Hàng Việt Nam đã xuất khẩu mà phải nhập khẩu trở lại vì bị khách trả về không phải nộp thuế nhập khẩu khi đáp ứng điều kiện chính: chứng minh được đúng là hàng đã xuất trên tờ khai xuất khẩu trước đó, và hàng chưa qua gia công, chế biến ở nước ngoài. Nếu lúc xuất đã nộp thuế xuất khẩu, doanh nghiệp còn được hoàn lại thuế xuất khẩu đó. Đây là trường hợp “không thu thuế” trong Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và văn bản hướng dẫn.
Phần khó không nằm ở thuế nhập khẩu mà ở hai chỗ khác: hàng làm từ nguyên liệu nhập khẩu đã được miễn hoặc hoàn thuế thì phần thuế nguyên liệu phải xử lý lại nếu hàng không đi xuất nữa; và phía thuế nội địa, doanh thu xuất khẩu, hoá đơn, hồ sơ 0% và số thuế đã hoàn phải được điều chỉnh cho khớp.
Điều kiện để không thu thuế nhập khẩu
Về nguyên tắc, cơ quan hải quan xem xét ba nhóm điều kiện:
- Nhận dạng: hàng tái nhập trùng với hàng trên tờ khai xuất khẩu ban đầu — tên hàng, mã HS, ký mã hiệu, số lô, số sê-ri nếu có.
- Nguyên trạng: hàng chưa bị gia công, chế biến, lắp ráp hay sửa chữa làm thay đổi ở nước ngoài. Hàng chỉ được kiểm tra, đóng gói lại thường vẫn đạt.
- Chứng từ: tờ khai xuất ban đầu, văn bản của người mua về việc trả hàng, chứng từ vận tải chiều về.
Thời hạn để hàng được tái nhập theo diện này, và cách xử lý khi hàng đã được sửa chữa ở nước ngoài, cần tra văn bản hướng dẫn hiện hành. Hàng bị sửa chữa, tái chế ở nước ngoài rồi mới gửi về có cách tính riêng, không mặc nhiên thuộc diện không thu thuế.
Thủ tục tái nhập: khai đúng loại hình ngay từ đầu
Tờ khai nhập khẩu cho hàng bị trả lại phải chọn đúng loại hình tái nhập hàng đã xuất khẩu, không khai như hàng nhập kinh doanh thông thường. Khai sai loại hình thì hệ thống tính thuế như hàng nhập mới, và việc sửa lại mất thêm một vòng.
Bộ chứng từ nên chuẩn bị trước khi hàng về:
- Tờ khai xuất khẩu ban đầu, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói của chiều đi.
- Thư, biên bản hoặc thông báo của người mua nêu lý do trả: lỗi chất lượng, sai quy cách, huỷ đơn, không nhận hàng.
- Vận đơn hoặc chứng từ vận tải chiều về.
- Danh sách chi tiết hàng trả về đối chiếu với danh sách đã xuất.
Hàng trả về thường bị kiểm tra thực tế để đối chiếu nhận dạng. Doanh nghiệp nên cử người nắm rõ lô hàng tham gia kiểm tra, mang theo mẫu lưu hoặc hình ảnh lúc xuất.
Hàng làm từ nguyên liệu nhập khẩu: phần thuế nguyên liệu
Nếu hàng bị trả lại là sản phẩm sản xuất từ nguyên liệu nhập khẩu theo loại hình gia công hoặc sản xuất xuất khẩu, cần nhớ rằng nguyên liệu đó đã được miễn thuế hoặc hoàn thuế vì sản phẩm đã xuất khẩu. Khi sản phẩm quay về, có ba hướng:
| Hướng xử lý | Hệ quả về thuế nguyên liệu |
|---|---|
| Sửa chữa, tái chế rồi xuất lại | Theo dõi trong loại hình tương ứng; nếu xuất lại đúng hạn và đủ hồ sơ thì ưu đãi của nguyên liệu vẫn giữ |
| Bán vào thị trường trong nước | Phải kê khai, nộp thuế nhập khẩu phần nguyên liệu đã được miễn, hoàn — thực chất là chuyển mục đích sử dụng |
| Tiêu huỷ | Làm dưới sự giám sát theo quy định; xử lý thuế theo hướng dẫn về tiêu huỷ |
Bán hàng trả về vào nội địa mà quên phần thuế nguyên liệu là lỗi hay bị phát hiện khi kiểm tra báo cáo quyết toán, vì lượng nguyên liệu “đã xuất” không khớp với thành phẩm thực xuất.
Ví dụ giả định: một lô áo bị trả một phần
Giả sử một doanh nghiệp may xuất 10.000 áo khoác theo loại hình sản xuất xuất khẩu, vải và phụ liệu nhập khẩu đã được hoàn thuế nhập khẩu vì thành phẩm đã xuất. Hai tháng sau, người mua báo 800 áo bị lỗi đường may, gửi trả về kèm biên bản kiểm tra và thư nêu lý do.
- Hải quan: doanh nghiệp khai tờ khai tái nhập 800 áo theo loại hình hàng xuất khẩu bị trả lại, dẫn chiếu tờ khai xuất ban đầu. Hàng được kiểm tra đối chiếu nhãn, mã lô; đạt điều kiện thì không thu thuế nhập khẩu với 800 áo.
- Nguyên liệu: nếu sửa và xuất lại 800 áo, phần vải tương ứng tiếp tục được theo dõi trong loại hình sản xuất xuất khẩu. Nếu quyết định bán 800 áo trong nước, phải kê khai nộp lại thuế nhập khẩu của phần vải, phụ liệu cấu thành 800 áo đó.
- Thuế nội địa: điều chỉnh giảm doanh thu xuất khẩu của 800 áo, xử lý hoá đơn theo quy định, rà lại hồ sơ hoàn thuế giá trị gia tăng nếu lô này đã được dùng làm căn cứ.
Ví dụ cho thấy vì sao nên quyết định hướng xử lý hàng trả về trước khi làm thủ tục: xuất lại hay bán nội địa dẫn tới hai cách theo dõi nguyên liệu khác nhau, và càng quyết sớm thì sổ sách càng ít phải sửa.
Phía thuế nội địa: điều chỉnh doanh thu và thuế giá trị gia tăng
Hàng trả về làm thay đổi cả phần nghĩa vụ với cơ quan thuế. Những việc kế toán cần làm:
- Điều chỉnh giảm doanh thu xuất khẩu tương ứng với hàng bị trả, trên cơ sở văn bản trả hàng của người mua và chứng từ tái nhập.
- Xử lý hoá đơn đã lập cho lô xuất theo quy định về hoá đơn điện tử — hiện hành là Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã sửa đổi và bộ văn bản mới có hiệu lực từ 1/7/2026 gồm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Thông tư 91/2026/TT-BTC; tra điều khoản về hàng bị trả lại.
- Rà lại hồ sơ hoàn thuế giá trị gia tăng: nếu doanh thu của lô này đã được dùng làm căn cứ hoàn thuế đầu vào, cần điều chỉnh tương ứng.
- Thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu khi tái nhập: xử lý theo Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15 và hướng dẫn; hỏi cơ quan hải quan và cơ quan thuế nếu chưa rõ trường hợp của mình.
Khi người mua không trả tiền cho phần hàng trả lại, hoặc đã trả rồi và được hoàn tiền, chứng từ ngân hàng của khoản hoàn tiền là căn cứ quan trọng để điều chỉnh doanh thu.
Sau khi hàng về kho: ba hướng và những việc không nên làm
Hàng trả về có thể được sửa chữa và xuất lại cho chính khách đó hoặc khách khác, bán trong nước, hoặc tiêu huỷ. Mỗi hướng cần chứng từ riêng: biên bản sửa chữa và tờ khai xuất mới; hoá đơn bán trong nước và phần thuế nguyên liệu nếu có; biên bản tiêu huỷ theo quy định.
Những việc không nên làm:
- Nhận hàng trả về qua đường hành lý, quà biếu để khỏi làm tờ khai tái nhập.
- Để hàng trả về nằm ở kho nước ngoài rồi “quên” điều chỉnh doanh thu.
- Bán hàng tái nhập trong nước bằng hoá đơn của lô khác cho tiện.
Chỗ tự kiểm tra trước khi làm thủ tục
Trước khi đồng ý nhận hàng về, tự kiểm tra ba chỗ:
- Tờ khai xuất ban đầu trên hệ thống khai hải quan điện tử và phần tra cứu tờ khai trên cổng thông tin điện tử của hải quan: số tờ khai, dòng hàng, số lượng, loại hình.
- Tài khoản thuế điện tử: lô xuất này đã nằm trong kỳ kê khai nào, có trong hồ sơ hoàn thuế giá trị gia tăng nào không.
- Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn đã lập cho lô xuất, để chuẩn bị điều chỉnh.
Với hàng thuộc loại hình gia công, sản xuất xuất khẩu, thêm một bước: đối chiếu với báo cáo quyết toán nguyên liệu để biết phần nguyên liệu tương ứng với hàng trả về. Còn phân vân, hỏi chi cục hải quan nơi đã làm thủ tục xuất trước khi hàng lên đường về.
Câu hỏi thường gặp
Hàng bị trả về sau nhiều tháng có còn được không thu thuế không?
Quy định có đặt thời hạn cho việc tái nhập theo diện này; quá thời hạn thì có thể không còn được áp. Tra văn bản hướng dẫn hiện hành và làm thủ tục càng sớm càng tốt kể từ khi người mua thông báo trả hàng.
Khách chỉ trả một phần lô hàng thì khai thế nào?
Khai tờ khai tái nhập cho đúng phần hàng trả về, dẫn chiếu tờ khai xuất ban đầu và dòng hàng tương ứng. Doanh thu xuất khẩu chỉ điều chỉnh cho phần bị trả.
Hàng trả về vì khách không nhận, chưa ra khỏi cảng nước ngoài, có khác không?
Về thuế, đó vẫn là hàng đã xuất và phải tái nhập, nên xử lý theo cùng nguyên tắc. Chứng từ vận tải và thông báo của hãng tàu về việc hàng không được nhận là căn cứ quan trọng.
Hàng đã được khách sửa một phần trước khi trả về thì sao?
Hàng không còn nguyên trạng như lúc xuất nên có thể không đáp ứng điều kiện không thu thuế cho toàn bộ trị giá. Cần mô tả rõ phần đã sửa và hỏi cơ quan hải quan về cách tính.
Doanh nghiệp chế xuất có hàng bị trả lại thì làm thế nào?
Doanh nghiệp chế xuất theo dõi hàng hoá trong chế độ khu phi thuế quan, nên hàng trả về được đưa lại vào doanh nghiệp theo thủ tục tương ứng. Nếu sau đó bán vào nội địa thì bên mua trong nước làm thủ tục nhập khẩu và nộp thuế như hàng nhập.
Không có văn bản trả hàng của người mua thì có tái nhập được không?
Vẫn có thể làm thủ tục nhập, nhưng thiếu căn cứ chứng minh đây là hàng xuất khẩu bị trả lại, nên khó được áp diện không thu thuế. Nên xin người mua văn bản xác nhận, kể cả bằng thư điện tử có đủ thông tin.
