai tuần sau C/O về, hợp lệ.
- Lô thứ hai: kế toán nộp thuế qua ngân hàng, đồng thời bộ phận xuất nhập khẩu cũng nộp qua kênh khác cho cùng tờ khai.
Cách xử lý:
- Lô thứ nhất: nộp C/O bổ sung và khai bổ sung áp thuế suất ưu đãi đặc biệt trong thời hạn. Sau khi được chấp nhận, phần chênh lệch hiện là số thừa trên tài khoản nộp thuế.
- Lô thứ hai: không cần sửa tờ khai; đối chiếu hai chứng từ nộp tiền, xác nhận khoản trùng hiện là số thừa.
- Doanh nghiệp vẫn nhập đều đặn, nên gộp hai khoản thừa vào một văn bản đề nghị bù trừ cho các tờ khai tiếp theo.
- Kế toán điều chỉnh thuế giá trị gia tăng đầu vào tương ứng với phần thuế giá trị gia tăng khâu nhập của lô thứ nhất.
Bài học của lô thứ hai là nội bộ: một tờ khai, một người nộp. Hai bộ phận cùng có quyền nộp thuế mà không có sổ chung là nguồn nộp trùng phổ biến.
Ảnh hưởng tới thuế giá trị gia tăng và sổ kế toán
Khi thuế nhập khẩu thay đổi, thuế giá trị gia tăng khâu nhập cũng thay đổi theo, vì trị giá tính thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế nhập khẩu. Cần báo phòng kế toán:
- Phần thuế nhập khẩu được hoàn hoặc bù trừ làm giảm giá gốc hàng nhập khẩu hoặc được ghi nhận theo chính sách kế toán của doanh nghiệp.
- Phần thuế giá trị gia tăng khâu nhập được hoàn tương ứng: nếu trước đó đã khấu trừ, phải điều chỉnh giảm số thuế đầu vào đã khấu trừ, tránh vừa khấu trừ vừa được hoàn.
- Lưu quyết định hoàn, bù trừ cùng bộ hồ sơ tờ khai gốc.
Đây là chỗ hay lệch khi quyết toán: bộ phận xuất nhập khẩu lấy lại tiền thuế, bộ phận kế toán không biết, số thuế giá trị gia tăng đầu vào vẫn giữ nguyên.
Tự kiểm tra ở đâu
- Tài khoản nộp thuế điện tử với hải quan: số đã nộp, số phải nộp, số thừa theo từng tờ khai.
- Hệ thống khai hải quan điện tử: tình trạng khai bổ sung, thông báo chấp nhận.
- Sao kê ngân hàng của tài khoản dùng nộp thuế: đối chiếu từng lệnh nộp với tờ khai.
- Đơn vị hải quan quản lý: hướng dẫn mẫu văn bản đề nghị và kênh nộp hồ sơ hiện hành.
Quy trình tương tự với hàng tái xuất có ở bài hàng nhập khẩu rồi tái xuất: điều kiện hoàn thuế nhập khẩu.
Câu hỏi thường gặp
Nộp thừa thuế nhập khẩu có được trả lãi không?
Nguyên tắc chung là tiền thuế nộp thừa do người nộp thuế tự nộp dư không phát sinh lãi. Luật Quản lý thuế có quy định về việc trả tiền lãi trong một số trường hợp hoàn chậm do lỗi của cơ quan quản lý; tra quy định hiện hành nếu gặp trường hợp này.
Có thể dùng tiền thừa ở tờ khai này để nộp cho tờ khai hôm nay không?
Được, qua đề nghị bù trừ. Nhưng việc bù trừ cần thời gian xử lý; nếu hàng cần thông quan gấp, thường vẫn phải nộp tiền cho tờ khai mới rồi xử lý khoản thừa sau.
Khai bổ sung giảm thuế có bị hải quan kiểm tra không?
Có thể. Khai bổ sung làm giảm số thuế thường được xem xét kỹ hơn khai bổ sung tăng, nên hồ sơ chứng minh phải đầy đủ ngay từ đầu.
Doanh nghiệp đã giải thể thì tiền thừa đi đâu?
Tiền thừa nên được xử lý trước khi hoàn tất giải thể, cùng lúc với việc chốt nghĩa vụ thuế. Sau khi pháp nhân chấm dứt, việc nhận lại tiền trở nên rất khó.
Số tiền thừa nhỏ có đáng làm không?
Với doanh nghiệp nhập đều đặn, đề nghị bù trừ gộp nhiều khoản nhỏ một lần là cách tiết kiệm công sức. Với doanh nghiệp không còn nhập, cân nhắc chi phí làm hồ sơ so với số tiền.
Hàng thực nhập ít hơn số khai trên tờ khai có phải là nộp thừa không?
Đây thường là một trường hợp hoàn thuế riêng theo pháp luật thuế xuất nhập khẩu, với điều kiện và hồ sơ chứng minh việc hàng thực nhập ít hơn, chẳng hạn biên bản giám định, xác nhận của hãng vận chuyển. Nên xử lý theo đúng trường hợp đó thay vì chỉ đề nghị hoàn tiền nộp thừa.
Nộp nhầm vào tài khoản thu của cơ quan thuế nội địa thì làm sao?
Đây là nộp nhầm thông tin khoản thu. Liên hệ cơ quan nhận nhầm để đề nghị điều chỉnh hoặc chuyển khoản thu theo quy định, kèm chứng từ nộp tiền và thông tin tờ khai hải quan đúng.
