Luồng của tờ khai do hệ thống quản lý rủi ro của cơ quan hải quan quyết định, không do cán bộ chọn tuỳ ý: luồng xanh được thông quan dựa trên thông tin khai, luồng vàng phải kiểm tra hồ sơ, luồng đỏ phải kiểm tra cả hồ sơ lẫn hàng thực tế. Hệ thống dựa vào lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp, đặc điểm mặt hàng, xuất xứ, tuyến vận chuyển, mức giá khai so với dữ liệu, chính sách quản lý và một tỷ lệ chọn ngẫu nhiên.
Bị luồng đỏ không có nghĩa là doanh nghiệp bị nghi vi phạm. Nó có nghĩa là lô hàng này cần được xem tận mắt. Việc của doanh nghiệp là chuẩn bị để buổi kiểm tra diễn ra nhanh, không phát sinh sai lệch — và về lâu dài, làm những việc giúp tờ khai ít rơi vào luồng đỏ hơn.
Ba luồng nghĩa là gì
| Luồng | Hải quan làm gì | Doanh nghiệp cần làm |
|---|---|---|
| Xanh | Chấp nhận thông quan theo thông tin khai; không kiểm tra chi tiết hồ sơ, không kiểm tra thực tế hàng | Nộp thuế (nếu có), làm thủ tục đưa hàng qua khu vực giám sát; vẫn lưu đủ hồ sơ vì có thể bị kiểm tra sau |
| Vàng | Kiểm tra chi tiết hồ sơ; miễn kiểm tra thực tế hàng | Nộp hoặc xuất trình chứng từ trên hệ thống; giải trình khi được hỏi |
| Đỏ | Kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng, ở mức một phần hoặc toàn bộ lô | Chuẩn bị hồ sơ, đưa hàng tới địa điểm kiểm tra, cử người chứng kiến |
Kiểm tra thực tế có thể bằng máy soi container, bằng mở kiện kiểm tra trực tiếp, hoặc kết hợp; có thể kèm lấy mẫu để phân tích, phân loại. Mức độ kiểm tra do hệ thống và cơ quan hải quan quyết định theo rủi ro.
Hệ thống phân luồng dựa vào đâu
Tờ khai được khai trên hệ thống thông quan tự động (VNACCS/VCIS), và việc phân luồng dựa vào kết quả đánh giá rủi ro. Các nhóm yếu tố thường được nhắc tới:
- Doanh nghiệp: thời gian hoạt động xuất nhập khẩu, lịch sử vi phạm, kết quả kiểm tra sau thông quan, nợ thuế, mức độ tuân thủ nói chung. Doanh nghiệp mới hoặc lâu không làm thủ tục thường bị kiểm tra nhiều hơn.
- Mặt hàng: hàng có thuế suất cao, hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, hàng dễ khai sai mã hoặc sai trị giá, hàng hay bị buôn lậu, gian lận xuất xứ.
- Xuất xứ, tuyến vận chuyển: nước xuất khẩu, cảng trung chuyển, hãng vận chuyển có thông tin rủi ro.
- Thông tin khai: giá khai thấp bất thường so với dữ liệu giá, mô tả hàng chung chung, mã HS không khớp mô tả, trọng lượng không hợp lý với số lượng.
- Chọn ngẫu nhiên: một tỷ lệ nhỏ tờ khai được chọn không theo tiêu chí nào, để đánh giá độ chính xác của hệ thống.
Doanh nghiệp được công nhận là doanh nghiệp ưu tiên theo chế độ của ngành hải quan thường có tỷ lệ kiểm tra thấp hơn đáng kể, đổi lại phải đáp ứng điều kiện chặt về tuân thủ, quản trị và kim ngạch.
Luồng có thể bị chuyển giữa chừng
Kết quả phân luồng ban đầu không phải bất biến. Khi có thông tin mới hoặc dấu hiệu vi phạm, cơ quan hải quan có thể chuyển luồng: tờ khai xanh chuyển sang kiểm tra hồ sơ, tờ khai vàng chuyển sang kiểm tra thực tế. Điều này thường xảy ra khi:
- Có thông tin từ cơ quan khác, từ hải quan nước ngoài, từ hãng vận chuyển.
- Máy soi phát hiện hình ảnh không khớp với hàng khai.
- Hồ sơ luồng vàng cho thấy có điểm cần xem hàng thực tế mới kết luận được.
Chính vì vậy, nhận kết quả luồng xanh xong vẫn chưa nên coi là đã xong hẳn cho đến khi hàng qua khu vực giám sát. Và kể cả sau đó, tờ khai vẫn có thể được kiểm tra sau thông quan.
Khi bị luồng vàng: nộp đúng, giải trình gọn
Với luồng vàng, cán bộ hải quan xem chi tiết chứng từ. Bộ chứng từ thường gồm hợp đồng, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, chứng từ xuất xứ nếu đề nghị ưu đãi, giấy phép hoặc kết quả kiểm tra chuyên ngành nếu có, tài liệu kỹ thuật với hàng khó phân loại.
Kinh nghiệm để hồ sơ luồng vàng đi nhanh:
- Chứng từ khớp nhau trước khi nộp: tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá, số hợp đồng.
- Tài liệu kỹ thuật đính kèm ngay với hàng máy móc, hoá chất, hàng dễ tranh cãi về mã.
- Trả lời yêu cầu bổ sung bằng văn bản ngắn, đúng câu hỏi, kèm chứng từ, qua đúng kênh trên hệ thống.
Nếu cán bộ hải quan đặt câu hỏi về trị giá, đó có thể là dấu hiệu sẽ tham vấn giá. Chuẩn bị sẵn chứng từ thanh toán, bảng giá, thư trao đổi với người bán.
Khi bị luồng đỏ: chuẩn bị gì, làm theo thứ tự nào
- Rà lại tờ khai ngay khi có kết quả: nếu phát hiện khai sai trước khi kiểm tra, cân nhắc khai bổ sung theo quy định. Tự phát hiện trước khi hải quan kiểm tra có hậu quả nhẹ hơn nhiều.
- Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ như luồng vàng, cộng danh sách chi tiết hàng theo từng kiện nếu lô nhiều mặt hàng.
- Đăng ký lịch kiểm tra, đưa container hoặc hàng tới đúng địa điểm kiểm tra; phối hợp với cảng, kho bãi về chi phí nâng hạ, mở niêm phong.
- Cử người nắm rõ hàng chứng kiến: biết hàng đóng ở kiện nào, nhận diện được sản phẩm, trả lời được câu hỏi kỹ thuật.
- Đọc kỹ biên bản kết quả kiểm tra trước khi ký; ghi ý kiến nếu không đồng ý.
- Xử lý kết quả: hàng khớp thì thông quan; có sai lệch thì khai bổ sung theo kết luận, nộp chênh lệch thuế, và có thể bị xử phạt tuỳ tính chất.
Nếu hải quan lấy mẫu phân tích, lô hàng có thể được giải phóng hàng trong thời gian chờ kết quả theo quy định. Kết quả phân tích sẽ quyết định mã HS và thuế cuối cùng của lô.
Giảm luồng đỏ về lâu dài và chỗ tự kiểm tra
Không có cách “xin” luồng xanh. Nhưng có những việc làm giảm rủi ro của doanh nghiệp trong mắt hệ thống:
- Khai mô tả hàng chi tiết: tên hàng, chất liệu, công dụng, kiểu máy — thay vì mô tả chung chung như “phụ tùng”, “hàng tiêu dùng”.
- Nhất quán mã HS cho cùng một mặt hàng qua các lô; thay đổi mã thì có lý do và lưu lại.
- Khai giá đúng và giải trình được, đặc biệt với hàng có giá biến động.
- Không để nợ thuế, không để vi phạm nhỏ lặp lại.
- Chủ động khai bổ sung khi phát hiện sai sót.
Chỗ tự kiểm tra: hệ thống khai hải quan điện tử (lịch sử tờ khai, kết quả phân luồng, thông báo của hải quan); cổng thông tin điện tử của hải quan (tra cứu tờ khai, nợ thuế, văn bản hướng dẫn); chi cục hải quan nơi thường làm thủ tục khi có câu hỏi về lịch kiểm tra hay kết quả kiểm tra.
Câu hỏi thường gặp
Có thể biết trước tờ khai sẽ vào luồng nào không?
Không. Kết quả phân luồng chỉ có sau khi đăng ký tờ khai. Doanh nghiệp chỉ có thể đoán xu hướng từ lịch sử của chính mình với cùng mặt hàng, và chuẩn bị hồ sơ như thể luồng vàng hoặc đỏ.
Luồng xanh có nghĩa là hàng đã được xác nhận đúng mọi thứ không?
Không. Luồng xanh chỉ có nghĩa hải quan chấp nhận thông quan theo thông tin khai tại thời điểm đó. Tờ khai vẫn có thể được kiểm tra sau thông quan, và nếu sai vẫn bị truy thu.
Chi phí kiểm tra thực tế ai chịu?
Chi phí nâng hạ, di chuyển container, mở niêm phong tại cảng, kho bãi thường do chủ hàng chịu theo biểu phí của đơn vị kho bãi. Nên tính khoản này vào kế hoạch chi phí cho hàng hay bị kiểm tra.
Không đồng ý với kết quả kiểm tra thì làm gì?
Ghi ý kiến vào biên bản, sau đó có thể giải trình bằng văn bản, đề nghị trưng cầu giám định với vấn đề kỹ thuật, hoặc khiếu nại theo quy định. Giữ lại mẫu lưu, hình ảnh kiểm tra để làm căn cứ.
Doanh nghiệp mới thành lập có bị luồng đỏ nhiều không?
Doanh nghiệp mới chưa có lịch sử tuân thủ nên thường bị kiểm tra nhiều hơn ở giai đoạn đầu. Khai đúng, khai chi tiết ngay từ những lô đầu tiên là cách xây dựng lịch sử tốt.
Thuê dịch vụ khai hải quan thì ai chịu trách nhiệm khi bị luồng đỏ phát hiện sai?
Đại lý làm thủ tục hải quan chịu trách nhiệm trong phạm vi được uỷ quyền, nhưng chủ hàng vẫn là người chịu nghĩa vụ thuế và hậu quả của thông tin sai do mình cung cấp. Chủ hàng nên kiểm lại mô tả, mã HS, trị giá trước khi đại lý đăng ký tờ khai, và giữ bản xác nhận thông tin đã gửi cho đại lý.
Hàng bị lấy mẫu phân tích có phải chờ kết quả mới được mang về không?
Tuỳ trường hợp, doanh nghiệp có thể được đưa hàng về bảo quản hoặc giải phóng hàng theo quy định trong khi chờ kết quả. Thuế cuối cùng được xác định theo kết quả phân tích, phân loại.
