Nguyên liệu đã nhập theo loại hình kinh doanh và đã nộp thuế nhập khẩu, nếu sau đó thực sự được đưa vào sản xuất hàng hoá rồi xuất khẩu, thì phần thuế nhập khẩu tương ứng với lượng nguyên liệu nằm trong sản phẩm đã xuất được xét hoàn theo Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu. Điều kiện cốt lõi là chứng minh được ba thứ nối với nhau: nguyên liệu nhập theo tờ khai nào, đã dùng bao nhiêu để làm ra sản phẩm, và sản phẩm đó đã xuất đi theo tờ khai xuất nào.
Tình huống hay gặp ở doanh nghiệp nhỏ: nhập một lô vải, một lô hạt nhựa hay linh kiện để bán trong nước hoặc làm hàng nội địa, nộp thuế đủ; vài tháng sau có khách nước ngoài đặt hàng và xưởng dùng luôn số nguyên liệu tồn. Không ai nghĩ tới hoàn thuế cho tới khi cuối năm kế toán nhìn lại khoản thuế nhập khẩu đã nộp. Làm được, nhưng hồ sơ phải dựng từ đầu nếu không ghi chép ngay lúc xuất kho.
Vì sao được hoàn: nguyên liệu sản xuất xuất khẩu vốn thuộc diện miễn
Theo Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, nguyên liệu, vật tư, linh kiện nhập để sản xuất hàng xuất khẩu thuộc diện được miễn thuế nhập khẩu khi đáp ứng điều kiện. Doanh nghiệp nào biết trước mục đích thì khai loại hình sản xuất xuất khẩu ngay từ khi nhập và không phải nộp. Doanh nghiệp nhập theo loại hình kinh doanh đã nộp thuế vì lúc đó chưa có mục đích xuất khẩu; khi mục đích thay đổi và sản phẩm đã xuất thật, luật cho phép xét hoàn phần đã nộp.
Hai hướng này khác nhau ở thời điểm chứng minh:
| Cách nhập | Thuế nhập khẩu | Việc phải chứng minh |
|---|---|---|
| Khai sản xuất xuất khẩu ngay từ đầu | Không nộp, theo dõi miễn | Cơ sở sản xuất, định mức, báo cáo quyết toán nhập – xuất – tồn |
| Khai kinh doanh, sau mới dùng sản xuất xuất khẩu | Đã nộp, xin hoàn sau khi xuất sản phẩm | Như trên, cộng thêm việc tách được phần nguyên liệu nào đã vào hàng xuất |
Thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu là chuyện riêng: đã nộp thì theo dõi như thuế đầu vào và xét khấu trừ theo Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15, không nằm trong hồ sơ hoàn thuế nhập khẩu.
Ba điều kiện hải quan sẽ soi
- Có cơ sở sản xuất thật. Doanh nghiệp tự sản xuất hoặc thuê gia công, có nhà xưởng, máy móc, người lao động tương xứng với sản lượng. Xưởng nhỏ không cần to, nhưng năng lực phải khớp với số hàng đã xuất.
- Sản phẩm đã thực xuất khẩu. Tờ khai xuất đã thông quan và hàng đã qua khu vực giám sát; bán cho doanh nghiệp chế xuất hoặc xuất khẩu tại chỗ thì theo đúng quy định của loại hình đó.
- Nối được nguyên liệu với sản phẩm. Định mức sử dụng nguyên liệu cho từng mã sản phẩm, và báo cáo cho thấy lượng nguyên liệu của tờ khai nhập nào đã đi vào lô hàng xuất nào.
Điều kiện thứ ba là chỗ hồ sơ của doanh nghiệp nhỏ hay hụt nhất. Kho lẫn nguyên liệu mua trong nước với nguyên liệu nhập khẩu, lẫn nhiều lô nhập của nhiều thời điểm, và sổ kho chỉ ghi “vải xanh”, không ghi thuộc tờ khai nào.
Ví dụ giả định: một lô vải, hai đơn hàng
Giả sử một xưởng may nhập một lô vải theo loại hình kinh doanh, nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT khâu nhập. Xưởng dùng một phần may áo bán trong nước. Ba tháng sau, xưởng nhận đơn áo từ khách nước ngoài và dùng phần vải còn lại.
- Phần vải đã dùng cho áo bán trong nước: không được hoàn, thuế đã nộp là đúng.
- Phần vải nằm trong số áo đã xuất khẩu, tính theo định mức: được xét hoàn phần thuế nhập khẩu tương ứng.
- Phần vải còn tồn kho: chưa hoàn, vì chưa có sản phẩm xuất.
- Vải hao hụt, vải vụn trong định mức: đi theo định mức của sản phẩm xuất khẩu; phần vượt định mức không có căn cứ để hoàn.
Muốn tách được như vậy, lúc xuất kho vải cho đơn hàng xuất khẩu, phiếu xuất kho phải ghi rõ lấy từ lô nhập nào, cho lệnh sản xuất nào. Nếu tới khi làm hồ sơ mới ngồi phân bổ ngược, số liệu thường không khớp với sổ và mất nhiều thời gian giải trình.
Hồ sơ đề nghị hoàn: gom theo chuỗi nhập – sản xuất – xuất
| Mắt xích | Giấy tờ | Hay thiếu ở đâu |
|---|---|---|
| Nhập | Tờ khai nhập khẩu loại hình kinh doanh, chứng từ nộp thuế, hoá đơn thương mại, vận đơn | Chứng từ nộp thuế của lô cũ, nhất là khi nộp gộp nhiều tờ khai |
| Cơ sở sản xuất | Thông tin nhà xưởng, máy móc, lao động; hợp đồng thuê gia công nếu thuê ngoài | Hợp đồng thuê gia công chỉ là thoả thuận miệng |
| Định mức | Định mức sử dụng nguyên liệu, tỷ lệ hao hụt cho từng mã sản phẩm | Định mức lập sau khi đã sản xuất, không khớp thực tế |
| Sản xuất | Lệnh sản xuất, phiếu xuất kho nguyên liệu, phiếu nhập kho thành phẩm | Phiếu xuất kho không ghi nguồn lô nhập |
| Xuất | Tờ khai xuất khẩu đã thông quan, hợp đồng bán, chứng từ thanh toán | Tiền hàng thu qua tài khoản không phải của doanh nghiệp |
| Báo cáo | Báo cáo quyết toán nguyên liệu nhập – xuất – tồn theo quy định | Chưa từng nộp báo cáo vì lâu nay chỉ nhập kinh doanh |
Mẫu văn bản đề nghị hoàn, danh mục hồ sơ và thời hạn giải quyết nằm ở nghị định, thông tư hướng dẫn về thuế xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan đang hiệu lực. Nên tra trên cổng thông tin của cơ quan hải quan vào đúng thời điểm nộp, vì thời hạn nộp hồ sơ tính từ khi xuất sản phẩm có giới hạn và văn bản có thể đã sửa.
Lỗi làm hồ sơ hoàn bị trả lại
- Tờ khai nhập ghi mô tả chung chung, không đối chiếu được với nguyên liệu trong định mức. Nhập “vải các loại” thì rất khó chứng minh loại vải nào đã vào mã áo nào.
- Mã hàng nguyên liệu trên tờ khai nhập và trong định mức khác nhau vì do hai người lập, mỗi người đặt một kiểu.
- Định mức không phản ánh thật: lấy định mức của khách đưa, trong khi xưởng thực tế tiêu hao nhiều hơn hoặc ít hơn. Khi kiểm tra, hải quan có thể đối chiếu với thực tế sản xuất.
- Xuất khẩu qua một công ty thương mại đứng tên người xuất: người đứng tên trên tờ khai xuất khác người đã nộp thuế nhập, phải có hợp đồng uỷ thác và chứng từ nối hai bên; thiếu mắt xích này thì hồ sơ dừng.
- Hàng xuất có lẫn nguyên liệu trong nước mà không tách: hoàn trên toàn bộ là đòi quá phần mình được.
Điều nên tránh tuyệt đối là “điều chỉnh” định mức cho cao lên để hoàn nhiều hơn. Phần đó không phải tiết kiệm thuế, mà là khai sai, và hệ quả khi kiểm tra sau hoàn nặng hơn nhiều khoản tiền được hoàn.
Lần sau: khai đúng loại hình ngay từ đầu nếu đã biết
Nếu doanh nghiệp đã có hợp đồng xuất khẩu hoặc biết chắc một phần nguyên liệu sẽ dùng cho hàng xuất, cách gọn hơn là khai loại hình sản xuất xuất khẩu cho phần đó ngay khi nhập. Không phải nộp rồi xin hoàn, không kẹt tiền. Đổi lại, doanh nghiệp phải thông báo cơ sở sản xuất, theo dõi định mức và nộp báo cáo quyết toán theo năm.
Với đơn hàng xuất khẩu lẻ tẻ, không đều, nhập kinh doanh rồi xin hoàn vẫn có thể hợp lý: đỡ phải duy trì chế độ báo cáo khi chín phần mười nguyên liệu dùng cho hàng nội địa. Cân nhắc bằng câu hỏi đơn giản: khoản thuế có thể hoàn mỗi năm có đáng công dựng hồ sơ không, và kho có tách được nguyên liệu theo lô không.
Chi tiết về điều kiện miễn thuế với loại hình sản xuất xuất khẩu và gia công nằm ở chuyên mục gia công, sản xuất xuất khẩu, chế xuất.
Tự kiểm tra ở đâu
- Hệ thống khai hải quan điện tử: danh sách tờ khai nhập loại hình kinh doanh, số thuế đã nộp theo từng tờ khai, tờ khai xuất đã thông quan.
- Cổng thông tin điện tử của cơ quan hải quan: thủ tục hoàn thuế nhập khẩu, mẫu văn bản đề nghị và danh mục hồ sơ đang áp dụng.
- Chi cục hải quan nơi đăng ký tờ khai: hỏi trước về cách nộp báo cáo quyết toán cho nguyên liệu đã nhập kinh doanh.
- Sổ kho nội bộ: lọc theo lô nhập, kiểm tra phiếu xuất kho cho đơn hàng xuất khẩu có ghi nguồn lô chưa.
Câu hỏi thường gặp
Nguyên liệu nhập kinh doanh đã lâu, giờ mới dùng làm hàng xuất thì còn được hoàn không?
Được xét nếu còn trong thời hạn quy định tính từ khi nhập và khi xuất sản phẩm, và chứng minh được chuỗi nhập – sản xuất – xuất. Thời hạn cụ thể tra ở văn bản hướng dẫn hiện hành; lô càng cũ, chứng từ càng dễ thất lạc.
Thuế GTGT khâu nhập khẩu có được hoàn cùng thuế nhập khẩu không?
Không đi cùng hồ sơ hoàn thuế nhập khẩu. Thuế GTGT khâu nhập được theo dõi là thuế đầu vào và xét khấu trừ hoặc hoàn theo quy định về thuế GTGT.
Thuê xưởng khác may giúp thì có còn được hoàn không?
Có thể, nếu có hợp đồng thuê gia công, chứng từ giao nhận nguyên liệu và thành phẩm, và xưởng nhận gia công có năng lực tương xứng. Hải quan xét cơ sở sản xuất của cả bên thuê gia công.
Tiền hoàn về tài khoản nào?
Về tài khoản của người nộp thuế đã nộp số thuế đó, hoặc được bù trừ vào số thuế còn nợ nếu có. Nên kiểm tra thông tin tài khoản đã đăng ký trước khi nộp hồ sơ.
Chỉ một phần nhỏ nguyên liệu dùng cho hàng xuất thì có đáng làm không?
Tuỳ số tiền và công dựng hồ sơ. Với khoản nhỏ, nhiều doanh nghiệp vẫn làm để quen quy trình; nhưng nếu kho không tách được lô thì hồ sơ dễ bị trả lại, nên sửa cách ghi kho trước.
Sau khi được hoàn có bị kiểm tra lại không?
Có thể. Hồ sơ hoàn thuộc diện có thể kiểm tra sau hoàn, nên toàn bộ chứng từ phải lưu đủ và thống nhất với báo cáo quyết toán đã nộp.
