Về mặt pháp lý với hải quan Việt Nam, người nhập khẩu chịu trách nhiệm nộp đủ thuế khi ưu đãi hiệp định bị bác, kể cả khi lỗi nằm ở chứng từ do người bán cung cấp. Hợp đồng mua bán không thay đổi được điều đó. Cái hợp đồng làm được là chuyển phần thiệt hại kinh tế sang người bán, hoặc chia sẻ nó, và buộc người bán hợp tác khi có xác minh.
Nhiều hợp đồng nhập khẩu chỉ có một dòng “người bán cung cấp C/O”. Dòng đó gần như vô dụng khi ba năm sau kiểm tra sau thông quan kết luận C/O không hợp lệ và truy thu cả chục tờ khai. Dưới đây là những điều khoản đáng có, và giới hạn thực tế của chúng.
Vì sao “người bán cung cấp C/O” là chưa đủ
- Không nói hiệp định nào: người bán có thể cung cấp C/O theo hiệp định có thuế suất kém hơn, hoặc C/O không ưu đãi.
- Không nói thời hạn: C/O về sau hàng, quá hạn nộp bổ sung, mất ưu đãi cho lô đó.
- Không nói chất lượng: C/O sai sót phải sửa, người bán không có nghĩa vụ sửa nhanh.
- Không nói xác minh: khi hải quan gửi yêu cầu xác minh, người bán không trả lời hoặc trả lời chậm, ưu đãi bị bác.
- Không nói trách nhiệm: thiệt hại rơi trọn về người nhập khẩu.
Trong khi đó, người bán mới là bên giữ hồ sơ nguyên liệu, định mức, chi phí để chứng minh xuất xứ. Hợp đồng cần phản ánh đúng việc ai giữ gì.
Các điều khoản nên có
- Cam kết xuất xứ: hàng đáp ứng quy tắc xuất xứ của hiệp định cụ thể, ghi tên hiệp định, với từng mã hàng trong phụ lục.
- Chứng từ: loại chứng từ chứng nhận xuất xứ, bản nháp gửi trước khi giao hàng, bản chính hoặc bản điện tử gửi trước ngày hàng tới cảng.
- Sửa lỗi: người bán có nghĩa vụ xin cấp thay thế hoặc sửa chứng từ trong một thời gian ngắn khi có sai sót, bằng chi phí của mình.
- Hợp tác xác minh: người bán và nhà sản xuất cung cấp thông tin, tài liệu, tiếp đoàn xác minh khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu, trong thời hạn đáp ứng được thời hạn của cơ quan đó.
- Lưu hồ sơ: người bán lưu hồ sơ chứng minh xuất xứ trong thời hạn tối thiểu theo hiệp định.
- Thông báo thay đổi: người bán báo trước khi đổi nguồn nguyên liệu, nơi sản xuất, tuyến vận chuyển có thể ảnh hưởng đến xuất xứ.
- Bồi hoàn: người bán bồi hoàn phần thiệt hại khi ưu đãi bị bác vì lỗi của mình.
Không cần đủ bảy điều cho mọi hợp đồng nhỏ. Nhưng với nhà cung cấp chiến lược, nhập đều đặn, chênh lệch thuế lớn, thì nên có đủ.
Bồi hoàn: đòi được gì, không đòi được gì
| Khoản | Có nên đưa vào bồi hoàn | Ghi chú |
|---|---|---|
| Phần thuế chênh lệch giữa mức ưu đãi và mức phải nộp | Có | Khoản chính, dễ tính |
| Tiền chậm nộp | Có thể | Tuỳ thương lượng; nên có mức trần |
| Tiền phạt vi phạm hành chính | Thận trọng | Phạt gắn với hành vi của người nhập khẩu; thoả thuận bồi hoàn có thể bị tranh cãi, nên hỏi luật sư |
| Chi phí lưu bãi, chi phí làm thủ tục thêm | Có thể | Cần chứng từ |
| Thuế giá trị gia tăng tăng theo | Thường không cần | Nếu được khấu trừ thì không phải thiệt hại thật |
Thêm hai điểm thực tế: thời hạn hiệu lực của điều khoản bồi hoàn phải kéo dài bằng thời hạn hải quan còn có thể kiểm tra, không kết thúc khi hợp đồng hết hạn; và nên có cơ chế bù trừ vào công nợ phải trả, vì đòi tiền từ người bán ở nước ngoài sau vài năm rất khó.
Báo giá theo hai kịch bản thuế
Với hàng mà ưu đãi chiếm phần lớn biên lợi nhuận, nên tính giá vốn theo hai kịch bản ngay từ đầu:
- Kịch bản có ưu đãi: thuế suất ưu đãi đặc biệt theo hiệp định.
- Kịch bản mất ưu đãi: thuế suất ưu đãi thông thường, cộng tiền chậm nộp nếu bị phát hiện muộn.
Nếu kịch bản thứ hai làm lô hàng lỗ, đó là tín hiệu phải đầu tư vào điều khoản hợp đồng và kiểm tra chứng từ kỹ hơn. Một cách khác là mua theo điều kiện giao hàng đã nộp thuế, khi người bán tự làm thủ tục nhập khẩu và chịu thuế. Nhưng khi đó người bán phải có tư cách làm thủ tục nhập khẩu tại Việt Nam, qua một pháp nhân hoặc đại lý ở Việt Nam, và người mua mất quyền kiểm soát tờ khai.
Mua qua nhà phân phối, công ty thương mại
Khi người bán không phải nhà sản xuất, họ thường không tự có hồ sơ xuất xứ. Hợp đồng nên yêu cầu:
- Tên và địa chỉ nhà sản xuất cho từng mã hàng.
- Cam kết của nhà sản xuất về xuất xứ, hoặc cam kết người bán đã có văn bản đó.
- Nghĩa vụ người bán chuyển yêu cầu xác minh tới nhà sản xuất và chuyển lại kết quả trong thời hạn.
- Thể hiện đúng việc hoá đơn do bên thứ ba phát hành trên chứng từ xuất xứ nếu hiệp định yêu cầu.
Nhà phân phối nhỏ có thể không chấp nhận mọi điều khoản. Khi đó, ít nhất nên có cam kết hợp tác xác minh và cam kết bồi hoàn phần thuế chênh lệch; còn lại là quyết định kinh doanh có chấp nhận rủi ro hay không.
Quy trình nội bộ khi nhận chứng từ từ người bán
Điều khoản hợp đồng chỉ phát huy khi phía người nhập khẩu có người theo dõi. Một quy trình gọn cho bộ phận mua hàng và xuất nhập khẩu:
- Khi đặt hàng: ghi rõ trên đơn đặt hàng hiệp định dự kiến áp dụng và loại chứng từ cần có.
- Trước khi hàng lên tàu: nhận bản nháp chứng từ xuất xứ, soát với hoá đơn, phiếu đóng gói, mã HS, tiêu chí xuất xứ; phản hồi lỗi cho người bán ngay.
- Khi hàng tới: đối chiếu bản chính hoặc bản điện tử với bản nháp đã duyệt; khai tờ khai với đúng thông tin chứng từ.
- Sau thông quan: lưu chứng từ xuất xứ cùng bộ hồ sơ lô hàng; ghi vào sổ theo dõi những lô có vấn đề, lý do, cách đã xử lý.
- Định kỳ: xem lại sổ theo dõi theo từng người bán. Người bán nào hay sai chứng từ là người cần siết điều khoản ở lần gia hạn hợp đồng.
Sổ theo dõi này còn có một công dụng khác: khi phải đòi bồi hoàn, nó là bằng chứng doanh nghiệp đã làm phần việc của mình, lỗi nằm ở phía người bán.
Ví dụ giả định: hai hợp đồng, một kết luận kiểm tra
Giả sử hai doanh nghiệp cùng nhập một mặt hàng từ cùng một người bán nước ngoài trong ba năm, cùng hưởng ưu đãi. Kiểm tra sau thông quan kết luận nguyên liệu chính không đạt quy tắc xuất xứ, truy thu toàn bộ phần chênh lệch cho cả hai.
- Doanh nghiệp thứ nhất có hợp đồng chỉ ghi “người bán cung cấp C/O”. Họ nộp đủ, rồi thương lượng với người bán; người bán đồng ý giảm giá vài đơn hàng sau, bù được một phần nhỏ.
- Doanh nghiệp thứ hai có điều khoản cam kết xuất xứ theo hiệp định, bồi hoàn phần thuế chênh lệch và tiền chậm nộp, cho phép bù trừ công nợ. Họ nộp đủ cho hải quan, rồi bù trừ vào khoản đang nợ người bán theo đúng hợp đồng.
Cả hai đều phải nộp cho hải quan. Khác biệt chỉ nằm ở chỗ ai cuối cùng chịu thiệt, và điều đó được quyết định từ ngày ký hợp đồng.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng thông tin về hiệp định thương mại tự do của Bộ Công Thương: quy tắc xuất xứ, loại chứng từ, thời hạn lưu hồ sơ theo từng hiệp định, để ghi đúng vào hợp đồng.
- Cổng thông tin điện tử của hải quan: biểu thuế theo từng hiệp định để tính hai kịch bản giá vốn.
- Hệ thống khai hải quan điện tử: danh sách tờ khai đã hưởng ưu đãi theo từng người bán, dùng để ước quy mô rủi ro.
- Luật sư thương mại khi soạn điều khoản bồi hoàn với người bán nước ngoài, nhất là về luật áp dụng và cơ quan giải quyết tranh chấp.
Các bước bắt đầu tận dụng ưu đãi, trong đó hợp đồng là một bước, có ở bài tận dụng ưu đãi thuế từ các hiệp định thương mại.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng quy định người bán chịu thuế thì hải quan có thu của người bán không?
Không. Hải quan thu của người khai và người nộp thuế trên tờ khai, thường là người nhập khẩu. Điều khoản hợp đồng chỉ có giá trị giữa hai bên mua bán.
Người bán nước ngoài không chịu ký điều khoản bồi hoàn thì làm gì?
Có thể thương lượng mức trần bồi hoàn, hoặc chỉ bồi hoàn phần thuế chênh lệch. Nếu người bán vẫn từ chối, cân nhắc tính giá theo kịch bản không ưu đãi, hoặc tăng kiểm tra chứng từ và hồ sơ xuất xứ trước mỗi lô.
Có nên yêu cầu người bán gửi luôn hồ sơ chứng minh xuất xứ không?
Người bán thường không muốn chia sẻ chi phí, định mức vì là thông tin kinh doanh. Yêu cầu hợp lý hơn là cam kết lưu hồ sơ và cung cấp trực tiếp cho cơ quan có thẩm quyền khi có xác minh.
Điều khoản bồi hoàn còn hiệu lực sau khi hợp đồng hết hạn không?
Chỉ khi hợp đồng quy định rõ. Nên ghi điều khoản này tiếp tục có hiệu lực trong suốt thời hạn cơ quan hải quan còn quyền kiểm tra, ấn định thuế với các lô hàng thuộc hợp đồng.
Mua hàng mẫu, hàng lẻ có cần điều khoản xuất xứ không?
Với lô nhỏ, chênh lệch thuế không đáng kể thì thường không cần phức tạp. Điều khoản chi tiết đáng đầu tư khi nhập đều đặn, giá trị lớn và ưu đãi chiếm phần đáng kể trong biên lợi nhuận.
