Người bán Việt Nam bán hàng cho khách nước ngoài qua sàn có ba lớp nghĩa vụ: đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế (hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp); làm thủ tục hải quan xuất khẩu cho hàng đi ra, dù qua bưu chính, chuyển phát nhanh hay gửi lô lớn tới kho ở nước ngoài; và kê khai doanh thu, nộp thuế tại Việt Nam theo hình thức kinh doanh đã chọn. Ngoài ra, nước của người mua có thể thu thuế nhập khẩu và thuế tiêu dùng, thường do sàn hoặc hãng vận chuyển thu hộ.
Doanh thu ở đây là tiền bán hàng thật, dù tiền về bằng ngoại tệ qua cổng thanh toán của sàn và chỉ đến sau vài tuần. Nhiều người bán nhỏ bắt đầu như một thú vui, đến khi doanh thu đều đặn mới lo hợp thức hoá. Làm đúng từ đầu thì đỡ phải dựng lại số liệu nhiều năm.
Chọn hình thức: hộ kinh doanh hay doanh nghiệp
| Hộ kinh doanh | Doanh nghiệp | |
|---|---|---|
| Cách tính thuế | Thường theo tỷ lệ trên doanh thu với thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân; từ năm 2026 không còn phương pháp khoán | Kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp áp dụng; thuế thu nhập doanh nghiệp trên thu nhập tính thuế |
| Thuế GTGT 0% và hoàn thuế đầu vào | Không theo cơ chế khấu trừ như doanh nghiệp; cách xử lý doanh thu xuất khẩu nên hỏi cơ quan thuế quản lý | Được áp 0% khi đủ điều kiện, được xét hoàn thuế đầu vào |
| Chi phí được trừ | Không trừ chi phí khi tính theo tỷ lệ trên doanh thu | Trừ chi phí hợp lý có chứng từ, trong đó có phí sàn, quảng cáo, vận chuyển |
| Sổ sách | Đơn giản hơn | Đầy đủ theo chế độ kế toán |
Người bán có biên lợi nhuận thấp, chi phí quảng cáo và phí sàn lớn, hoặc mua nhiều nguyên liệu có thuế đầu vào, thường thấy mô hình doanh nghiệp hợp lý hơn khi doanh thu tăng. Doanh nghiệp nhỏ và vừa thành lập mới còn có thể được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp 3 năm theo Nghị quyết 198/2025/QH15 khi đáp ứng điều kiện.
Hàng đi ra: thủ tục hải quan theo từng cách gửi
Mọi hàng hoá rời Việt Nam đều phải qua thủ tục hải quan xuất khẩu. Cách làm khác nhau theo đường đi:
- Gửi lẻ từng đơn qua bưu chính, chuyển phát nhanh: đơn vị vận chuyển thường khai thay theo thông tin người gửi cung cấp. Người bán cần khai đúng tên hàng, số lượng, trị giá và giữ lại chứng từ gửi hàng cho từng đơn.
- Gửi lô lớn tới kho của sàn ở nước ngoài để sàn giao cho khách: làm tờ khai xuất khẩu cho lô hàng như hàng hoá thông thường. Lúc xuất, hàng chưa có người mua cụ thể, nên cách chứng minh giao dịch bán và điều kiện áp thuế giá trị gia tăng 0% khác với bán thẳng — cần hỏi cơ quan thuế quản lý và chuẩn bị dữ liệu bán hàng từ sàn.
- Hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành (thực phẩm, mỹ phẩm, gỗ, sản phẩm có nguồn gốc động vật…) vẫn phải đáp ứng yêu cầu kiểm tra, giấy phép như hàng xuất khẩu thông thường.
Trị giá khai xuất khẩu phải khớp với giá bán thật. Khai thấp để người mua đỡ thuế ở nước họ là khai sai, và lệch với doanh thu kê khai tại Việt Nam.
Ghi nhận doanh thu: tổng giá bán, không phải tiền ròng sàn trả
Sàn thường trả cho người bán số tiền đã trừ phí hoa hồng, phí thanh toán, phí quảng cáo, phí kho vận và các khoản hoàn cho khách. Sai lầm hay gặp nhất là kê khai doanh thu bằng số tiền về tài khoản. Đúng ra:
- Doanh thu là tổng giá bán hàng cho khách (không gồm khoản thuế tiêu dùng mà sàn thu hộ cho nước người mua, nếu có).
- Phí sàn và các khoản phí là chi phí, cần hoá đơn hoặc chứng từ của sàn.
- Khoản hoàn cho khách làm giảm doanh thu, cần dữ liệu đơn hàng thể hiện rõ.
- Tỷ giá quy đổi theo quy định kế toán và thuế áp dụng.
Hằng tháng tải báo cáo thanh toán của sàn, dựng bảng đối chiếu ba cột: doanh thu gộp, các khoản phí, tiền thực nhận; khớp với sao kê ngân hàng. Với doanh nghiệp, tiền bán hàng phải về tài khoản của doanh nghiệp; để tiền về tài khoản cá nhân của chủ là dòng tiền khó giải thích nhất khi bị kiểm tra, và làm mất điều kiện chứng từ thanh toán cho mức 0%.
Phí trả cho sàn nước ngoài và thuế nhà thầu
Khi doanh nghiệp Việt Nam trả phí cho một nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam, câu hỏi là ai nộp phần thuế của khoản thu nhập đó tại Việt Nam:
- Nhà cung cấp nước ngoài kinh doanh qua nền tảng số có thể đăng ký thuế và tự kê khai tại Việt Nam qua cổng thông tin dành cho nhà cung cấp nước ngoài.
- Nếu họ không đăng ký, doanh nghiệp Việt Nam trả tiền có thể có nghĩa vụ khấu trừ, nộp thay thuế nhà thầu theo quy định.
Doanh nghiệp nên kiểm tra sàn mình dùng đã đăng ký thuế tại Việt Nam chưa (danh sách nhà cung cấp nước ngoài đã đăng ký được cơ quan thuế công khai), và lưu hoá đơn, báo cáo phí của sàn làm chứng từ chi phí. Tỷ lệ thuế nhà thầu theo từng loại dịch vụ nên tra văn bản hiện hành.
Hàng bị trả lại và thuế ở nước người mua
Hàng bị khách nước ngoài trả lại và gửi về Việt Nam là hàng tái nhập. Hàng xuất khẩu phải nhập khẩu trở lại có thể thuộc diện không thu thuế nhập khẩu khi đáp ứng điều kiện: đúng là hàng đã xuất, chưa qua gia công ở nước ngoài, có chứng từ chứng minh. Người bán cần giữ tờ khai xuất ban đầu hoặc chứng từ gửi hàng, và điều chỉnh giảm doanh thu tương ứng.
Nhiều người bán chọn không nhận lại hàng mà để sàn thanh lý hoặc tiêu huỷ ở nước ngoài. Khi đó vẫn phải có dữ liệu của sàn để ghi nhận khoản hoàn và hàng hỏng, mất.
Thuế ở nước người mua: nhiều nước thu thuế tiêu dùng với hàng nhập khẩu giá trị nhỏ ngay tại khâu bán trên sàn, sàn thu hộ và nộp. Người bán không nộp khoản này tại Việt Nam, nhưng cần hiểu để không nhầm vào doanh thu. Nếu bán trực tiếp qua trang riêng, nghĩa vụ ở nước người mua có thể khác — hỏi đơn vị vận chuyển hoặc tư vấn tại nước đó.
Bảng kiểm hằng tháng và chỗ tự kiểm tra
- Tải báo cáo bán hàng và báo cáo thanh toán của sàn cho tháng.
- Đối chiếu doanh thu gộp, phí, hoàn, tiền thực nhận với sao kê ngân hàng.
- Kiểm tra chứng từ xuất khẩu cho từng đơn hoặc từng lô gửi kho.
- Lập hoá đơn điện tử theo quy định cho doanh thu bán hàng, nếu là đối tượng phải lập.
- Kê khai thuế đúng kỳ; với hộ kinh doanh là kê khai theo doanh thu, với doanh nghiệp là tờ khai giá trị gia tăng và tạm tính thu nhập doanh nghiệp theo quy định.
- Lưu hoá đơn phí của sàn, chứng từ nộp thuế nhà thầu nếu có.
Chỗ tự kiểm tra: tài khoản thuế điện tử (tờ khai đã nộp, số còn phải nộp); ứng dụng thuế trên điện thoại cho hộ, cá nhân kinh doanh; cổng hoá đơn điện tử (hoá đơn đã lập); trang tra cứu nhà cung cấp nước ngoài đã đăng ký thuế; cơ quan thuế quản lý nơi đăng ký kinh doanh khi có tình huống chưa rõ như hàng gửi kho ở nước ngoài.
Câu hỏi thường gặp
Bán vài đơn mỗi tháng có cần đăng ký kinh doanh không?
Nếu hoạt động mua bán diễn ra thường xuyên để kiếm lời thì đó là kinh doanh và cần đăng ký theo quy định. Ngưỡng doanh thu chịu thuế của hộ, cá nhân kinh doanh đã được điều chỉnh trong đợt sửa luật gần đây; tra mức hiện hành để biết có phát sinh thuế phải nộp hay không.
Tiền sàn trả về bằng ngoại tệ có phải bán lại cho ngân hàng không?
Việc giữ hay chuyển đổi ngoại tệ theo quy định quản lý ngoại hối và điều kiện của ngân hàng. Về thuế, doanh thu được quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá quy định để kê khai, không phụ thuộc việc có bán ngoại tệ hay không.
Phí sàn nước ngoài có được tính vào chi phí không?
Với doanh nghiệp, phí sàn là chi phí phục vụ bán hàng và được xem xét là chi phí được trừ khi có chứng từ hợp lệ và nghĩa vụ thuế nhà thầu liên quan đã được xử lý đúng. Với hộ kinh doanh tính thuế theo tỷ lệ trên doanh thu, chi phí không được trừ.
Hàng gửi đi bằng tên cá nhân nhưng doanh thu ghi cho công ty có được không?
Không nên. Người gửi trên chứng từ xuất khẩu, người bán trên sàn và đơn vị kê khai doanh thu nên là một, để chứng từ khớp nhau. Lệch tên làm yếu hồ sơ thuế giá trị gia tăng 0% và khó giải trình.
Sàn nước ngoài có tự khấu trừ thuế cho người bán Việt Nam không?
Thông thường sàn nước ngoài không khấu trừ và nộp thuế Việt Nam thay người bán. Người bán tự kê khai doanh thu và nộp thuế tại Việt Nam theo hình thức kinh doanh của mình.
Khách nước ngoài trả lại hàng thì có phải nộp thuế nhập khẩu không?
Hàng xuất khẩu phải nhập khẩu trở lại có thể thuộc diện không thu thuế nhập khẩu khi đáp ứng điều kiện, chủ yếu là chứng minh được đúng là hàng đã xuất và chưa qua gia công ở nước ngoài. Cần khai tờ khai tái nhập theo loại hình phù hợp.
