Hải quan ấn định thuế vì sai mã HS khi họ có căn cứ cho rằng mặt hàng thuộc một mã khác với mã doanh nghiệp đã khai, và mã đó dẫn tới số thuế phải nộp cao hơn. Quyết định ấn định ghi rõ số thuế còn thiếu; doanh nghiệp phải nộp số đó cùng tiền chậm nộp tính từ ngày lẽ ra phải nộp, và tuỳ trường hợp còn bị xử phạt vi phạm hành chính. Đây không phải chuyện riêng một tờ khai: nếu cùng mặt hàng đã nhập nhiều lần với cùng mã, các tờ khai trước cũng có thể bị xem lại.
Việc đầu tiên không phải là nộp tiền hay viết đơn khiếu nại, mà là đọc kỹ căn cứ phân loại trong văn bản của hải quan và đặt nó cạnh căn cứ của mình. Có trường hợp hải quan đúng và nộp sớm là cách giảm thiệt hại; có trường hợp căn cứ của doanh nghiệp vững hơn và cần đưa lập luận lên đúng kênh. Bài này đi qua cả hai hướng.
Vì sao sai mã HS lại thành số thuế phải nộp thêm
Mã HS là chìa để tra ra thuế suất nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt hay thuế bảo vệ môi trường nếu có, và cả chính sách quản lý của mặt hàng. Khi mã đổi, mọi thứ gắn với mã cũng đổi theo. Ba kiểu sai hay gặp nhất:
- Chọn theo tên thương mại thay vì theo cấu tạo, chất liệu, công dụng. Một “miếng dán” có thể là sản phẩm plastic, sản phẩm dệt hay dược phẩm tuỳ thành phần.
- Chọn nhóm “bộ phận” khi hàng đã có nhóm riêng, hoặc ngược lại. Linh kiện, phụ kiện là vùng tranh chấp thường trực.
- Chép mã của nhà cung cấp. Mã sáu số của nước xuất khẩu có thể đúng, nhưng hai số cuối trong danh mục của Việt Nam là việc của người khai tại Việt Nam; nhà cung cấp không chịu thuế thay.
Không phải mọi lần sai mã đều dẫn tới ấn định. Nếu mã đúng có thuế suất bằng hoặc thấp hơn thì không phát sinh số thuế thiếu, nhưng việc khai sai vẫn có thể bị xem xét về mặt khai báo, và chính sách quản lý theo mã đúng vẫn phải đáp ứng.
Ba con đường dẫn tới quyết định ấn định
| Thời điểm | Chuyện gì xảy ra | Doanh nghiệp thường biết khi nào |
|---|---|---|
| Trong thông quan | Lô hàng bị kiểm tra, hải quan lấy mẫu gửi phân tích, kết quả xếp vào mã khác | Khi nhận thông báo kết quả phân tích phân loại và yêu cầu khai bổ sung |
| Sau thông quan | Kiểm tra sau thông quan tại trụ sở hải quan hoặc tại doanh nghiệp, soát lại mô tả hàng, tài liệu kỹ thuật | Khi có dự thảo kết luận hoặc biên bản làm việc |
| Qua đối chiếu dữ liệu | Cùng một mặt hàng, doanh nghiệp khác khai mã khác, hoặc đã có thông báo kết quả phân loại công khai | Khi nhận văn bản đề nghị giải trình hoặc yêu cầu cung cấp hồ sơ |
Con đường thứ ba ngày càng phổ biến vì dữ liệu tờ khai được lưu tập trung. Một mặt hàng đang được hàng chục doanh nghiệp nhập về với cùng tên thương mại mà có người khai mã thuế cao, người khai mã thuế thấp, thì chênh lệch đó rất dễ bị hệ thống bắt ra.
Đọc văn bản ấn định: năm chỗ phải xem trước khi quyết định
- Mô tả hàng hoá mà hải quan dựa vào. Có khớp với hàng thật không, hay dựa trên mô tả sơ sài trong tờ khai? Rất nhiều tranh chấp bắt đầu từ việc tờ khai ghi thiếu chất liệu hoặc công dụng.
- Căn cứ phân loại. Văn bản thường nêu quy tắc tổng quát được áp dụng, chú giải phần, chú giải chương, chú giải chi tiết, hoặc kết quả phân tích mẫu. Ghi lại từng căn cứ để đối chiếu.
- Phạm vi tờ khai. Chỉ tờ khai đang kiểm tra hay cả các tờ khai trước cùng mặt hàng? Khoảng thời gian bị xem lại là bao lâu?
- Cách tính số thuế. Thuế suất theo mã mới, trị giá tính thuế, thuế giá trị gia tăng và các sắc thuế khác bị tính lại, tiền chậm nộp tính tới ngày nào.
- Hạn nộp và quyền khiếu nại ghi trong văn bản. Đây là mốc phải khoanh đỏ ngay khi nhận.
Nên làm một bảng nhỏ ba cột: căn cứ của hải quan, căn cứ của doanh nghiệp, tài liệu chứng minh. Bảng này về sau dùng được cho cả buổi làm việc, đơn khiếu nại lẫn hồ sơ nội bộ.
Nộp hay khiếu nại: cách đánh giá cho tỉnh táo
Câu hỏi thực tế không phải “có đồng ý không” mà là “lập luận của bên nào vững hơn khi đặt cạnh quy tắc phân loại”. Một vài dấu hiệu giúp đánh giá:
| Tình huống | Hướng thường hợp lý |
|---|---|
| Mô tả hàng trong tờ khai sai hoặc thiếu so với hàng thật, mã của hải quan khớp với hàng thật | Chấp nhận, nộp sớm để dừng tiền chậm nộp, sửa quy trình khai |
| Đã có thông báo kết quả phân loại hoặc kết quả xác định trước công khai cho mặt hàng giống hệt | Thường khó thắng; chỉ khiếu nại nếu chứng minh được hàng mình khác về cấu tạo hoặc công dụng |
| Hải quan dựa vào tên gọi, bỏ qua chú giải chương loại trừ mặt hàng khỏi nhóm đó | Có cơ sở giải trình; chuẩn bị tài liệu kỹ thuật và trích đúng chú giải |
| Kết quả phân tích mẫu nêu thành phần khác với chứng nhận của nhà sản xuất | Đề nghị làm rõ phương pháp phân tích, cung cấp chứng nhận thành phần, cân nhắc đề nghị phân tích lại theo quy định |
Lưu ý quan trọng: khiếu nại không làm dừng nghĩa vụ nộp tiền một cách tự động. Nếu cuối cùng hải quan đúng, tiền chậm nộp vẫn chạy trong suốt thời gian tranh luận. Nhiều doanh nghiệp chọn nộp trước, khiếu nại sau; nếu khiếu nại được chấp nhận, số đã nộp trở thành tiền nộp thừa và được xử lý hoàn hoặc bù trừ.
Tự phát hiện sai trước khi bị kiểm tra
Nếu tự rà soát và thấy mã đã khai có vấn đề, khai bổ sung trước khi cơ quan hải quan phát hiện thường được xử lý nhẹ hơn nhiều so với để hải quan tìm ra. Nguyên tắc chung của pháp luật quản lý thuế là phân biệt người tự phát hiện, tự khắc phục với người bị phát hiện; mức cụ thể nằm ở văn bản xử phạt hiện hành, không nên đoán.
Trình tự tự rà soát gọn nhất:
- Lọc toàn bộ tờ khai của mặt hàng nghi sai trong khoảng thời gian còn có thể bị kiểm tra.
- Tính lại số thuế theo mã đúng cho từng tờ khai, tách thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng và các thuế khác.
- Khai bổ sung theo hướng dẫn trên hệ thống khai hải quan điện tử, nộp số chênh lệch và tiền chậm nộp.
- Cập nhật mã đúng vào danh mục hàng hoá nội bộ để lô sau không lặp lại.
Đừng chờ gom đủ “bằng chứng mình đúng” khi đã thấy mình có khả năng sai: mỗi ngày chờ là một ngày tiền chậm nộp.
Những hệ quả kéo theo ngoài tiền thuế
- Thuế giá trị gia tăng khâu nhập: số thuế giá trị gia tăng nộp bổ sung vẫn có thể được khấu trừ nếu đáp ứng điều kiện, nhưng tiền chậm nộp và tiền phạt thì không. Nhớ báo phòng kế toán để hạch toán đúng kỳ.
- Chính sách quản lý mặt hàng: mã mới có thể thuộc diện phải có giấy phép, phải kiểm tra chuyên ngành hoặc ghi nhãn khác. Với hàng đã thông quan, việc này đôi khi còn rắc rối hơn phần thuế.
- Ưu đãi theo hiệp định: nếu C/O ghi mã khác với mã hải quan xác định, cần xem tiêu chí xuất xứ có còn khớp với mã mới không. Chênh lệch mã HS giữa hai nước không tự động làm C/O vô hiệu, nhưng tiêu chí xuất xứ phải đúng với hàng thật.
- Giá vốn và hợp đồng bán ra: hàng đã bán, giá đã chốt; khoản thuế truy thu thành chi phí mà không thu lại được từ khách. Đây là lý do nên ghi rõ trong hợp đồng mua bán nội địa dài hạn cách xử lý khi chi phí nhập khẩu thay đổi.
- Hồ sơ rủi ro: doanh nghiệp bị ấn định thuế nhiều lần dễ bị phân luồng kiểm tra chặt hơn ở các lô sau.
Dựng hồ sơ phân loại để không bị lần thứ hai
Nguyên nhân gốc của phần lớn quyết định ấn định là không có ai giữ lý do vì sao chọn mã đó. Người khai cũ nghỉ, người mới cứ khai theo tờ khai trước. Mỗi mặt hàng nhập thường xuyên nên có một phiếu phân loại gồm:
- Mô tả hàng bằng lời: chất liệu, cấu tạo, công dụng, cách hoạt động, cách đóng gói.
- Tài liệu kỹ thuật, ảnh chụp, chứng nhận thành phần từ nhà sản xuất.
- Mã đã chọn, quy tắc và chú giải đã dựa vào, các mã đã cân nhắc và lý do loại.
- Kết quả phân loại hoặc kết quả xác định trước liên quan đã tra được, kèm ngày tra.
- Người lập, ngày lập, lần rà soát gần nhất.
Với mặt hàng giá trị lớn, nhập đều đặn hoặc có chênh lệch thuế đáng kể giữa hai mã ứng viên, nên làm thủ tục đề nghị xác định trước mã số với cơ quan hải quan. Kết quả xác định trước là căn cứ để khai cho các lô sau trong phạm vi và thời hạn ghi trên văn bản. Nguyên tắc phân loại chung được giải thích kỹ ở bài sáu quy tắc phân loại mã HS.
Tự kiểm tra ở đâu
- Hệ thống khai hải quan điện tử của doanh nghiệp: lọc lại tờ khai theo mặt hàng, xem thông báo, kết quả phân luồng, kết quả kiểm tra.
- Cổng thông tin điện tử của hải quan: phần tra cứu biểu thuế, danh mục hàng hoá, thông báo kết quả phân loại và kết quả xác định trước mã số đã công bố.
- Tài khoản nộp thuế điện tử với hải quan: số thuế còn phải nộp, tiền chậm nộp đang tính.
- Đơn vị hải quan nơi mở tờ khai: khi cần làm rõ căn cứ, xin buổi làm việc và mang theo mẫu hàng, tài liệu kỹ thuật.
Câu hỏi thường gặp
Bị ấn định thuế có phải là bị kết luận gian lận không?
Không. Ấn định thuế là việc cơ quan hải quan xác định lại số thuế phải nộp khi có căn cứ cho rằng khai báo chưa đúng. Việc có xử phạt hay không và ở mức nào là câu chuyện riêng, phụ thuộc vào hành vi cụ thể và việc doanh nghiệp tự phát hiện hay bị phát hiện.
Hải quan đã thông quan theo mã của mình nhiều lần, giờ lại bảo sai là sao?
Thông quan không có nghĩa là hải quan đã xác nhận mã đúng. Phần lớn tờ khai được thông quan theo kết quả phân luồng, không kiểm tra chi tiết; kiểm tra sau thông quan hoàn toàn có thể xem lại các tờ khai đó trong thời hạn luật cho phép.
Nhà cung cấp nước ngoài ghi mã HS trên hoá đơn, có dùng làm căn cứ được không?
Chỉ nên dùng làm tham khảo. Mã sáu số đầu có thể giống nhau giữa các nước, nhưng hai số cuối và cách hiểu từng nhóm hàng theo danh mục Việt Nam là trách nhiệm của người khai tại Việt Nam.
Nộp tiền rồi thì còn khiếu nại được không?
Được. Việc nộp theo quyết định không làm mất quyền khiếu nại. Nếu khiếu nại được chấp nhận, khoản đã nộp trở thành tiền nộp thừa và được xử lý hoàn hoặc bù trừ theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14.
Hàng đã bán hết, không còn mẫu để chứng minh thì làm thế nào?
Dùng tài liệu kỹ thuật, sách giới thiệu sản phẩm, chứng nhận thành phần của nhà sản xuất, ảnh chụp lúc nhận hàng và mẫu của các lô cùng mặt hàng còn trong kho. Đây là lý do nên lưu mẫu và tài liệu cho mọi mặt hàng nhập thường xuyên.
Một lô hàng có nhiều dòng hàng, chỉ một dòng sai mã thì sao?
Chỉ dòng hàng sai bị tính lại, các dòng khác giữ nguyên. Nhưng nên rà cả các tờ khai khác có mặt hàng đó, vì sai ở một dòng thường là sai theo thói quen chứ không phải sai một lần.
