Hàng của khách nước ngoài gửi vào Việt Nam chỉ để sửa chữa, bảo hành rồi gửi trả nên được khai theo loại hình tạm nhập tái xuất. Khai đúng loại hình và tái xuất trong thời hạn thì hàng thuộc diện không phải nộp thuế nhập khẩu theo Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, vì hàng không ở lại Việt Nam. Khai như nhập khẩu thông thường thì phải nộp thuế trước, sau đó mới xin hoàn khi tái xuất — chậm tiền và nhiều giấy hơn.
Tình huống thường gặp ở doanh nghiệp nhỏ: bán máy, khuôn, thiết bị cho khách nước ngoài, máy hỏng trong thời gian bảo hành, khách gửi về; hoặc một xưởng có tay nghề nhận sửa động cơ, bo mạch, dụng cụ cho khách ở nước láng giềng. Việc kỹ thuật thì quen, còn phần hải quan thường làm vội qua đơn vị chuyển phát và để lại lỗ hổng khi gửi trả.
Chọn đúng loại hình ngay khi hàng về
| Cách khai khi hàng về | Thuế nhập khẩu | Khi gửi trả |
|---|---|---|
| Tạm nhập để sửa chữa, bảo hành | Không phải nộp nếu tái xuất đúng hạn | Khai tái xuất, đối chiếu đúng hàng đã tạm nhập |
| Nhập khẩu thông thường | Nộp đủ như hàng nhập | Khai xuất, rồi làm hồ sơ xin hoàn phần đã nộp |
| Gửi qua chuyển phát, mô tả chung chung | Dễ bị xử lý như hàng nhập thông thường | Khó chứng minh hàng gửi đi chính là hàng đã về |
Nếu hàng đi qua doanh nghiệp chuyển phát, cần báo trước để họ khai đúng loại hình tạm nhập cho mục đích sửa chữa, kèm văn bản của khách về việc gửi hàng sửa. Nhiều lô bị “trôi” sang nhập khẩu thông thường chỉ vì trên phiếu gửi ghi “spare parts” hay “goods”.
Hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, phải có giấy phép khi nhập hoặc thuộc diện cấm nhập thì chính sách vẫn áp dụng dù chỉ vào để sửa. Tra trước theo mã HS của hàng trước khi nhận lời khách.
Nhận dạng hàng: phần quyết định có không thu thuế được hay không
Hải quan chỉ chấp nhận tái xuất khi hàng gửi đi chính là hàng đã tạm nhập. Doanh nghiệp nên tự chuẩn bị các dấu hiệu nhận dạng ngay từ khi mở kiện:
- Số serial, số khung, số máy ghi trên tờ khai tạm nhập và trong biên bản nhận hàng.
- Ảnh chụp hàng ở các góc có số hiệu, tem nhãn, vết hư hỏng ban đầu.
- Biên bản kiểm tra kỹ thuật lúc nhận: tình trạng, bộ phận hỏng, phụ kiện đi kèm.
- Nếu nhiều món cùng loại, danh sách đánh số và gắn thẻ nội bộ từng món.
Thiếu các dấu hiệu này, lúc gửi trả rất khó chứng minh món đi ra là món đã vào, nhất là khi sửa chữa đã thay vỏ, thay bo mạch có mang số hiệu.
Linh kiện thay thế: lấy từ đâu thì xử lý kiểu đó
Sửa chữa thường kèm thay linh kiện. Cách xử lý phụ thuộc nguồn linh kiện:
- Khách gửi kèm linh kiện từ nước ngoài: khai cùng lô tạm nhập, dùng để thay; linh kiện cũ tháo ra thường phải gửi trả cùng hàng hoặc xử lý như phế liệu theo quy định.
- Xưởng nhập linh kiện riêng để thay: linh kiện đó là hàng nhập khẩu; nếu đi theo hàng tái xuất thì theo dõi để chứng minh đã ra khỏi Việt Nam.
- Mua linh kiện trong nước: linh kiện đi ra nước ngoài cùng hàng sau sửa, là một phần giá trị dịch vụ hoặc hàng hoá cung cấp cho khách; hạch toán và lập chứng từ theo quy định về hoá đơn.
Linh kiện cũ tháo ra để lại Việt Nam là điểm hay bị bỏ quên. Nếu có giá trị, nó không còn là hàng tạm nhập được tái xuất và cần xử lý theo quy định về phế liệu, phế phẩm hoặc chuyển tiêu thụ nội địa.
Hàng không sửa được hoặc khách không lấy lại
Không phải món nào cũng sửa được. Có ba hướng, mỗi hướng một thủ tục:
- Gửi trả nguyên trạng: vẫn là tái xuất bình thường, kèm biên bản kỹ thuật ghi rõ không sửa được.
- Khách đồng ý tiêu huỷ tại Việt Nam: làm thủ tục tiêu huỷ dưới sự giám sát theo quy định, có biên bản. Không tự vứt bỏ hàng tạm nhập.
- Khách bán lại hoặc tặng cho doanh nghiệp: hàng chuyển sang ở lại Việt Nam, phải làm thủ tục chuyển tiêu thụ nội địa và kê khai, nộp thuế như hàng nhập khẩu tại thời điểm chuyển.
Để quá thời hạn tạm nhập mà chưa chọn hướng nào là tình huống xấu nhất: hàng rơi vào diện phải nộp thuế và bị xử lý vi phạm. Nếu việc sửa kéo dài do chờ linh kiện, hỏi chi cục hải quan về thủ tục gia hạn trước khi hết hạn.
Ví dụ giả định: ba bộ điều khiển, một bộ không sửa được
Giả sử một doanh nghiệp nhỏ từng bán tủ điều khiển cho một nhà máy ở nước ngoài. Ba bộ điều khiển hỏng trong thời gian bảo hành, khách gửi về qua đường hàng không.
- Doanh nghiệp báo trước cho đại lý làm thủ tục khai tạm nhập để bảo hành, ghi số serial của từng bộ, kèm thư của khách xác nhận mục đích gửi.
- Khi mở kiện, kỹ thuật viên lập biên bản tình trạng và chụp ảnh từng bộ ở vị trí có số serial.
- Hai bộ thay linh kiện mua trong nước và chạy lại bình thường; bộ thứ ba hỏng phần lõi, không sửa được.
- Khách quyết định nhận lại cả ba: hai bộ đã sửa và một bộ hỏng để đối chiếu với nhà sản xuất linh kiện. Doanh nghiệp khai tái xuất cả ba bộ đối chiếu tờ khai tạm nhập, biên bản ghi rõ bộ nào đã sửa, bộ nào nguyên trạng.
- Linh kiện hỏng tháo từ hai bộ đã sửa được gửi kèm theo yêu cầu của khách, nên không phát sinh phế liệu ở lại Việt Nam.
Vì là bảo hành theo hợp đồng bán trước đó, doanh nghiệp không thu tiền dịch vụ; chi phí linh kiện, công và cước vận chuyển được tập hợp vào hồ sơ bảo hành, gắn với hợp đồng bán tủ điều khiển. Nếu khách muốn giữ lại bộ hỏng ở Việt Nam, doanh nghiệp đã phải chọn giữa tiêu huỷ có giám sát hoặc làm thủ tục chuyển tiêu thụ nội địa.
Phía thuế nội địa: tiền công sửa chữa là doanh thu dịch vụ
Tiền khách trả cho việc sửa là doanh thu dịch vụ của doanh nghiệp, kể cả khi sửa bảo hành miễn phí theo hợp đồng bán máy trước đó (khi đó chi phí bảo hành gắn với doanh thu bán máy). Về thuế GTGT:
- Dịch vụ cung cấp cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài có thể thuộc trường hợp áp dụng thuế suất 0% theo Luật 48/2024/QH15 khi đáp ứng điều kiện về hợp đồng, thanh toán và nơi tiêu dùng.
- Sửa chữa là dịch vụ thực hiện trên hàng đang ở Việt Nam, nên cần đọc kỹ quy định về dịch vụ xuất khẩu và các trường hợp loại trừ; khi chưa chắc, hỏi cơ quan thuế quản lý bằng văn bản.
- Thanh toán nên đi qua tài khoản của doanh nghiệp, có chứng từ ngân hàng khớp hợp đồng.
Hàng bảo hành miễn phí cho khách đã mua: không có doanh thu mới, nhưng chi phí linh kiện, công sửa và cước gửi nên có hồ sơ gắn với hợp đồng bán và điều khoản bảo hành để giải thích khi quyết toán.
Bảng kiểm cho từng ca sửa chữa
- Có văn bản của khách nêu mục đích gửi hàng sửa, bảo hành.
- Kiểm tra chính sách mặt hàng theo mã HS trước khi hàng lên đường.
- Khai tạm nhập đúng loại hình, ghi số serial và mô tả nhận dạng.
- Lập biên bản nhận hàng, chụp ảnh, ghi tình trạng.
- Ghi sổ linh kiện thay thế theo nguồn; giữ linh kiện cũ tháo ra cho tới khi xử lý xong.
- Theo dõi thời hạn tạm nhập; cần thêm thời gian thì xin gia hạn trước hạn.
- Khai tái xuất đối chiếu tờ khai tạm nhập; lưu chứng từ gửi hàng.
- Lập chứng từ doanh thu dịch vụ, thu tiền qua tài khoản doanh nghiệp.
Tự kiểm tra ở đâu
- Hệ thống khai hải quan điện tử: trạng thái tờ khai tạm nhập, thời hạn tái xuất, tờ khai tái xuất đã đối chiếu chưa.
- Cổng thông tin điện tử của cơ quan hải quan: chính sách quản lý theo mã HS, thủ tục tạm nhập tái xuất hàng sửa chữa, gia hạn, tiêu huỷ.
- Doanh nghiệp chuyển phát: cách khai loại hình tạm nhập cho hàng sửa chữa trên hệ thống của họ.
- Cổng hoá đơn điện tử và cơ quan thuế quản lý: chứng từ cho doanh thu dịch vụ sửa chữa khách nước ngoài.
Câu hỏi thường gặp
Hàng tạm nhập để sửa có phải nộp thuế GTGT khâu nhập không?
Hàng tạm nhập tái xuất đúng loại hình và đúng hạn thuộc diện không phải nộp thuế nhập khẩu, và theo nguyên tắc chung cũng không chịu thuế GTGT khâu nhập như hàng nhập để tiêu dùng. Nên xác nhận cách áp dụng với loại hình cụ thể tại chi cục hải quan.
Khách gửi hàng qua chuyển phát và bên chuyển phát đã khai nhập thông thường, giờ làm sao?
Liên hệ ngay đơn vị chuyển phát và chi cục hải quan để hỏi việc điều chỉnh loại hình khi còn có thể. Nếu không điều chỉnh được, thuế đã nộp có thể xin hoàn khi tái xuất, với điều kiện nhận dạng được hàng.
Có được gửi trả hàng qua một cửa khẩu khác cửa khẩu đã nhập không?
Thường được, miễn là khai tái xuất đối chiếu đúng tờ khai tạm nhập. Nên hỏi trước chi cục hải quan quản lý tờ khai để tránh vướng khi thanh khoản.
Sửa xong khách muốn bán luôn máy cho doanh nghiệp thì sao?
Máy khi đó ở lại Việt Nam, phải làm thủ tục chuyển tiêu thụ nội địa, kê khai và nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT theo quy định tại thời điểm chuyển. Không coi là mua hàng trong nước thông thường.
Nhận sửa hàng cho cá nhân ở nước ngoài có khác doanh nghiệp không?
Về hải quan vẫn là hàng tạm nhập để sửa chữa. Về thuế, khách là cá nhân ở nước ngoài thì cách xác định dịch vụ cung cấp cho nước ngoài vẫn theo điều kiện chung; nên giữ chứng từ thanh toán từ nước ngoài.
Linh kiện cũ tháo ra có phải gửi trả khách không?
Tuỳ thoả thuận với khách và quy định với hàng tạm nhập. Nếu để lại Việt Nam thì phải xử lý theo quy định về phế liệu hoặc tiêu huỷ có giám sát, không tự bán ra ngoài.
