Muốn tìm đúng mã HS cho một món hàng, không tra theo tên gọi thương mại mà đi theo sáu quy tắc tổng quát giải thích việc phân loại, áp dụng lần lượt: quy tắc 1 trước, không giải quyết được mới sang quy tắc 2, rồi 3, 4, 5; quy tắc 6 dùng để đi từ nhóm bốn số xuống các phân nhóm. Sáu quy tắc này là chuẩn chung của Hệ thống hài hoà do Tổ chức Hải quan thế giới quản lý, Việt Nam áp dụng nguyên văn cho danh mục hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu.
Nghe thì khô, nhưng mỗi quy tắc thật ra trả lời một câu hỏi rất đời thường: tên chương có quyết định không, xe đạp thiếu yên có còn là xe đạp không, bộ quà gồm năm món thì tính theo món nào, cái hộp đựng máy ảnh có phải khai riêng không. Hiểu đúng thứ tự này là tránh được phần lớn những lần bị hải quan tham vấn và xác định lại mã.
Mã HS là gì và vì sao phải đi theo quy tắc
HS là hệ thống mã số dùng chung cho hàng hoá buôn bán quốc tế. Sáu chữ số đầu giống nhau ở mọi nước dùng hệ thống này: hai số đầu là chương, bốn số là nhóm, sáu số là phân nhóm. Việt Nam chi tiết thêm tới tám chữ số theo danh mục hài hoà chung của các nước ASEAN, và biểu thuế được xây trên mã tám số đó.
Một mã HS kéo theo ba thứ cùng lúc:
- Thuế suất: thuế nhập khẩu thông thường, ưu đãi, ưu đãi đặc biệt theo từng hiệp định; kèm theo là thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường nếu có.
- Chính sách quản lý: hàng có cần giấy phép, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, an toàn thực phẩm hay không.
- Quy tắc xuất xứ: tiêu chí để hưởng ưu đãi theo hiệp định thường được viết theo mã HS của hàng hoá và nguyên liệu.
Vì vậy xếp nhầm mã không chỉ là sai một con số thuế. Nó có thể làm hàng thiếu giấy phép lúc thông quan, làm C/O không khớp, hoặc lộ ra khi kiểm tra sau thông quan và bị truy thu cả chuỗi tờ khai cũ. Sáu quy tắc tồn tại để hai người phân loại cùng một món hàng sẽ ra cùng một mã.
Quy tắc 1: tên chương chỉ để tham khảo, chú giải mới quyết định
Quy tắc đầu tiên nói rằng tên của phần, chương và phân chương chỉ để dễ tra cứu. Việc phân loại được quyết định theo nội dung của từng nhóm và chú giải phần, chú giải chương liên quan. Chỉ khi nhóm và chú giải không có hướng dẫn khác thì mới xét tiếp các quy tắc sau.
Ví dụ đời thường: một chương có tên nghe rất rộng, nhưng chú giải của chương lại loại trừ hẳn một số món. Người tra nhanh thấy tên chương “khớp” là chọn luôn, trong khi chú giải đã đẩy món đó sang chương khác. Đây là lỗi hay gặp nhất, và cũng dễ tránh nhất: đọc chú giải trước khi đọc nhóm.
Ba thói quen giúp áp quy tắc 1 cho đúng:
- Đọc chú giải của phần (ở đầu mỗi phần), rồi chú giải của chương, rồi mới tới lời văn của nhóm.
- Để ý những câu kiểu “chương này không bao gồm…” — đó là chỗ hàng bị đẩy đi nơi khác.
- Đọc thêm chú giải chi tiết của Hệ thống hài hoà để hiểu phạm vi từng nhóm. Chú giải chi tiết giải thích và cho ví dụ, giúp hiểu nhóm đó gồm những gì.
Phần lớn mặt hàng được phân loại xong ngay ở quy tắc 1. Các quy tắc sau chỉ dùng khi quy tắc 1 chưa đủ.
Quy tắc 2: hàng chưa hoàn chỉnh, hàng tháo rời và hàng pha trộn
Quy tắc 2 có hai vế, mỗi vế giải quyết một tình huống rất hay gặp khi nhập khẩu.
Vế thứ nhất (2a): hàng chưa hoàn chỉnh hoặc ở dạng tháo rời. Một món hàng dù còn thiếu vài bộ phận vẫn được xếp như hàng hoàn chỉnh nếu khi nhập khẩu nó đã có đặc trưng cơ bản của hàng hoàn chỉnh. Hàng hoàn chỉnh nhưng đóng gói ở dạng chưa lắp ráp hoặc tháo rời để tiện vận chuyển cũng xếp như hàng đã lắp.
- Chiếc xe đạp nhập về thiếu yên và bàn đạp vẫn là xe đạp, không phải “bộ phận xe đạp”.
- Tủ gỗ đóng hộp phẳng, về tới nơi mới bắt vít, vẫn là đồ nội thất hoàn chỉnh.
- Phôi chìa khoá đã có hình dáng chìa, chỉ chưa cắt răng, thường được xếp như chìa khoá chưa hoàn thiện chứ không phải thanh kim loại.
Vế thứ hai (2b): hàng pha trộn và hàng làm từ nhiều vật liệu. Khi một nhóm nhắc tới một vật liệu, nhóm đó cũng bao gồm hàng làm từ vật liệu ấy pha với vật liệu khác. Hàng gồm hai vật liệu trở lên mà có thể rơi vào nhiều nhóm thì không tự chọn, mà chuyển sang quy tắc 3 để quyết.
Điểm cần nhớ: quy tắc 2 không cho phép “hạ cấp” hàng để hưởng thuế thấp hơn. Cố tình nhập tách bộ phận ra nhiều chuyến để khai là linh kiện, trong khi thực chất là máy hoàn chỉnh, là rủi ro bị xác định lại mã và truy thu.
Quy tắc 3: khi một món hàng lọt vào hai nhóm
Có những món hàng nhìn từ góc này thì thuộc nhóm A, nhìn từ góc khác thì thuộc nhóm B. Quy tắc 3 đưa ra ba bước, bắt buộc theo thứ tự: bước trước không giải quyết được mới xét bước sau.
| Bước | Nguyên tắc | Ví dụ đời thường |
|---|---|---|
| 3a | Nhóm mô tả cụ thể nhất được ưu tiên hơn nhóm mô tả chung | Tấm thảm dệt cắt sẵn theo sàn xe ô tô: có nhóm riêng cho thảm, nên xếp là thảm chứ không xếp là phụ kiện ô tô. Máy cạo râu điện có nhóm riêng, cụ thể hơn nhóm đồ điện gia dụng nói chung |
| 3b | Hàng hỗn hợp, hàng làm từ nhiều thành phần, bộ hàng để bán lẻ: xếp theo thành phần tạo nên đặc trưng cơ bản | Bộ cắt tóc gồm tông đơ điện, lược, kéo, bàn chải, khăn đựng trong hộp: tông đơ là thứ làm nên bộ hàng, nên cả bộ theo mã của tông đơ |
| 3c | Không xác định được theo 3a và 3b: chọn nhóm có số thứ tự sau cùng trong các nhóm ngang nhau | Hiếm dùng; chỉ khi hai nhóm thật sự ngang nhau về mô tả và không thành phần nào nổi trội |
“Đặc trưng cơ bản” không có công thức cố định. Tuỳ món hàng, nó có thể đến từ vật liệu chiếm phần lớn, từ giá trị, từ công dụng chính hay từ vai trò của thành phần đó khi sử dụng. Khi phân loại theo 3b, nên ghi lại lý do chọn thành phần đó — ghi chú này rất có ích nếu sau này bị hỏi lại.
Quy tắc 4 và 5: hàng không giống gì, và cái hộp đựng
Quy tắc 4 dành cho hàng không thể xếp theo các quy tắc trên: khi đó xếp vào nhóm của mặt hàng giống nó nhất, xét theo tên gọi, đặc điểm, công dụng. Trên thực tế quy tắc này rất ít khi phải dùng, vì danh mục đã có các nhóm “loại khác” để đón gần như mọi thứ.
Quy tắc 5 giải quyết chuyện bao bì và đồ đựng, chia hai trường hợp:
- 5a — hộp, bao chuyên dụng: bao máy ảnh, hộp đàn, hộp đựng súng thể thao, hộp trang sức, được làm vừa khít để đựng một món cụ thể, dùng lâu dài và nhập cùng với món đó, thì xếp chung mã với món hàng bên trong. Ngoại lệ: khi chính cái hộp mới là thứ tạo nên đặc trưng cơ bản của cả bộ, ví dụ hộp bạc chạm trổ đựng một gói trà nhỏ.
- 5b — vật liệu đóng gói thông thường: thùng các-tông, túi nhựa, khay xốp đi kèm hàng thì xếp theo hàng. Nhưng loại bao bì rõ ràng dùng lại nhiều lần, như một số bình chứa khí bằng kim loại, thì không theo quy tắc này.
Chỗ hay sai: doanh nghiệp tách riêng hộp đựng trên tờ khai để khai mã khác, hoặc ngược lại nhập hộp rời (không kèm hàng) mà vẫn xếp theo mã của món hàng. Hộp nhập riêng thì phân loại như một món hàng độc lập.
Quy tắc 6: xuống tới phân nhóm thì so cùng cấp
Sau khi đã chọn được nhóm bốn số, quy tắc 6 hướng dẫn cách chọn phân nhóm: áp dụng lại đúng các nguyên tắc trên, nhưng chỉ so sánh những phân nhóm cùng cấp. Trong biểu, cấp được thể hiện bằng số gạch đầu dòng: phân nhóm một gạch so với phân nhóm một gạch trước, chọn xong mới đi xuống hai gạch bên trong nó.
Lỗi hay gặp là nhảy thẳng xuống dòng hai gạch có mô tả “nghe giống” mà bỏ qua dòng một gạch phía trên. Kết quả là chọn một phân nhóm nằm dưới một nhánh không đúng với món hàng.
Quy tắc 6 cũng nói rằng chú giải phân nhóm và chú giải phần, chương vẫn áp dụng ở cấp phân nhóm, trừ khi có quy định khác. Tới cấp tám số của Việt Nam, logic vẫn vậy: đọc từ trên xuống, so cùng cấp, chọn dòng mô tả đúng nhất với hàng thực tế.
Trình tự phân loại một mặt hàng mới và nơi tự kiểm tra
Khi có mặt hàng lần đầu nhập khẩu, có thể đi theo sáu bước:
- Mô tả hàng bằng lời của mình: làm bằng gì, cấu tạo ra sao, dùng để làm gì, hoạt động thế nào, đóng gói thế nào. Xin tài liệu kỹ thuật, hình ảnh, thành phần từ nhà cung cấp.
- Khoanh vùng phần và chương, đọc chú giải phần và chương để loại những nơi không phải.
- Chọn nhóm bốn số theo quy tắc 1; nếu hàng tháo rời, pha trộn hoặc có hai khả năng thì áp quy tắc 2 và 3.
- Chọn phân nhóm và mã tám số theo quy tắc 6.
- Đối chiếu với các thông báo kết quả phân loại, kết quả xác định trước mã số đã được cơ quan hải quan công bố cho mặt hàng tương tự.
- Lưu hồ sơ phân loại: tài liệu kỹ thuật, lý do chọn mã, người chọn, ngày chọn.
Những chỗ nên tự tra trước khi hỏi người khác: phần tra cứu biểu thuế và danh mục trên cổng thông tin điện tử của hải quan; cơ sở dữ liệu thông báo kết quả phân loại, kết quả xác định trước mã số được cơ quan hải quan công khai; bản chú giải chi tiết Hệ thống hài hoà bằng tiếng Việt. Với hàng giá trị lớn, nhập đều đặn, hoặc mã HS kéo theo chênh lệch thuế đáng kể, nên làm thủ tục đề nghị xác định trước mã số với cơ quan hải quan trước khi nhập — kết quả xác định trước là căn cứ để khai cho các lô sau, trong phạm vi và thời gian hiệu lực ghi trên văn bản.
Câu hỏi thường gặp
Nhà cung cấp nước ngoài đã ghi mã HS trên hoá đơn, có dùng luôn được không?
Chỉ nên coi là tham khảo. Sáu số đầu có thể trùng, nhưng mã tám số là của Việt Nam, và cách hiểu của nước xuất khẩu có khi khác. Người khai hải quan tại Việt Nam chịu trách nhiệm về mã đã khai, nên vẫn phải tự phân loại lại.
Hàng đã nhập nhiều năm với một mã, nay hải quan bảo sai thì sao?
Hải quan có thể xác định lại mã và truy thu chênh lệch cho các tờ khai còn trong thời hạn kiểm tra, kèm tiền chậm nộp. Việc đã được thông quan nhiều lần trước đó không đồng nghĩa mã đó được công nhận. Nên chuẩn bị tài liệu kỹ thuật và lập luận theo từng quy tắc để giải trình.
Tên thương mại nghe giống một nhóm hàng thì có xếp vào nhóm đó được không?
Không nên dựa vào tên gọi. Cùng một tên thương mại có thể là những sản phẩm cấu tạo khác nhau. Phân loại dựa trên bản chất hàng: vật liệu, cấu tạo, chức năng, cùng với lời văn của nhóm và chú giải.
Khi nào nên đưa mẫu đi phân tích?
Khi thành phần hoặc tính chất của hàng quyết định mã mà tài liệu không thể hiện rõ, ví dụ tỷ lệ pha trộn, hàm lượng một chất, loại sợi. Hải quan cũng có thể lấy mẫu phân tích khi kiểm tra. Có kết quả phân tích từ trước giúp khai đúng ngay từ đầu.
Hai người làm khai báo trong cùng công ty chọn hai mã khác nhau thì xử lý thế nào?
Chốt một mã bằng văn bản nội bộ kèm lý do, áp dụng thống nhất cho mọi lô. Nếu vẫn còn phân vân giữa hai mã, đó là lúc nên làm thủ tục xác định trước mã số thay vì để mỗi lô khai một kiểu.
Danh mục HS có thay đổi không?
Có. Hệ thống hài hoà được sửa đổi theo chu kỳ vài năm một lần, Việt Nam cập nhật danh mục và biểu thuế theo. Mã đã dùng lâu năm vẫn cần kiểm tra lại mỗi khi danh mục có phiên bản mới.
