Hàng mẫu gửi qua chuyển phát nhanh vẫn là hàng nhập khẩu: phải khai hải quan, phải có mã HS, phải xác định trị giá kể cả khi nhà cung cấp gửi miễn phí, và phải đáp ứng chính sách quản lý như hàng cùng loại. Thuế tính theo quy định chung; một số trường hợp hàng mẫu được xét miễn thuế nếu đáp ứng điều kiện, nhưng không có chuyện “mẫu thì tự động miễn”.
Với người bán hàng trực tuyến, doanh nghiệp nhỏ muốn thử một nguồn hàng mới, phần làm kẹt gói mẫu thường không phải tiền thuế mà là mặt hàng cần giấy phép (mỹ phẩm, thực phẩm, thiết bị phát sóng, thiết bị y tế) và tờ khai của nhà cung cấp mô tả quá sơ sài. Chuẩn bị ba thứ trước khi bấm đặt mẫu sẽ tránh được phần lớn rắc rối.
“Không thanh toán” không có nghĩa là “trị giá bằng không”
Nhà cung cấp gửi mẫu miễn phí thường ghi trên chứng từ dòng chữ “không có giá trị thương mại” hoặc một trị giá tượng trưng. Với hải quan Việt Nam:
- Hàng không thanh toán vẫn phải xác định trị giá hải quan theo các phương pháp quy định, thường dựa vào giá hàng giống hệt hoặc tương tự.
- Trị giá tượng trưng quá thấp so với hàng thật có thể bị xác định lại.
- Mẫu đã bị làm cho không còn dùng hay bán được, như cắt, đục lỗ, đánh dấu vĩnh viễn, thường được nhìn nhận khác với mẫu còn nguyên như hàng bán.
Cách làm tốt: đề nghị nhà cung cấp ghi trên hoá đơn chiếu lệ giá trị thật của mẫu và ghi rõ “hàng mẫu, không thanh toán”, kèm mô tả chi tiết. Một trị giá hợp lý được khai ngay từ đầu nhanh hơn nhiều so với để hải quan xác định lại.
Ai khai hải quan cho gói mẫu
| Cách nhận | Ai khai | Người nhận cần làm |
|---|---|---|
| Chuyển phát nhanh quốc tế, gói nhỏ, trị giá thấp | Doanh nghiệp chuyển phát khai thay theo thủ tục dành cho hàng chuyển phát nhanh | Cung cấp thông tin người nhận, mã số thuế nếu là doanh nghiệp, xác nhận nội dung và trị giá |
| Chuyển phát nhanh, gói có trị giá hoặc mặt hàng phải làm tờ khai thông thường | Doanh nghiệp chuyển phát khai với tư cách đại lý, hoặc người nhận tự khai | Uỷ quyền, cung cấp chứng từ, giấy phép nếu cần |
| Bưu chính quốc tế | Doanh nghiệp bưu chính khai thay | Tương tự như trên |
Ranh giới giữa thủ tục đơn giản và tờ khai thông thường phụ thuộc vào trị giá, loại hàng và chính sách quản lý, theo quy định hiện hành. Doanh nghiệp chuyển phát sẽ báo khi gói mẫu phải chuyển sang tờ khai thông thường.
Những mặt hàng mẫu hay bị kẹt
- Mỹ phẩm: mẫu nhập để nghiên cứu, kiểm nghiệm, giới thiệu sản phẩm thường có thủ tục riêng, không dùng lẫn với mỹ phẩm nhập để bán.
- Thực phẩm, thực phẩm chức năng: mẫu có thể thuộc diện được miễn kiểm tra an toàn thực phẩm trong một số trường hợp, nhưng phải khai đúng mục đích và số lượng.
- Thiết bị có chức năng thu phát sóng: tai nghe không dây, đồng hồ thông minh, bộ phát sóng. Có thể cần chứng nhận hợp quy hoặc thủ tục riêng cho hàng mẫu.
- Thiết bị y tế: có quản lý riêng, kể cả mẫu.
- Hoá chất, pin rời, hàng có chất lỏng dễ cháy: vướng từ khâu vận chuyển trước khi tới hải quan.
- Đồ chơi trẻ em, hàng có tiếp xúc thực phẩm: có thể thuộc diện kiểm tra chất lượng.
Nguyên tắc chung: một số quy định quản lý chuyên ngành có ngoại lệ cho hàng mẫu, nhưng ngoại lệ phải được xin hoặc khai đúng cách, không phải cứ ghi chữ “hàng mẫu” là qua. Tra chính sách quản lý theo mã HS của mặt hàng trước khi đặt.
Thuế với hàng mẫu
Nếu không thuộc trường hợp được miễn, hàng mẫu chịu thuế như hàng cùng loại:
- Thuế nhập khẩu theo mã HS và thuế suất tương ứng; nếu có C/O hợp lệ theo hiệp định thì có thể hưởng ưu đãi, nhưng với gói mẫu nhỏ, ít khi đáng làm.
- Thuế giá trị gia tăng khâu nhập.
- Thuế khác nếu mặt hàng thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường.
Chính sách miễn thuế cho hàng gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh có trị giá nhỏ đã thay đổi; xem bài hàng mua trực tuyến giá trị nhỏ còn được miễn thuế không. Với doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng đã nộp khâu nhập có thể được khấu trừ nếu chứng từ đứng tên doanh nghiệp và đáp ứng điều kiện; đặt mẫu bằng tên cá nhân thì mất khả năng này.
Mẫu thử thị trường hay hàng bán thử
Người bán hàng trực tuyến hay đặt “mẫu” số lượng vài chục cái để chụp ảnh, gửi khách quen dùng thử, rồi bán nốt phần còn lại. Đến đây ranh giới đã mờ:
- Hàng mẫu là để xem, thử, kiểm tra chất lượng, số lượng vừa đủ cho mục đích đó.
- Hàng bán thử là hàng kinh doanh, dù số lượng nhỏ. Phải nhập đúng loại hình, đáp ứng đủ chính sách như hàng bán: nhãn phụ tiếng Việt, công bố, chứng nhận nếu mặt hàng yêu cầu.
Khai hàng bán là hàng mẫu để tránh thủ tục là cách làm có rủi ro: khi hàng xuất hiện trên gian hàng, dữ liệu bán hàng và dữ liệu nhập khẩu có thể được đối chiếu. Ngoài ra, doanh thu bán phần mẫu còn lại vẫn là doanh thu phải kê khai thuế.
Ghi nhận hàng mẫu trong sổ sách
Hàng mẫu nhập về cho doanh nghiệp là một khoản chi có thật: thuế đã nộp, phí chuyển phát, phí làm thủ tục. Để những khoản này được ghi nhận đúng:
- Lưu tờ khai hoặc chứng từ khai hải quan của doanh nghiệp chuyển phát, biên lai nộp thuế, hoá đơn phí dịch vụ đứng tên doanh nghiệp.
- Ghi rõ mục đích sử dụng mẫu: kiểm tra chất lượng, chụp ảnh sản phẩm, gửi khách dùng thử. Đây là căn cứ khi giải thích khoản chi.
- Nếu mẫu sau đó được bán hoặc tặng khách, ghi nhận tương ứng: bán thì có doanh thu và hoá đơn, tặng khách thì theo quy định về hàng khuyến mại, quà tặng.
- Theo dõi mẫu còn giữ lại như một khoản tài sản nhỏ nếu có giá trị đáng kể, tránh tình trạng mẫu “biến mất” khỏi sổ.
Chuyện này nhỏ với một gói mẫu, nhưng một cửa hàng trực tuyến đặt mẫu hằng tháng từ nhiều nhà cung cấp sẽ có một dòng chi phí đáng kể cuối năm mà không có chứng từ nào đứng tên mình.
Trả lại mẫu cho nhà cung cấp
Một số nhà cung cấp cho mượn mẫu đắt tiền và yêu cầu gửi trả. Nếu đã biết trước sẽ trả, nên hỏi doanh nghiệp chuyển phát hoặc hải quan về thủ tục tạm nhập, tái xuất ngay từ đầu, vì hàng tạm nhập để trưng bày, thử nghiệm trong thời hạn và tái xuất đúng hạn có chế độ thuế riêng.
Nếu đã nhập như hàng thông thường rồi mới gửi trả, việc gửi trả là một lô xuất khẩu riêng. Khả năng lấy lại thuế nhập khẩu đã nộp phụ thuộc điều kiện hoàn thuế cho hàng tái xuất, và với gói mẫu giá trị nhỏ thường không đáng công làm hồ sơ.
Bảng kiểm trước khi đặt mẫu và chỗ tự kiểm tra
- Tra mã HS và cột chính sách quản lý của mặt hàng trên cổng thông tin điện tử của hải quan.
- Nếu thuộc diện giấy phép, kiểm tra chuyên ngành: hỏi cơ quan quản lý chuyên ngành về thủ tục cho hàng mẫu.
- Đề nghị nhà cung cấp ghi hoá đơn chiếu lệ đủ mô tả, trị giá thật, chữ “hàng mẫu, không thanh toán”.
- Đặt bằng tên doanh nghiệp, có mã số thuế, nếu muốn khấu trừ thuế giá trị gia tăng khâu nhập.
- Hỏi doanh nghiệp chuyển phát trước: gói mẫu sẽ đi thủ tục nào, phí làm thủ tục, thuế ước tính.
- Nếu phải trả mẫu, hỏi thủ tục tạm nhập, tái xuất trước khi hàng đi.
Nơi tra khác: hệ thống khai hải quan điện tử nếu doanh nghiệp tự khai; tài khoản nộp thuế điện tử với hải quan để xem số đã nộp theo tờ khai.
Câu hỏi thường gặp
Nhà cung cấp ghi “không có giá trị thương mại” trên chứng từ thì có phải nộp thuế không?
Chữ này không tự động làm hàng được miễn thuế. Hải quan vẫn xác định trị giá theo quy định; nếu mẫu không thuộc trường hợp miễn thì vẫn tính thuế trên trị giá đó.
Mẫu mỹ phẩm nhỏ để thử màu có cần công bố như hàng bán không?
Mỹ phẩm nhập làm mẫu nghiên cứu, kiểm nghiệm có thủ tục riêng, khác với mỹ phẩm nhập để bán. Nếu định bán, dù ít, phải đáp ứng đủ yêu cầu như hàng kinh doanh.
Đặt mẫu bằng tên cá nhân rồi sau này mới lập công ty có sao không?
Không sai, nhưng thuế giá trị gia tăng khâu nhập không khấu trừ được cho công ty, và chi phí mẫu khó chứng minh là chi phí của công ty. Nên đặt bằng tên pháp nhân nếu đã có.
Gói mẫu bị giữ vì thiếu giấy phép thì làm sao?
Hỏi rõ món nào thiếu giấy tờ gì. Có thể bổ sung giấy phép, tách món đó ra, gửi trả nhà cung cấp hoặc đề nghị tiêu huỷ. Chờ lâu có thể phát sinh phí lưu kho.
Hàng mẫu có cần dán nhãn phụ tiếng Việt không?
Hàng mẫu không đưa ra lưu thông thường không phải đáp ứng yêu cầu nhãn như hàng bán. Nhưng khi phần mẫu đó được bán hoặc phát cho khách, yêu cầu nhãn hàng hoá áp dụng như với hàng kinh doanh.
Nhiều nhà cung cấp gửi mẫu cùng lúc có bị coi là hàng buôn không?
Nếu mỗi gói là mẫu của một nhà cung cấp, số lượng vừa phải cho mục đích xem xét, thì vẫn là hàng mẫu. Hải quan chú ý khi số lượng mỗi mặt hàng vượt nhu cầu thử nghiệm hoặc hàng xuất hiện trên kênh bán.
